Travailler chez Nozbe avec notre super équipe me donne la chance de faire face à des situations très variées. Je vois de nombreux types de tâches, de noms de projet et de descriptions.
Je vais tenter d’attirer votre attention sur point très important en matière de productivité: atteindre la perfection en terme de concision, de clarté et de compréhension pour le nom de vos tâches.
Le contexte
Nous vivons une vie trépidante dans laquelle l’information précise, courte et concrète vaut chère. Malheureusement, ce n’est pas si facile que ça en a l’air. A commencer par vos mails à rallonge (un très bon article a été écrit à ce sujet dans Productive! Magazine no.8 par Leo Babauta “Vos mails sont trop longs”) ainsi que la rédaction quotidienne de nom de tâches.
Ce qu’il ne faut pas faire
Etre productif, d’une certaine façon, c’est savoir tout optimiser, et rendre tout aussi clair que possible. En ayant ça en tête, il nous arrive de voir ce genre de nom de tâches:
Tom, prend la laisse du chien sur le porte-manteau, attache la au chien, ouvre la porte et sort le chien, assure toi qu’il a suffisamment de temps pour se balader et faire autre chose en attendant parce qu’il a besoin d’au moins 30 minutes pour courir et faire sa toilette.
D’abord, ceci n’est pas une tâche, mais une check-list… ou pire même: un mini-projet. Ensuite, Tom ne sera sans doute pas ravi de recevoir une tâche de ce type. Cela peut le rendre confus.
La clé pour un nom de tâche parfait
Ce que nous apprenons de plus important en utilisant Nozbe c’est comment rédiger une information courte et précise.
Ne pensez vous pas que déléguer la tâche “sortir le chien” à Tom serait plus efficace? Si vous lui déléguiez cette tâche, cela ne l’empêcherait pas de le faire et de savoir ou trouver la laisse. Sinon, quel serait l’intérêt à lui déléguer la tâche? Si il est nécessaire d’ajouter de nouvelles informations, il est plus efficace de le poster en tant que commentaire. C’est plus facile et plus simple à comprendre.
Jetez un coup d’oeil à cet événement détaillé et banal : quand Tom consulte ses tâches et voit “promener le chien”, je parie qu’il ne se poserait pas la question et qu’il le ferait immédiatement. Je pense que Tom l’apprécierait bien plus que le titre à rallonge évoqué précédemment :-) Il suffit de ne pas ajouter d’informations supplémentaires qui pourraient faire office de commentaire de tâches - vous pourrez constater rapidement à quel point cela change tout.
Contextes d’utilisation des tâches sur Nozbe
La première chose que je vois le matin est ma prochaine liste de tâches, et elle contient autour de 30-50 tâches avec des noms courts et accrocheurs comme “promener le chien”; “Voir / Commenter sur le forum”; “soutien”; “Restitutions”; “Écrire à M. X à propos d’un poste” et ainsi de suite … Si je ne disposais pas de listes comme celle ci, je n’en ferais même pas la moitié parce que la simple lecture de noms interminables me prendrait beaucoup de mon temps qui pourrait être utilisé à la réalisation de ces même tâches.
La plupart des noms de tâches relève de la routine et je n’ai pas besoin de notes pour celles-ci. Certaines ont des notes qui sont des commentaires ajoutés par mes collègues pour m’informer par exemple que quelqu’un a besoin d’un remboursement, quelle est l’adresse de M. X et de nombreuses autres infos. Mais maintenant, vous serez d’accord avec moi qu’il ne m’est pas nécessaire de voir les commentaires dès que je vois les tâches. Je n’en aurai besoin qu’une fois que je commencerai la tâche. Tout le ‘remplissage’ détournera mon attention jusqu’à ce que je sois vraiment prête à faire la tâche.
Résumé
Comme vous le voyez, les tâches qui ont le plus de succès sont ces tâches qui ont des noms courts et impactants. Les noms qui sont l’essence pure de ce qui doit être fait. Toute information supplémentaire peut être décrite avec autant de détails que vous le voulez dans les commentaires de la tâche. Si vous supprimez les détails dès le départ, vous rendrez les membres de votre équipe simplement dépassés et confus.
Question: Comment gérez vous les tâches avec votre équipe? N’hésitez pas à poster vos méthodes pour inspirer d’autres personnes :-)
Rédigé par Delfina (Directrice du Service Client)
