在一家如Nozbe這樣的"No Office"公司中，我們彼此間並沒有多少當面相見的機會。這就是為什麼幾年前我們開始舉辦全公司聚會的原因。我們想要一起度過一些寶貴的時光，一起充充電，也想結識一下隱在頭像背後的朋友們…，總的來說，就是想在不同的層面有所聯接。現如今這些活動我們也已經開展過一部分，所以我想就如何籌備和舉辦一次成功的"公司進修會"分享一些技巧。
我們多久組織一次這樣的聚會？
一年兩次 — 我們始終在舉辦春季和秋季大團聚。我們堅信，半年期模式剛好在家庭辦公室的獨處時光和與您的團隊共度的時光之間達到了再合適不過的平衡。
春季和秋季的選擇是經過深思熟慮的。夏季人們需要與家人一起度假，冬季天氣又很冷…，而秋季和春季呢，通常是旅遊觀光的淡季，這時候的酒店沒什麼人入住，還清淨，所以我們不僅能享受到很大的優惠，還可以擁有舒適的入住體驗…
一次Nozbe大團聚會持續多久？
通常我們會在星期一到達，吃上一頓過點的午餐，在星期六吃過早餐之後離開。這樣一來，我們就能將一整週的工作日都用於大團聚，也能在度過了緊張的一周之後利用周末放鬆一下。晚點我會對我們大團聚的日程安排做深入探究，請繼續往下看。
誰來參加聚會？
我們曾嘗試過好幾種模式。在我們的團隊規模還在10人左右的時候，我們還想著邀請我們的另一半來參加，但是現如今我們團隊達到了彼時雙倍不止的規模，我們也意識到了這種模式的不可縮放性 — 這不僅僅是因為多出來的成本和組織工作的緣故，也有別的原因。
首先，我們擁有的是一支相當年輕的團隊，所以並不是每個人都擁有另一半…，而當他們有了的時候，一些人也都有小孩子了，因此一整週都帶著另一半，或留下他們不管…，確實很難。
第二個爭論點是，當您獨自到會時，您多少得與團隊的其他成員有些互動吧…，而且也無需為自己的另一半擔心。您能專注於與組裡的其他人溝通。
*我的朋友Michael Hyatt持不同意見，他更強調帶上"另一半"的重要性，但是我們的感受是不一樣的。我們覺得，當我們能夠放下自己的日常工作，而一周都只專注於我們團隊的動態時，我們作為一支團隊會更"合得來"。 **
除核心團隊外，我們還擁有經常合作的承包商。我們沒邀請他們參加大團聚。不過也許我們應該在某個時候修訂一下這一方針…
我們都在哪裡組織我們的大團聚？
每次組織聚會前我們都會就地點投票表決…，現如今，這些地方中有哪些是在我們的考慮之列的呢？
不太遠的地方…
動身前往熱帶島嶼參加大團聚聽起來真的很酷，也許我們會在某個時候就這樣做…，不過由於核心團隊主要居於波蘭，所以我們通常會選擇本國的某個地方作為我們的目的地。我們會為每次大團聚都選擇不一樣的城市/城鎮。
將我們的選擇限制在本國也能使整個組織工作更輕鬆。我們能搭乘快速列車到達波蘭的許多地方，所以團隊的大部分人無需長途跋涉就能快速行動，抵達大團聚所在地。
“Nozbe大團聚"的日程安排是怎樣的？
星期一…
我們會利用星期一早晨趕去大團聚的目的地，然後在下午3點左右在酒店碰面，吃上一頓過點的午餐。
午餐過後，就該我作報告了。作為公司的CEO，我會來一場"國情咨文"報告，對過去半年裡發生的種種做個總結，暢想一下我們的未來，談一談公司的發展方向，聊一聊大家都期望實現什麼，還會就此次特別的大團聚談論一番。
到了晚上，我們通常會出去吃上一頓簡單的有小吃，有啤酒的晚餐。
星期二到星期五
- 早上8點–9點是早餐時間
- 9點–下午1點是關於報告，討論的，或者是關於一些團隊建設的亮點議題。
- 下午1點我們通常會在酒店吃上一頓不錯的午餐。
- 下午2點–3點是"獨處時間” — 整個團隊一周時間都受到了嚴苛要求，因此也是時候讓我們每個人都放鬆放鬆了，也許會打個盹，或者午休一下…，又或者隨便怎樣
- 下午3點–晚上7點是另一場次的"報告"時間 — 我們在會議室集合，繼續探討事情，頭腦風暴和分享想法…
- 晚上7點是晚餐時間，在此之後，我們通常會出去喝一杯，並做一些"團隊整合"遊戲或別的團體活動 — 將我們團隊凝聚在一起的事情。
星期六早晨
該道別了。吃過早餐後，所有人就都動身回家了。
關於日程安排的重要說明:
- 要安排獨處時間 — 要確保人們能有點靜修時間，不會一直都在相互交流。
- 要在大團聚前籌備好報告 — 將所有的報告都排好場次，同時人們要提前將它們準備好，這兩點很重要 — 如此一來，我們便能將這些報告平攤到一周之內，從而使團隊的參與度達到最大化。
- 不僅要顧及與公司相關的報告，也要顧及與愛好相關的 — 我們團隊由26人組成，分別來自26個不同的地方，擁有著26種不同的人生經歷 — 我們想到了我們同樣需要涉及不同愛好的報告 — 如此一來，我們相互之間便能學到很多東西！
- 要提前一天安排好討論內容 — 除了安排好報告外，我們還應安排好討論內容，以便人們能夠為每一天都做好心理準備。在前一天準備好每一天始終都是很好的效率提昇實踐…，並且在大團聚上我們也應如此。
