Être productif est une bonne chose.
Plus nous sommes productifs, plus nous pouvons réussir au travail, à la maison, à l’école et dans tous les domaines de la vie. C’est sur cette base qu’un large éventail d’outils de productivité ont vu le jour. Ces outils promettent de rendre les individus et les organisations plus efficaces, et beaucoup d’entre elles font ce qu’elles promettent (la plupart du temps).
Néanmoins, les outils de productivité ne sont pas une force positive dans toutes les situations.
Il est intéressant de remarquer que la multitude d’outils de productivité disponibles aujourd’hui n’est pas nécessairement traduite par une augmentation correspondante de la productivité par rapport aux années précédentes où la plupart de ces technologies n’existaient pas encore. Il existe de nombreuses situations où les outils de productivité et les objectifs de productivité peuvent avoir des conséquences négatives imprévues. Nous en examinerons certaines ci-dessous.
1. Atteindre la boîte de réception zéro
Le courrier électronique est aujourd’hui le mode de communication numéro un des entreprises, avec près d’un demi-million de courriels envoyés chaque jour. Les affectations de travail, les demandes des clients, les discussions sur le développement de produits et la stratégie commerciale à long terme ne sont que quelques-unes des discussions qui se déroulent par courrier électronique. C’est grâce à l’importance du courrier électronique qu’il existe des dizaines d’outils de productivité pour aider les utilisateurs à réduire à zéro leur nombre d’e-mails non lus, non répondus ou non traités.
À première vue, cet objectif est louable. Cependant, le courrier électronique est un outil commercial et non une fin en soi-même. Vous risqueriez de vous enliser dans la gestion de votre boîte de réception et de ne pas consacrer le temps nécessaire à la réalisation de votre travail. Dans ce cas, ramener votre boîte de réception à zéro ne signifie pas nécessairement que vous apporterez une valeur maximale pour votre entreprise.
2. Acquérir plusieurs outils de productivité
De nombreux outils de productivité sont conçus pour résoudre un seul problème. Il existe des outils axés sur les appels à froid, la gestion de leads, la comptabilité, la gestion de courrier électronique, la gestion du temps, la gestion de réseau, la gestion de projet, etc. De nombreuses entreprises se retrouvent finalement avec des dizaines d’outils de productivité, même si certaines d’entre elles ont des fonctions qui se chevauchent.
Selon Siftery, Salesforce, Facebook et Apple utilisent respectivement 559, 314 et 287 de ces outils. Cela peut ne pas sembler une grosse affaire puisque les trois exemples sont des sociétés hautement rentables de plusieurs milliards de dollars. L’immense majorité des entreprises n’ont pas le luxe d’avoir une énorme artillerie, c’est pourquoi chaque outil supplémentaire représente un coût pour lequel elle pourrait difficilement se le permettre. Par exemple, vous pouvez choisir d’utiliser un seul outil de journalisation pour suivre l’activité du réseau au lieu de plusieurs outils de suivi qui gênent les applications.
Il faut également s’assurer que les outils sont compatibles entre eux et avec les applications du business. Ce coût peut être considérable. Globalement, à un moment donné, les économies réalisées grâce à la mise en œuvre de dizaines d’outils de productivité seront inférieures au coût d’acquisition, de maintenance et d’intégration de ces outils.
Les outils que vous choisissez font également la différence. Vous pouvez réaliser des économies substantielles en optant pour des outils simples, tels qu’une application Nozbe, pouvant couvrir plusieurs facettes de votre travail quotidien et vous aider à gérer votre temps, vos projets, vos tâches à faire, communiquer et collaborer facilement dans un environnement d’équipe.
3. Réaliser des multitâches de la bonne façon
Lorsque vous utilisez un outil de productivité, vous devrez souvent basculer entre cet outil et d’autres applications du métier plusieurs fois par jour. Dans les grandes organisations qui utilisent des centaines d’outils, un employé moyen peut travailler avec une douzaine d’applications ou plus par jour. Réaliser des multitâches de cette façon entre les applications peut sembler impressionnant, étant donné que l’utilisateur atteint vraisemblablement ses objectifs sur plusieurs fronts.
