會議被視為每個團隊基本的生命元素。所有人都喜歡會議，是嗎？之所以喜歡是因為有所討厭嗎？會議唯一擁有的就是優點！
- 作為會議參與者，你能爭取到時間來裝作自己在忙工作，在奉承著你老闆的同時還可以查看自己的電子郵件或Facebook主頁。
- 作為會議組織者，你能得到逃避決策之責的便利途徑。不知道要做什麼？那就召開會議！將工作職責甩給團體！
- 會議是解藥，可解一切問題 - 想法、方向、戰略等等的缺乏，當然了，會議還有助於構築和加強"團隊精神"。因為造就了好的團隊的正是頻繁的會議，沒錯吧？
- 除此之外，會議的組織也很容易 – 你需要做的就是在Google Calendar或Outlook中翻找公司的日程安排，一旦發現留空的時間空當將其填補上即可！ 添加會議，邀請所有"重要"人員，要確保無人被遺漏…，否則漏下的人可能會生氣！
有的時候會議確實是有必要的
重點在於"有的時候"和"有必要"。所有的會議都應擁有明確的目的，並且只有在出席者有備而來時才舉行。 會議在幫助理清和處理既定議題的細微差別時是最有成效的。
在Nozbe公司，大家從一開始就在進行著遠端辦公。結果就是，相比於"傳統型"公司我們舉行會議的方式會有所不同。 為了幫助我們開發全球有將近700,000人在用的自家產品，我們會盡力讓會議盡可能的有成效。 下面給出的是一部分我們在會議期間會遵守的規則:
- 我們會避免腦力激盪 – 我們不相信臨場的腦力激盪。
- 我們會避免協商式會議。我們在項目，任務還有任務評論內管理我們的工作。 一切都是書面形式的，每個人都知曉他們的工作職責。
- 我們不搞"全員會議"，也就是整個團隊的會議。 每當有溝通需要時，我都會添加評論或是拍一段所有人都能在方便的時候觀看的短片。
由於人們被迫待在家裡的緣故，疫情讓會議的組織變得困難起來
今年很多公司和組織機構都面臨著一個重大問題: 所有人都在家中辦公的情況下如何舉行會議？ 另一個挑戰是選擇一款能為大量參與者舉行線上會議的合適會議工具。 另外孩子們都離校了，我們中的許多人不得不肩負起額外的工作職責，比如幫助孩子們做作業。 所有這一切都令會議的組織變得非常困難。也許一開始就評估會議有無必要正是好時機。
讓我們做下詳細介紹！ 下面給出一些制定會議計劃的方法，它們是Nozbe公司的人員為了減少會議次數以及讓會議變得更有意義而採用的。
首先，好的會議是定期且可選擇的
重要的是降低加入門檻，為員工們的實際工作留出更多時間，但是也要讓他們知曉會議將要舉行的時間和地點。
💡技巧: 時間和地點始終固定不變。
Nozbe公司的大多數會議都是定期舉行的，且地點始終不變，也就是Zoom中的"虛擬會議室"。 每場會議都有專用會議室，因此出席者們知曉要加入的是哪一個。。
下面給出一些示例:
- 開發團隊會議 - 每週一上午10:00，
- Nozbe設計會議 - 每週二下午2:00，
- 行銷團隊會議 - 每週三晚上12:00。
💡 技巧: 人員不變。
每場會議都有其固定的參與者。這樣一來我們就能避免有人未被邀請的情況。 另外，通過讓大家參與熟人間的討論還能夠改善會議氛圍。 我們參與的定性討論越多，自身的洞察越有價值，這樣我們也就能得出更為準確的結論。
💡 技巧: 出席是非強制性的。
會議的出席不是強制性的。如果有人不能出席或是在忙其它的事情，那也沒人會生氣。 在Nozbe公司，會議的優先級相比於專注地處理具體問題要低。
💡 技巧: 會議是非強制性的！
重要的是萬一在日曆中已有預定，會議也不是強制性的！ 特別是考慮到我們的大多數會議都要求有議程這一事實，會議就更非強制性的了。 如果週二的設計會議議程截止週一晚上還未獲批，那麼此次會議就會被取消。沒有議程 = 沒什麼好說的 = 沒什麼好浪費時間的。
