Vous venez de décider de déplacer votre travail vers une application de gestion de projets et de tâches mais vous ne savez pas par où commencer? Découvrez ce que sont les projets et comment vous pouvez diviser votre travail en tâches et en projets! Plus bas, vous trouverez également des exemples pratiques de projets que vous pourriez vouloir mettre en place dans votre outil de gestion du travail.
- Qu’est-ce qu’un projet exactement?
- Tous les projets doivent-ils être terminés ??
- Projets en cours pour vous aider à vous organiser
- Projets axés sur les objectifs pour vous aider à atteindre vos objectifs
- Projets uniques et récurrents
- Exemples de projets que vous pouvez avoir sur Nozbe: le meilleur outil de gestion de projet
Qu’est-ce qu’un projet exactement?
«Tout le monde ne travaille pas sur des projets», pourriez-vous penser. “Nous avons des clients/cas/appartements/patients/commandes… mais pas des projets!”
Cependant, quel que soit le nom que vous lui donniez, un projet peut être quoique ce soit: une entreprise ou un objectif dont la mise en œuvre nécessite plus que quelques étapes. Une étape est bien entendu une tâche ou une activité.
Ainsi, un projet est une série d’étapes/activités à réaliser qui ont pour but de vous conduire à un résultat, un objectif précis OU qui concernent un domaine ou un sujet similaire.
Dans une application de gestion de projet, un projet se présente sous la forme d’une liste de tâches/to-do’s.
Tous les projets doivent-ils être terminés?
Chez Nozbe, nous comprenons qu’il existe deux principaux types de projets que vous pouvez avoir dans votre outil de tâches et de gestion de projet:
projets en cours/alignés sur l’organisation
- Commercialisation,
- Finance,
- RH,
- Ventes,
- Maintenance du produit
- 11/2023 clients
projets axés sur les résultats
- Réduction des coûts,
- Campagne du Black Friday,
- Intégration des nouveaux employés,
- Affaire de divorce
- Client XYZ
- Rénovation d’appartement
Les projets sont simplement des listes de tâches, et c’est à vous de décider lesquelles seront axées sur un objectif et lesquelles seront continues.
Projets alignés sur l’organisation/en cours - pour vous aider à vous organiser
Si les projets orientés vers des objectifs ont un but concret et une fois atteint, le projet est terminé, les projets en cours ne sont jamais terminés car ils sont une liste de tâches ou d’activités concernant un aspect précis d’une vie professionnelle ou personnelle. Par exemple, nous avons un projet intitulé «PR & Marketing» dans lequel nous mettons toutes les tâches liées à ce domaine, comme une “invitation à un entretien d’un journaliste”, “une idée pour une campagne”, “une revue d’e-mail onboarding” ou “une stratégie pour l’année prochaine”.
Un autre exemple courant de projet en cours est celui appelé «les affaires personnelles» qui peut être rempli de toutes les tâches à effectuer après le travail qui ne sont liées à aucun projet axé sur un objectif.
Projets alignés sur les résultats/orientés sur les objectifs pour vous aider à atteindre vos objectifs
Alors, quelle est la définition concrète d’un projet axé sur les résultats? C’est un peu comme suivre une recette. Vous avez vos ingrédients (c’est-à-dire vos ressources), vos instructions (votre plan) et le plat savoureux (l’objectif). De même, un projet implique une série d’activités planifiées conçues pour atteindre un résultat particulier. Vous décomposez votre travail en tâches qui vous permettront d’atteindre votre objectif. Que vous:
- construisez un pont,
- lancez une campagne marketing,
- ou organisez un événement communautaire…
s’il y a un objectif défini, un calendrier et un ensemble de tâches à accomplir, félicitations, vous avez affaire à un projet.
