Nozbe

Certaines personnes souhaitent à tout prix rentabiliser leurs journées: ils cherchent donc à remplir les horaires disponibles, à minimiser le temps passé en réunion ou à rédiger leurs tâches afin d’optimiser au mieux leur temps. Et si tout cela ne suffisait pas réellement à améliorer nos journées passées à travailler?

A partir de 2007, dans leur article fondamental Tony Schwartz et Catherine McCarthy soulignaient les inconvénients de la planification du temps de travail. Le temps est une ressource finie. L’énergie, c’est une autre histoire, disaient-ils. Travailler d’avantage n’a aucune incidence sur votre productivité, bien au contraire.

Les auteurs ont retenu quatre sources d’énergie de base: le corps humain, les émotions, la capacité de concentration et l’esprit. Cela signifie que pour améliorer notre productivité, nous devons prendre en compte de nombreux aspects de notre vie personnelle. Il semble évident que notre santé, les relations humaines ainsi que les conditions de vie influencent notre bien-être, notre comportement et notre façon de travailler.

Cependant, il ne suffit pas seulement d’être conscient de ce qui est important et de ce qui ne l’est pas. Vous devez agir. C’est donc le moment d’utiliser Nozbe pour vous aider à gérer tous ces aspects et enfin obtenir le meilleur de vous-même! Voici quelques conseils pour savoir par ou commencer.

Réduisez les distractions

  • Dédiez du temps à consulter vos mails. Combien de fois avez-vous entendu cette astuce? De nombreuses fois je parie. Combien de fois avez-vous essayé de vous y astreindre plutôt que de vérifier chaque nouveau message? Pas assez. Jetez un œil à votre calendrier et trouvez le moment idéal de la journée pour consulter votre boîte de réception. Ensuite, ne changez surtout pas de méthode. N’oubliez pas de transférer vos mails vers Nozbe et de consulter ces quelques conseils et astuces pour vous aider à mieux gérer une boîte de réception surchargée. Regardez la vidéo ci-dessous - les mails et Nozbe en bref:

Un conseil supplémentaire en ce qui concerne les mails-: proposez une interdiction totale de les utiliser au sein de votre équipe, comme nous l’avons fait il y a quelques années.

  • Désactivez les notifications. De nos jours, de nombreuses applications vous proposent du contenu, des activités ou des événements. La vérité, c’est que très peu d’entre eux prend la peine de tout vérifier. La plupart d’entre elles doivent être désactivées pour notre bien. Nous proposons également des notifications sur Nozbe. Nous supposons que vous voudrez être informé en temps réel de ce qui se passe au sein de votre équipe et de vos projets. Mais vous êtes toujours libre de les désactiver. La désactivation peut être ponctuelle, pour toujours ou enfin pour une période de temps déterminée. Si vous vous sentez dépassé, allez dans “Paramètres” puis “Notifications” pour désactiver les notifications.

Désactiver les notifications

Dynamisez votre productivité avec les catégories

  • Ajoutez des catégories pour optimiser vos efforts Certaines tâches ont besoin de concentration (par exemple l’écriture, la réflexion stratégique, la conception), tandis que d’autres sont répétitives et faciles, et ne nécessitent ainsi pas un effort important. Pourquoi ne pas les classer en fonction de l’effort à fournir? En ce qui me concerne, j’aime vraiment la méthode de Chad Garrett, mais vous pouvez créer votre propre échelle.

  • Utilisez la catégorie “Sport” pour l’activité physique. L’icône de l’homme qui court sur Nozbe n’est pas une coïncidence. La plupart d’entre nous faisons du exercice régulièrement. Et vous devriez aussi. Commencez par planifier vos sessions et à vous fixer des objectifs avec des catégories dédiées. Si vous aimez courir, vous pouvez commencer avec les modèles pour débutants.

  • Utilisez la catégorie “Grenouille” ou “Urgent” pour les tâches les plus importantes. Si vous êtes un utilisateur averti de Nozbe, vos projets pourraient contenir des centaines de tâches. Une façon simple de ne pas perdre pied chaque jour reste de consulter cette liste tous les soirs et de choisir une grenouille. Pour faire court, les “Grenouilles” sont les tâches les plus importantes, à faire au début de la journée. Ensuite, assignez une catégorie spéciale - que vous pouvez simplement nommer “grenouille” ou un autre titre de votre choix. En ce qui me concerne, je mets un point d’exclamation rouge, et je lui ajoute “IMP” (pour souligner l’importance de la tâche). Une fois que c’est fait, vous savez ce qu’il faut faire pour commencer votre journée.

catégories

Gardez vos projets sous contrôle

  • Partagez et déléguez vos projets. Utilisez la force collective de votre équipe et déléguez certaines tâches. Sur Nozbe c’est relativement facile: il faut choisir une personne et décrire la tâche. Ensuite, celle-ci apparaîtra sur leur liste de priorités. Soyez prêt à clarifier certains points, à donner tout le soutien nécessaire, mais laissez votre coéquipier travailler comme il l’entend. Jetez un œil aux excellentes notes de Michael Hyatt sur l’art de la délégation.

  • Revue hebdomadaire. Il ne fait aucun doute qu’un passage en revue hebdomadaire est un élément clé de tout système de productivité. En fait, nous sommes en train de tester une nouvelle approche: chaque vendredi toute l’équipe passe du temps à examiner ses projets privés et ceux liés au travail, l’organisation de son lieu de travail, de ses documents et de tout le reste afin de planifier la semaine d’après. Nous avons commencé il y a quelques semaines et nous avons déjà vu les premiers effets positifs. Essayez de le faire avec votre équipe et vous verrez les effets bénéfiques de cette méthode! Pour commencer, choisissez l’un des modèles de passage en revue hebdomadaire disponible sur le site Nozbe.how.

  • L’organisation au quotidien. Si vous avez choisi vos “grenouilles”, vous êtes déjà à mi-chemin! Maintenant, il est temps de trouver le bon moment pour travailler. Sur notre Blog, Michael décrit sa méthode de planification - ou, pour être plus précis, de déplanification, combinée avec la technique Pomodoro. N’hésitez pas à l’adopter conformément à vos besoins.

Boostez votre motivation

  • Pourquoi je veux y parvenir? Voilà la question que vous devriez vous poser avant de reporter une tâche pour la deuxième ou la troisième fois. Sérieusement - posez-vous la question et écrivez la raison de votre motivation. Si vous pouvez trouver au moins une bonne raison, ajoutez le commentaire à la tâche - il est plus probable que vous finirez par en venir à bout, car vous savez pourquoi c’est important. Mais si vous ne pouvez pas vous convaincre, envisagez l’abandon.

  • Fixez-vous des dates limites même fictives. Le concurrent le plus difficile à gérer, c’est … moi-même. Voilà pourquoi les tâches doivent être difficiles. Limiter la quantité de temps disponible peut aider à vous concentrer au succès d’une tâche. Par conséquent, la tâche apparaîtra sur votre liste de priorités, vous ne pourrez donc pas l’ignorer. Astuce de pro: pour gérer les délais, utilisez l’affichage Calendrier.

Enfin, et pas des moindres: être cohérent

Comme Stephen Covey l’avait déjà évoqué, aucune technique ou astuce ne peut être efficace sans d’abord changer sa façon d’être. Seule la répétition incessante peut transformer de bons conseils en une habitude. Essayez une astuce ou plus issues de la liste ci-dessous pendant au moins un mois et dites-nous si vous vous sentez une différence. Il y a toujours une possibilité de s’améliorer :) Bonne chance!

écrit par Kuba, social media manager