其次，好的會議擁有組織良好的議程
會議議程不算正式的東西，但必須落實在書面上。在Nozbe公司大家都使用Nozbe Teams應用，所以會議議程往往是作為任務評論，或是任務列表保存在特定項目中的某一部分裡的一份簡單清單。 它在所有的會議參與者都能訪問的地方。
💡 技巧: 議程必須包含文檔材料。
但是光有計劃還不行。還要包含在議程中，議題也必須經過充分準備。 因此假如周二舉行設計團隊會議的話，那麼提出議題的人就應當在周一晚上之前提交議題介紹。 為此我們會使用能對文本的特定部分加註評論的Dropbox Paper。
💡 技巧: 每一位出席者都必須要做準備工作！
這樣一來我們就擁有了一份概述了所有問題的議程。所有參與者都被要求在會議之前閱讀議程。 再次回到我們設計團隊會議的例子: 每個人都會閱覽議題然後針對具體的段落發表評論，記錄下他們的疑點和觀察結果。
💡 技巧: 尋求專家的建議！
得益於Nozbe Teams和Dropbox Paper中開放的討論格式，未出席特定會議的人員也有機會獲悉我們當前的工作內容並發表意見。 萬一其他的團隊成員未參加會議，提出議題的人往往也會請他們添加評論來分享意見。
這樣一來我們就能通過完全異步的方式在會議之前先開一場會議，因為首輪資訊交流是在評論中進行的。 這就是我們的腦力激盪，只不過是書面形式的，而且先於實際會議的舉行。產生的效果非常好！
💡 技巧: 會議期間我們不做問題匯總，就是直接討論問題！
在此階段，我們清楚每個人都有備而來，所以大家能直奔主題，也就是問題和疑點。我們不在議題的匯總上浪費時間。
如果會議偏離主題，轉變成了腦力激盪，那我們就會確保所有的想法，決定和結論都落實在書面上。 另一方面，當會議時間太長時我們就會將其結束，然後選擇一名願意更詳細地探究這一主題的人員為我們的下一次會議準備相關的文檔。
再者，好的會議是以筆記和任務結束的！
每次會議之後，我們都會用結論和決定來更新涉及拋出問題的初步文檔。
💡 技巧: 筆記，筆記…，還有任務！
為了推進項目，我們會更新與討論的議題有關的任務，或是創建新的任務。
得益於這樣一種方式，團隊裡的每個人都能了解到會議上做出了什麼樣的決定，並且他們能夠隨意添加自己的評論。 這樣一來也就沒人覺得自己被排除在外或被忽視了。
💡 技巧: 會議之後給所有人都分發會議紀要。
與會者中的一人還負責書寫我們稍後會在公司動態這一項目中張貼的簡短會議紀要 ，因為我們需要整個團隊都知曉公司當前正在開發什麼特性。
你同樣可以讓自己的會議變得更好更有成效！
對自己公司會議的數量或品質不滿意？那就從今天開始嘗試做出一些改變吧:
- 每場會議都要求有議程，
- 鼓勵團隊在會議之前就準備好議題，
- 盡量將出席者人數減少到最小。
Nozbe公司13年的遠端辦公經歷在辦事效率方面教會了我們許多事，我們學會了尊重他人的時間以及保留文檔材料。雖然在一家一切皆遠端的公司中做筆記是件很自然的事情，但我認為這實際上是提升每個團隊的辦事效率的關鍵。
一些能夠跨所有主流平台運行的非常棒的工具可以任由大家選用: Nozbe Teams用於項目和任務的執行，Zoom用於視訊會議，或者Dropbox Paper和Google Docs用於起草文檔材料和對文本加註評論。 另外這類工具中的大部分不是免費的就是十分廉價的。
沒人喜歡浪費時間。我希望這些技巧能促進激發你的團隊嘗試一些改變，令你們緊扣主題，讓這些改變富有成效。 套用一句諺語，尤為適用眼下發生的一切: “改變習慣的最佳時間是數年前，僅次於它的最好時間就是現在！”