Ce qu’il faut retenir lors du démarrage d’un projet aligné sur un objectif
Ces projets présentent des caractéristiques distinctes qui les distinguent des tâches quotidiennes. Tout d’abord, ils sont uniques. Même si vous avez déjà construit dix maisons, la onzième aura ses particularités et ses défis. Les projets axés sur des objectifs sont également temporaires; ils ont une date de début et de fin claire. De plus, ils nécessitent des ressources – de la main d’œuvre, du temps, de l’argent, etc. Les projets de ce type visent avant tout à créer quelque chose de nouveau ou à provoquer un changement.
Naviguer sur la portée, le temps et le coût: Ces limites sont comme la clôture autour de votre jardin: elles définissent ce qui se trouve à l’intérieur et ce qui se trouve à l’extérieur. Dans le domaine des projets, nous parlons de trois contraintes critiques: la portée, le temps et le coût.
1. Portée: La portée est essentiellement la liste de tâches du projet. Il décrit toutes les tâches, objectifs, caractéristiques et fonctionnalités que le projet vise à accomplir. Tout comme un nouveau modèle de voiture peut inclure des systèmes de navigation et des sièges en cuir, la portée du projet précise ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. Si c’est dans le périmètre, cela fait partie du projet; sinon, c’est au-delà des limites.
2. Temps: Habituellement, un projet axé sur un objectif a une date limite, un délai spécifique dans lequel il doit être achevé. Qu’il s’agisse de la création d’un site Web ou de la construction d’un bâtiment, les contraintes de temps garantissent que le projet avance à un rythme soutenu, évitant ainsi qu’il ne s’éternise.
3. Coût: Chaque projet fonctionne dans le cadre d’un budget. Ce budget comprend tout – du matériel et de la main d’œuvre aux licences de logiciels et aux frais de consultation. Les contraintes de coûts garantissent que le projet ne dépense pas trop, ce qui permet de contrôler les finances et d’éviter toute mauvaise surprise en cours de route.
Imaginez que vous construisez une maison. La portée comprend le nombre de pièces, le type de revêtement de sol et la conception de la cuisine. La contrainte de temps garantit que la maison est construite en six mois, disons. Et la contrainte de coût garantit que vous ne vous retrouverez pas avec une baignoire plaquée or que vous ne pouvez pas vous permettre.
Projets uniques et répétitifs/récurrents
Certains de vos projets peuvent n’être que des efforts ponctuels. Mais il y a certains projets que vous souhaitez enregistrer (ou créer un modèle) afin de pouvoir suivre la même procédure à l’avenir. Vous décomposez votre travail vers un objectif une fois et vous disposez d’une procédure enregistrée pour les instances futures. Un projet récurrent peut être :
- Planification d’un événement communautaire
- Intégration d’un nouvel employé
- Enregistrement d’un nouvel épisode de podcast
- Implémentation d’une nouvelle fonctionnalité produit,
- Etc.
Exemples de projets que vous pouvez avoir dans Nozbe: la meilleure application de gestion de projet
Dans Nozbe, nous avons une structure et une interface simples: Vous avez des projets et des tâches, à l’intérieur d’un projet, vous pouvez créer des sections de projet à regrouper tâches par étape ou par type. Et puis vous échangez des commentaires sur des tâches spécifiques pour les réaliser avec votre équipe.
