Cet article nous a été proposé par un invité qui se nomme Robby Miles - notre ambassadeur, un gourou de la productivité et un type vraiment bien :-) Lisez la suite si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de la gestion de projets sans imposer de hiérarchie, sur l’envoie des tâches et l’utilisation de modèles de projet
Mon nom est Robby Miles et je suis papa, professeur d’histoire, officier de l’armée, free-lance, et Ambassadeur Nozbe. Je suis souvent très sollicité, mais Nozbe est le seul outil auquel je fais confiance pour organiser les différents domaines de ma vie. Alors, comment puis-je utiliser Nozbe pour m’organiser efficacement?
Les thématiques de projet
J’apprécie le fait que Nozbe propose de gérer ses projets sans imposer de hiérarchie aux tâches, cela permet de mieux comprendre ce qu’il me reste à faire. Ne pas imposer de hiérarchie dans les tâches signifie qu’il n’y a pas de tâches cachées ou de tâches à tiroir au sein des projets et des dossiers. Je pense que vous avez compris. Tout est accessible en quelques clics. Dans de nombreuses applications, il est facile d’égarer ses tâches. Ce n’est pas le cas sur Nozbe.
Les projets sont la colonne vertébrale de tout système se référant à GTD, j’en ai créé beaucoup. J’en gère plus de 50. Les thématiques aident à regrouper les projets en différentes sections concernant ma vie.
- Les projets relatifs à l’enseignement comportent la thématique “Enseignement”
- Les projets relatifs à mes activités militaires comportent la thématique “Militaire”
- Les projets relatifs à mes clients comportent la thématique “Clients”
Comment bien utiliser les thématiques ? Lorsque je suis assis en salle de classe et que je prépare les cours, j’ouvre la liste des priorités et des tâches et je filtre celles qui contiennent l’étiquette “Enseignement”. Le filtre fait apparaitre la liste des tâches liées à l’enseignement et masque toutes les autres tâches afin de ne pas être distrait. Je sais donc instantanément ce que j’ai à faire. Cela fonctionne pour mon activité de freelance, mes projets liés à ma maison, ou à n’importe quelle étiquette que vous utilisez.
L’une des fonctionnalités les plus puissantes (et également la moins utilisée) est l’envoi par mail des tâches. Ne laissez pas les mails s’accumuler dans votre boite de réception. Il est plutôt conseillé de les transférer vers votre adresse secrète Nozbe afin de les transformer en tâches. Vous pouvez également utiliser la méthode de Jeff Sanders en envoyant des mails à l’aide de Siri pour facilement ajouter des tâches en parlant.
Non seulement vous transformez vos mails en tâche en les transférant vers Nozbe, mais vous pouvez également commenter les tâches par mail qui existent déjà. Je parie que vous ne le saviez pas. C’est une fonctionnalité qui n’est pas très connue, mais c’est plus utile que vous ne le pensiez.
Le commentaire par mail est une fonctionnalité qui fait partie de mes paramètres de blog automatisés. C’est incroyable d’avoir toutes les informations et les liens disponibles lorsque je suis prêt à travailler sur une tâche.
Modèles
Les modèles Nozbe.how facilitent la vie.
Si il vous arrive de répéter le même ensemble de tâches à plusieurs reprises, transformez les en modèle. Il n’est pas nécessaire de réécrire des tâches déjà existantes. L’objectif de la productivité est de rationaliser vos processus pour gagner du temps et se concentrer sur les tâches qui comptent vraiment.
Chaque semaine, je fais un passage en revue hebdomadaire. Je sais que cela doit être fait chaque semaine et je change rarement cette habitude. Je l’ai donc transformé en modèle. Désormais, chaque semaine, je crée un projet à partir du modèle et je fais ce passage en revue. J’oublie très rarement de le faire.
Les modèles sont également utiles en matière de formation d’équipes à distance. Il existe de nombreux logiciels et programmes en ligne qui permettent de mettre en place des processus et de les partager avec des collègues, mais n’est-il pas plus facile de créer des modèles de projets pour venir à bout de vos tâches?
Ce qui est très pratique avec Nozbe c’est que vous pouvez créer des projets simples ou complexes, l’application est très flexible. Vous pouvez l’utiliser comme bon vous semble.