- 要留出空檔 — 為1對1的談話和團體工作留出一些時間 — 我們就是歷盡了艱難才悟出了這一點的 — 不要試圖榨取大團聚的每一分鐘 — 要給人們留出休息的時間，要在各處留出1小時或30分鐘用於1對1的談話或以較小組的形式進行自發的討論。
- 將日程安排作為共享項目放在Nozbe中，然後做修改 — 又是一次很好的實踐 — 在與整個團隊共享的項目中放上日程安排，然後更新它。這樣一來，您就會避免所有的問題，比如: “我們現在要做什麼？"，“我們什麼時候做這件事或那件事？”
- 要留出一些時間給客服 — 我們一直在我們的博客上宣告將要舉辦大團聚的事宜；也會在這裡向我們的Nozbe客戶們解釋在大團聚這一周，他們得到我們的回應得時間稍久一些…，但是不管怎樣，都應留給客服團隊一些時間補上電子郵件。
- 要提前安排好體育/整合活動 — 由於我們是一個26人的團體，所以不得不儘早地安排好一切，以確保那些提供活動的場地能供我們使用。附加建議 — 千萬不要為星期五安排對體力有嚴苛要求的活動 — 到那個時候所有人都非常疲憊了！上一次大團聚期間，我們就在星期五玩的卡丁車，這種活動是真的很難開展…
食物 — 我們都吃什麼？在哪吃？
就如同所有事情一樣，食物也不得不被再次提前安排好，在經過了許多嘗試和失誤之後，我認為我們已經找到了一套很棒的執行原則:
在酒店中吃早餐和午餐
- 早餐和午餐始終都在酒店中吃。如此一來，我們的每一天就都很容易預知，更不用在"尋找食物"上浪費時間。
- 我們會在大團聚之前，提前將一整週的午餐菜單都準備好並商定妥當。
條件允許的話，會在外面吃晚餐
晚餐的情形又有所不同 — 我們更願意出去吃晚餐，去發掘一些很棒的當地餐館。作為一個大的團體，我們會再一次提前預定好一切。我們會徵求一些當地人的建議，還會查看Yelp評級，以確保我們能挑選到一些不錯的地方。
酒店 — 是什麼令我們享受到了極佳的入住體驗？
下面給出的是我們四處走動，為大團聚挑選酒店的方法。一開始，我們會:
就費率問題與同一片區的多家酒店商議
沒錯，我們會對某一地區的多家酒店詢問費率，向他們說明我們都需要什麼，然後獲得詳細的報價。如此一來，我們便能在網上比較價格，並根據酒店的評級和評價，找出最具性價比的一家。當然，地點同樣重要。
會議室越大越好
我們的大部分時間是在會議室中度過的，這麼多年也用過了大大小小的會議室…，很顯然，肯定越大越好。在寬敞的會議室中進行討論會更容易，我們也能1對1的或以較小組的形式進行交談。
住房標準無關緊要
只要我們住的房間體面乾淨就成，它們的標準倒沒那麼重要。我們既住過豪華的酒店房間，也住過標準的…，早已明了這方面的過多奢華享受不是我們需要的，因為我們只有在去睡覺時才會進入自己的酒店房間 — 我們的大部分時間都是在它們之外度過的！我們通常會入住雙人間，因為這樣一來，人們會被整合的更緊密 (當然了，男女是分房住的)。
要留出富餘 — 如果有人不喜歡某個房間，就可以更換它
我們需要確保酒店有幾間備用房間，並且在我們到來之時酒店沒被預定滿。這樣一來，如果分配給我們團隊的房間中有一間太小或存在某些問題，那麼酒店在為了讓客人在一些方面有更好的體驗而將其更換掉這方面的操作上就相當靈活了。
提前籌劃大團聚的方式
為了對這一切作個總結，讓我們再討論一些額外的技巧和訣竅:
快速宣告日期
上一次的大團聚剛舉辦完，我們就已經安排好了下一次的日期，令其不得變更。這樣一來，我們團隊中也就沒人會再提出異議了。這麼做也能防止與休假時間發生潛在的衝突。
滴答式日程安排
在經歷了最近的幾次大團聚之後，我們正努力適應滴答式的日程安排，也就是在感興趣的城市中心過上一回大團聚…，再很自然地在遠離其他一切的酒店中過上一回。
資金 — 由公司支付一切費用
這是秘密。我們為每次大團聚都劃撥了單獨的預算，為的是公司能夠支付一切 — 住宿、吃的、喝的、遊玩的、方方面面。員工們基本上不用現金就能抵達大團聚所在地，因為一切費用都會被支付。
小玩意 — 為團隊準備的額外禮品
將專門設計的T恤衫作為每次大團聚的紀念品已經成為了我們的傳統。除T恤衫外，我也會盡力為團隊準備一些特別的東西:
- 移動電源，
- 帶水濾的旅行壺，
- 旅行咖啡杯，
- 傳統的茶杯，
- 還有許多不同的物件…
許多公司都會提供加有公司徽標的小玩意，不過最近我們決定反過來做 — 先找到我們喜歡的產品並批量購買，過後加上公司徽標。
以上就是我們用來完成大團聚的做法！
如您所見，每次大團聚都是組織工作上的一次挑戰，但卻非常值得。這其中存在著促成大團聚成功的某些技巧和科學。希望您喜歡我們組織大團聚的這些要點，也希望您在為自己的團隊準備進修會時考慮一下其中的一些事宜。
作為文末總結，下面給出幾段我們過往大團聚的剪輯:
2017年秋季，弗羅茨瓦夫（Wrocław)
2017年春季，托倫（Toruń)
2016年春季，索波特（Sopot)
2015年秋季，羅茲（Łódź)