Au contraire, cependant, des études ont montré que faire des multitâches diminue réellement la productivité, empêche une action ordonnée et entrave une hiérarchisation intelligente. Une fois que quelqu’un passe à une autre application, il lui faut plusieurs minutes pour retrouver son équilibre, s’ajuster et se concentrer sur la tâche à accomplir. C’est pire lorsque ces outils de productivité ont une version sur smartphone, car les alertes constantes seront une distraction.
4. Perfectionnisme effectif
Les outils de productivité peuvent vous aider à obtenir une qualité plus élevée et un rendement maximal de vos entrées. C’est louable. Néanmoins, les applications de productivité peuvent vous entraîner dans un cercle vicieux de poursuite d’un perfectionnisme irréalisable.
Pour situer cela dans son contexte, pensez aux applications de productivité de nos téléphones, qui sont alimentées par certains des plus grands fournisseurs d’hébergement du cloud de la planète. Ni les hébergeurs web bon marché ni les géants de l’informatique du cloud tels que Google, Microsoft et Amazon ne garantissent à leurs clients une disponibilité de 100%. C’est au mieux 99,99999%.
Gary Stevens, CTO de HostingCanada.org, a récemment analysé le temps d’utilisation et a constaté que la vitesse de chargement moyenne et la durée de fonctionnent moyenne variaient énormément d’un fournisseur d’hébergement à l’autre, de 336 ms à 7502 ms et de 99,993% à haut débit à 97,643% au plus bas - une différence de 2,35%. Plus l’hébergement Web est bon marché, plus le temps de chargement sera long. Avec plus de temps de chargement, vous courez le risque de voir moins de visiteurs.
Imaginez maintenant si ces entreprises décidaient de tout abandonner pour concentrer leurs énergies sur la réalisation de 100% de la durée de fonctionnent. Le temps et les coûts nécessaires pour atteindre cet objectif parfait l’emporteraient de loin sur tout avantage résultant de l’amélioration de la fiabilité de 0,0002 pour cent).
De même, les outils de productivité qui mettent l’accent sur la perfection sont contre-productifs. L’objectif du travail doit être d’abord de terminer les tâches et non de les exécuter à la perfection.
5. Liste de tâches complète
De nombreuses applications de productivité sont conçues pour garantir que rien ne tombe entre les mailles du filet. C’est basé sur la compréhension que certaines tâches peuvent ne pas être terminées non pas parce que le travailleur ne veut pas ou ne peut pas les faire, mais simplement parce qu’il les a oubliées. Pour atténuer ce risque de surveillance non intentionnelle, l’outil peut générer une énorme liste de tâches à effectuer que l’utilisateur est censé exécuter dans son intégralité pour que son travail de la journée soit considéré comme terminé.
Une énorme liste de tâches peut toutefois avoir l’effet complètement opposé. Personne n’a le temps, l’énergie et les ressources sans limites à sa disposition. Une longue liste de tâches serait écrasante et déclencherait la procrastination alors que l’utilisateur a du mal à décider par où commencer.
Pour résumer
Alors quelle est la solution? Les entreprises et les particuliers peuvent tirer parti de l’absence de technologie pour chaque problème de productivité. Souvent, ce que vous pensez être un obstacle à la productivité qui est le mieux résolu via un outil est en fait un défaut structurel de vos systèmes de travail. Dans ce cas, une nouvelle approche de la gestion des personnes inculquant l’esprit de résolution de problèmes et cherchant des solutions directes à l’inefficacité est une stratégie plus durable (et meilleur marché).
Par exemple, le simple fait de réduire le nombre de réunions donne au personnel plus de temps pour travailler, ce qui accroît la productivité. De nombreuses réunions de bureau sont en fait totalement inutiles. Même lorsqu’elles sont nécessaires, les réunions sont souvent entachées de nombreuses inefficacités, notamment par l’attribution d’une heure par défaut. La réduction des réunions est une solution non technologique pour une productivité substantielle.
La technologie est un puissant allié. Cependant, il est essentiel que les entreprises reconnaissent quand la technologie arrive à ses limitent et commence à devenir un fardeau.