🚀 Marketing et RP
Dans lequel vous pouvez mettre toutes les tâches libres liées à ce domaine:
Section: 1. Apparitions dans les médias + invitations
- Article invité dans le magazine Productive Newyorker
- Invitation au podcast The Digital Entrepreneur
- Interview pour un article dans Forbes sur la semaine de travail de 4 jours
Section 2. Tâches régulières
- Ordre du jour de la prochaine réunion de l’équipe marketing
- Vérifier les statistiques du site Web (GA) (tâche récurrente)
- Vérifiez le niveau de conversion (tâche récurrente)
- Statistiques des profils sociaux de l’entreprise (tâche récurrente)
Section 3. Stratégie et tâches du mois prochain
- Mise à jour de l’e-mail d’intégration des nouveaux utilisateurs de l’application
- Des idées pour de futures campagnes
- Promotion du Nouvel An - conception
Section 4. Matériaux et liens
- Articles intéressants à lire vendredi
- Cours de Michael Hyatt: “Free to Focus”
- Brandbook, logo, matériel promotionnel
📆 Jours de congé et jours fériés
Vous pouvez demander à chaque employé de créer une tâche dans ce projet chaque fois qu’ils souhaitent prendre des jours de congé. De cette façon, tout le monde saura quand une personne sera absente. Dans Nozbe, Michael créerait une tâche «[Michael] 23-29 octobre (5 jours ouvrables de congé)» et dans le commentaire, il écrirait quelques détails et déléguerait une tâche à notre responsable RH et mentionnerait les personnes qui travaillent en étroite collaboration avec lui et qu’ils soient avertis.
🎙 Enregistrement d’un nouvel épisode de podcast
Ici, vous pouvez regrouper les tâches en plusieurs sections :
- Planification et préparation
- Décrire l’épisode,
- Formuler le sujet,
- Préparer un scénario,
- Coordination des invités,
- etc.
- Configuration de l’espace et enregistrement de l’épisode
- Vérifier le matériel,
- Désactivez les notifications de votre téléphone et de votre ordinateur,
- Créer un nouveau projet dans un logiciel d’enregistrement,
- Aller aux toilettes,
- Préparer l’eau,
- Activez l’enregistrement local,
- Enregistrez l’enregistrement sur Dropbox,
- etc.
- Édition, exportation et publication
- Importer l’audio enregistré,
- Supprimez les erreurs, les longues pauses, le contenu non pertinent,
- Ajouter une intro et une fin,
- Assurer des niveaux de volume constants tout au long de l’épisode,
- Téléchargez l’épisode sur la plateforme de votre choix,
- etc.
- Promotion et engagement auprès du public
- Poster sur Facebook,
- Rédiger un article de blog sur le nouvel épisode,
- Publier sur Linkedin
- etc.
🙋 Nouveau client
Dans un tel projet, vous pouvez lister vos tâches pour noter toute la procédure d’acquisition et de service d’un nouveau client. Ce sera votre modèle pour le futur - dans Nozbe, vous pouvez l’enregistrer et générer un nouveau projet à partir du modèle chaque fois qu’il y a un nouveau client ou qu’il est temps d’obtenir de nouveaux prospects.
Section: 1. Acquisition
- Notez les coordonnées du client
- Envoyez le premier - mailing à froid
- Envoyer un deuxième email
- Entrez en contact via Linkedin
- Prendre rendez-vous pour un appel
Sinon:
- Envoyer une demande de devis à Nozbe par email
- Analyser la demande
- Appeler le client pour clarifier les détails
Section: 2. Offre, présentation
- Créer une offre qui répond aux besoins du client
- Envoyez votre offre (+ statut de mise à jour ICI)
- Prendre rendez-vous pour présenter l’offre
Section: 3. Accords et paiements
- Préparer le contrat
- Envoyer le contrat pour signature
- Enregistrez le contrat dans le dossier approprié
- Préparer une facture proforme
- Confirmez le paiement avec votre comptable
- Envoyer une facture au client
Section : 4. Coopération / exécution des commandes
- Créer des commandes pour la production
- Acheter du matériel
- Exécution du contrat
- Préparer l’envoi
- Envoyer l’envoi
- Informer le client de l’expédition
- Historique de la correspondance avec le client en cas de problèmes
🏠 Propriété XYZ - un modèle de projet prêt à l’emploi pour les agents immobiliers
