Aujourd’hui, les chefs de projet sont priés d’exécuter plus de projets avec des équipes plus petites dans des délais de plus en plus serrés. Ces demandes scandaleuses compliquent la tâche des gestionnaires d’atteindre l’achèvement d’un projet. En fait, moins d’un tiers de tous les projets ont été achevés avec succès dans le respect des délais et du budget au cours de l’année écoulée.
Pour réussir un projet, les gestionnaires doivent maîtriser la productivité - plus facile à dire qu’à faire. Jongler entre les rôles d’un créateur, d’un manager, d’un joueur d’équipe, d’un stratège et d’un leader - être productif est relativement difficile.
Les bonnes nouvelles sont que les chefs de projet peuvent maîtriser la productivité. Avec ces 6 astuces géniales pour la productivité, vous pouvez en faire plus en une journée sans avoir à vous casser le dos - il s’agit de travailler intelligemment.
Plongeons dans les détails:
1. Manger l’extraterrestre en premier
Becky Blanton, l’auteur de la série «The October Abduction of Thomas Martin» suggère de manger l’extraterrestre avant de commencer votre journée en se concentrant sur la tâche la plus difficile. Elle croit qu’une fois que vous avez terminé la tâche la plus difficile de la journée, le reste semble être comme une brise. C’est une réaction en chaîne où un événement déclenche une série d’événements similaires - l’effet domino.
Voilà comment cela fonctionne:
- Notez vos extraterrestres la veille.
- Le lendemain, complétez toutes les tâches de cette liste. Passez aux autres tâches uniquement lorsque vous avez épuisé la liste.
2. La bonne façon de déléguer
Une mauvaise délégation est pire qu’aucune délégation. Toutes les fois que vous avez essayé de déléguer des choses et elles ont prises une mauvaise direction en un clin d’œil, vous vous avez probablement juré: “jamais plus, je ne déléguerai aucune autre tâche, jamais!”
La vérité est que la délégation n’est efficace que lorsqu’elle est bien faite. La plupart du temps, les chefs de projet n’obtiennent pas la productivité désirée parce qu’ils font l’une de ces erreurs:
- Une délégation lente. Elle conduit à un groupe de tâches non assignées. Vous et votre équipe devrez faire marche arrière et passer du temps à assigner et à effacer les tâches plus anciennes au prix d’en reporter de nouvelles.
- Méprendre les tâches importantes pour des tâches urgentes. Les tâches nécessitant une attention immédiate sont dites urgentes alors que celles qui contribuent à la vision à long terme de votre projet sont dites importantes. La priorisation des tâches importantes par rapport aux tâches urgentes peut mettre tout votre flux de travail dans le pétrin.
- Attribution d’une tâche à la mauvaise personne. Déléguez des tâches aux membres qui sont capables de l’accomplir. Aller contre les forces de votre équipe aura un impact sur le calendrier ainsi que la qualité de la tâche assignée.
3. Garder des réunions courtes
Les réunions finissent par prendre 50% de votre temps. Malheureusement, les réunions sont inévitables, mais vous pouvez les concilier pour minimiser leur impact sur la productivité.
En règle générale, tenir une réunion par jour qui ne devrait pas dépasser plus d’une heure, semble difficile? Pas vraiment.
Il existe des moyens faciles de garder vos réunions courtes et nettes:
- Rechercher des alternatives. Voir si la discussion peut être transférée sur des MI ou d’autres outils en ligne. Cela évite de devoir quitter votre poste de travail.
- Définir les agendas avant la réunion. Passer la partie où vous devez expliquer le contexte. Vous pouvez concentrer la réunion uniquement sur les solutions.
- Placez une minuterie. Une minuterie dans une salle de réunion gardera les membres conscients de l’heure et ils arriveront au point rapidement.
4. Planifier les conflits potentiels
Les conflits font partie intégrante de toute gestion de projet. Cependant, trouver des solutions peut être épuisant. La meilleure façon de s’y prendre est de prévenir les conflits dans la mesure du possible. Même si un conflit survient, vous pouvez minimiser sa gravité.
Gardez vos yeux et vos oreilles ouverts pour identifier et comprendre les tensions dans l’équipe. Cela peut nécessiter des heures et des efforts supplémentaires, mais à long terme, cela élimine les conflits inutiles.
Pour faciliter les choses, offrez une plateforme aux membres pour exprimer leurs griefs. Mais, souvenez-vous de ne pas en faire un endroit où les gens se plaignent seulement, encouragez toutes les parties à comprendre le problème et à trouver des solutions possibles.
5. Réviser les performances, tous les jours
En tant que chef de projet, votre productivité est liée à la productivité de votre équipe. Il n’y a pas de scénario où vous arrivez au sommet avec une équipe moins que médiocre.
Vous pouvez attendre la fin du projet et donner votre avis à partir d’une liste de problèmes, ou vous pouvez donner des commentaires sur-le-champ, tous les jours.
Recherchez les outils d’engagement des employés qui vous aident à communiquer rapidement vos commentaires. Dans le cas où la performance n’est pas conforme aux normes, créez un plan d’action. Dites-leur comment faire les choses mieux, montrez-leur comment c’est fait. Prêcher par l’exemple, pas par des sermons.
6. Créer un plan d’étape importante
Votre productivité prend un coup chaque fois que vous manquez une date limite. Poursuivre une échéance ratée vous laisse peu de temps pour vous concentrer sur la productivité.
C’est là qu’un plan d’étape entre en scène. Il décompose fondamentalement l’ensemble de votre projet en phases significatives ou en étapes avec des échéances assignées.
Ces délais intermédiaires vous aident à garder le contrôle. Même si vous manquez une date limite, vous saurez très tôt que vous devez lancer ces aiguilles à la vitesse supérieure.
Vous pouvez créer un plan d’étape en trois phases simples:
- Phase 1 - Définir les étapes qui couvrent une tâche entière
- Phase 2 - Les classer dans un ordre particulier (urgente, importante ou plus tard)
- Phase 3 - Attribuez-les aux membres avec une date de livraison
Pour en finir
Ces points peuvent sembler être un peu partout. La meilleure façon de commencer est d’avoir une liste de choses à faire. Pensez-y, vous pouvez littéralement faire de l’ensemble du poste une liste de choses à faire et voir comment cela fait une différence.
Mais, avant de vous lancer dans l’aventure de créer une liste de choses à faire, rappelez-vous que toutes ces suggestions doivent être mises en œuvre simultanément. Pour piloter votre moteur de productivité, assurez-vous que toutes les pièces sont réunies à l’unisson.
