說到辦事效率，它可能是使我們生活不快的根源所在。無論你的團隊是遠程辦公還是在公司內部辦公，當他們工作效率不高時，辦事效率就會變差，士氣就會低落，營收也會隨之下降。
最糟糕的是，事務積壓會致使每個人都變得更加沮喪，積極性就更不用說了。努力提升你自己的辦事效率是一方面，但是你怎樣才能讓整個團隊更有效率以便高效處理事務呢？
而好消息就是事情沒完成是有原因的。如果你已經註意到了自己的團隊一直有逾期問題，也注意到了目前的輸出量是下降的，那麼是時候在製定解決方案之前先來解決問題的根源了。
讓我們了解一下到底為什麼你的團隊沒在高效處理事務 — 以及對此我們可以做些什麼。
優先級的缺失
想像一下 — 有團隊成員剛剛遞交了一項低價值任務。對比之下，那個你真正希望先完成的高價值任務呢？還是沒被完成。
而理由呢總是一樣: “我先前並不知道那就是優先級啊。”
出現此類問題，責任完全在於團隊領導者。如果你的身份如此，那就需要在溝通甚麼是優先級，什麼不是一事上做的更好。
不過現在，讓我們回到一開始的問題上。首先，你需要搞清楚什麼樣的任務需要最先被完成，然後還需要確保你的整個團隊都對此達成了共識。
通過你的項目管理工具對任務進行簡單分配是不夠的。如果每一名工作者都有好幾個任務要處理，那麼他們就需要知曉優先級是什麼。否則，他們最先關注的很可能會是對他們而言最容易的，而這可能會使你感到沮喪。
使用像Nozbe這樣的工具創建多個可表明每個任務都擁有什麼樣的優先等級的類別就是一個不錯的主意。這樣一來，你的團隊成員們就都能清楚他們接下來需要專注的任務有哪些，哪些任務可以以後再出現。
團隊全由陌生人組成
有的事情需要被完成，但還未完成。
這次的理由又是什麼呢？
“我先前並不知道向誰求助呀。”
有團隊成員曾需要幫助但不清楚向誰求助。最終他們也就無人可問，因而，問題 — 也就是任務 — 就這樣被遺忘了。
溝通能夠在你的團隊中順利進行，每個人都知道彼此是誰，他們的角色又都是什麼這是很重要的。如此一來，每當有人遇到別的團隊成員能夠輕鬆解決的問題時，他們只需來到合適的人跟前那麼問題就能得以解決了。
如果你是團隊領導者，就讓人們知道你。如果你不是，那就確保所有人都知道團隊領導者是誰。確立你團隊的領導者會為你打下基礎，你可以據此發展。
引見所有人的一種簡便方法就是創建一份整個團隊都能訪問的Google doc文檔。其中要包含每位成員的姓名，角色和職責，或許也要有他們的聯繫方式詳情，同時還要確保持續更新此文檔。
戲劇性事件和衝突過多
衝突是生活的組成部分。連最健康的關係都有衝突。事實上，少許的衝突才是健康的。
但是你知曉什麼是不健康的嗎？那是一種對於解決你團隊內的戲劇性事件和衝突的無能表現。
注意，衝突會發生在你的團隊成員之中。人們會打架和爭吵。當一堆人整天悶在辦公室裡時出現這種情況是正常的。
不過當你無法化解危機時，衝突就會通過阻止人完成事務的方式令你沮喪。
雖然我們不建議你確保為你效力的每個人都與其他人是朋友關係，但是你需要做到能夠發現緊張關係和衝突，然後找出解決它們的方法。
這並不簡單，不過你能做的就是將人們拉到一邊同他們交談。不要玩弄推卸責任那一套也不要指指點點，而是應邀請人們就他們的問題相互溝通。提高透明度，促進溝通，同時還要展示你的工作空間是人們能夠大聲談話的地方。要提醒所有人意外發生了並不是某個人的錯。大家全都是依照同一集體目標而奮鬥的，因此要讓所有人都努力朝著這個目標前行。
明確願景的缺失
當你沒將自己的總體願景和長期目標與你的團隊分享時 — 或者，至少你還不能非常好地將其闡述清楚時 — 那麼你就不能指望他們也能如你一樣亢奮和鬥志昂揚。
對於那些真心認為自身是項目組成部分的團隊成員們而言，你需要與他們分享你的願景。要向他們展示在這一願景的指引下你們所有人要實現怎樣的目標；終極使命和命運是什麼？要讓人們有參與感，為他們描繪藍圖。這樣做會激發他們的鬥志，令他們更有責任感，從而確保了他們能帶著更多的急迫感和熱情來處理任務。如此一來就會提高辦事效率，也就會有更多的事情被完成了。
示例也有啊，Michael，也就是Nozbe公司的CEO，錄製了一些視頻來展示他的願景以及公司的進程和目標。
在Nightwatch公司，每隔幾個月我們就會抽出一些時間來討論我們的進程和計劃，也是為了確保所有人的進度都一樣。現在說到重點了: 作為一支完完全全的遠程辦公團隊，我們會進行音頻通話，同時藉助屏幕共享的演示文稿和統計數據來支持演說。
責任性的缺失
如果你團隊中有人太過容易就說出了’那不是我的問題/職責'，則你已經遇到問題了。
如果責任在他們但是他們卻沒有意識到這一點，則你已經遇到了更大的問題了。
對於辦公室中的責任性已有過研究，研究發現，我們推卸責任的其中一個原因是因為項目的總體目標尚未與我們分享。因此，我們只是沒有意識到任務的重要性 — 或是沒有意識到它是我們要關心的。
為使人們更有責任感，你可以使用一款像Nozbe這樣的項目管理工具，也可以改善你自己的溝通。要確保所有人都知曉對他們的期望是什麼，他們的職責是什麼，以及什麼樣的任務會歸屬到他們的職責範圍內。不要掉入到讓你的團隊挑選他們的工作的陷阱。要確保他們都知道自己負責什麼。
再次強調，你可以使用Nozbe為人們分配角色和職責。委派任務給團隊成員們以便於所有人都知曉對他們的期望是什麼。
s### 最後的一些思考
如你所見，為何你的團隊沒有在高效處理事務至少存在5個緣由。考慮一下這其中的哪些能夠被應用到你的團隊，然後使用技巧來解決問題，將事務向前推進。完成的事務越多，每個人的感覺也就會越好。
要確保將你設立的每項任務都優先化，通過整潔的Google doc文檔向大家介紹每個人，找出能立刻將戲劇性事件和衝突消滅在萌芽狀態的方法，與整個團隊分享你的願景，還要確保每一位成員都知曉他們各自的職責所在。