Si vous êtes dans le secteur immobilier, vous pouvez avoir un projet correspondant aux maisons ou appartements sur lesquels vous travaillez. Vos tâches pourraient être les suivantes:
- Prendre rendez-vous avec le propriétaire
- Préparer le contrat
- Signer un contrat avec le propriétaire
- Planifier une séance photo
- Aménager l’espace et prendre des photos
- Envoyer des photos pour les éditer
- Rédiger une annonce
- Publier une annonce sur la plateforme A
- Publier une annonce sur le service B
- Publier une annonce sur le service C
Une fois que les gens commencent à vous contacter au sujet d’un achat ou d’une location, vous pouvez créer des tâches pour chacun d’eux :
- Client 4858/2023 Maria Radis
- Client 4859/2023 Adam Onion
- Client 4860/2023 Ronald Carotte
- Signer l’avant-contrat
- Prendre rendez-vous avec un notaire
- Rencontre avec le propriétaire
- Signer le contrat final
- Documents et paiements
⏰ Quart de matinée dans un café
Certaines personnes créent des projets (généralement des projets récurrents générés à partir des modèles qu’ils ont créés précédemment) qui sont une liste de tâches pour un employé travaillant sur un certain quart de travail un certain jour, disons « 10/09/2023 6h00 - Quart de 14 heures. Il peut s’agir d’un café, d’un salon de coiffure, d’une clinique médicale ou d’un entrepôt:
- Bloquer le système de sécurité
- Allumer les machines à café
- Allumer le four
- Vérifier l’inventaire et noter les éléments à réapprovisionner
- Nettoyer et désinfecter toutes les surfaces
- Préparer la caisse enregistreuse et le terminal
- Mettre de la musique
- Vérifier et organiser l’affichage
- Préparer les premiers lots de café
- Organiser et remplir la station de condiments
- Vérifiez les systèmes Wi-Fi et POS
- Examiner les offres spéciales et la promotion d’un jour
- Ouvre la porte
- N’oubliez pas de saluer les clients
- Surveiller les fournitures
- Rapport de fin du quart de travail
🙋 Exemple de projet d’intégration d’un nouvel employé - Modèle
Section 1. Bienvenue et orientation:
- Envoyer un message de bienvenue
- Présenter l’équipe
- Organiser une visite des bureaux
Section 2. Formalités administratives et documentation:
- Réviser et signer le contrat de travail
- Remplir les formulaires fiscaux et financiers nécessaires
- Avantages pour s’inscrire
- Conduire une réunion de révision probatoire
- Planifier la première évaluation des performances
Section 3. Politiques et procédures de l’entreprise:
- Fournir une copie du manuel de l’employé
- Expliquer le code de conduite et les valeurs de l’entreprise
- Réviser les procédures de sécurité et les protocoles d’urgence
Section 4. Détails d’accès et de connexion
- Nozbe - une application de gestion de projet pour les petites équipes
- Dropbox - pour travailler sur des documents
- GitHub - pour travailler sur le code
- E-mail de l’entreprise
- Chat d’entreprise
- Calendrier de l’équipe
Section 5. Formation et développement des compétences
- Assurer une formation spécifique liée au poste
- Identifier les domaines dans lesquels l’employé pourrait avoir besoin d’une formation supplémentaire
- Formation aux logiciels et outils
- Formation en communication asynchrone
Section 6. Intégration et support
- Organiser une activité d’accueil de team building
- Désignez un mentor ou un copain pour vous aider
- Inviter le nouvel employé à des événements sociaux ou à des rassemblements d’entreprise
- Planifier la première réunion d’enregistrement
Résumé
Comme vous pouvez le constater, tout ce sur quoi vous et votre équipe travaillez peut être un projet. Il vous suffit de réfléchir à la manière de diviser votre charge de travail et votre flux de travail en projets et tâches à réaliser. Si vous avez du mal, vous pouvez vous inscrire pour une démo avec nous et, avec le conseiller en productivité de Nozbe, répertorier les projets pour votre équipe.
Des questions?
Nous espérons que cette courte entrée épuisera le sujet. Si vous avez des doutes ou des questions supplémentaires, écrivez-les dans le commentaire ci-dessous ou dans un message à l’équipe du service client: support@nozbe.com.
