Attendez-vous qu’une feuille de données vous soit livrée par vos subordonnés? Attendez-vous une tâche intimidante qui est dans l’air depuis un certain temps, mais votre patron ne cesse de la retarder pour la déléguer et la préciser? Attendez-vous la réponse d’un collègue pour savoir s’il aimerait participer à votre projet? Attendez-vous les écouteurs flambant neufs que vous avez commandés récemment?
Si certaines de ces questions vous semblent familières, vous pouvez avoir des choses sur votre assiette, ou plutôt sur l’assiette de quelqu’un d’autre, et c’est la clé ici.
Nous avons tous des choses qui ne peuvent être livrées immédiatement - c’est la vie. Tout va bien si tout se passe bien, mais, comme vous le savez, la vie n’est pas toujours facile. Huit personnes sur dix ne vous enverront pas de réponse correcte ou ne répondront pas du tout, du moins pas dans les délais prévus. Les collègues, y compris votre patron, ne cessent de tergiverser sur des tâches et des décisions exigeantes. Si vous ne tenez pas une liste de vos responsabilités “externalisées”, personne ne s’occupera d’eux.
Lorsqu’il s’agit de mesurer et d’enregistrer vos «trucs sous-traitées», avoir une liste d’attente est une véritable bouée de sauvetage. Le terme “Waiting For” (“en attente”) a été introduit par David Allen dans son livre Getting Things Done. Allen définit “Waiting For” comme des “rappels de toutes les choses que vous attendez de vous revenir ou de se faire par d’autres.”
Permettez-moi de vous fournir quelques conseils sur la façon de conserver et gérer une liste d’attente, puis asseyez-vous et éprouvez une tranquillité stoïque.
Dossier “En attente” dans votre client de messagerie
Si vous, comme la plupart d’entre nous, utilisez beaucoup le courrier électronique, je vous recommande de configurer un nouveau dossier de courrier électronique appelé “En attente” et de créer une règle qui déplace certains messages dans ce dossier.
Qu’est-ce qu’un dossier “En attente”? Regardez-le comme un simple seau dédié à collecter automatiquement vos données que vous avez externalisées. Vous devez tout d’abord configurer un déclencheur pour déplacer les messages vers ce dossier dédié. Chaque fois que vous envoyez un e-mail qui doit être suivi, CC vous-même sur l’e-mail, ce qui déclenche la règle. Vous trouverez des manuels détaillés sur le Web pour savoir comment configurer votre règle. Cela ne prend que 10 minutes pour configurer votre système, mais vous permet d’économiser au moins 10 minutes supplémentaires chaque jour.
Une solution encore meilleure et plus productive
Si vous utilisez un gestionnaire de tâches comme Nozbe, vous pouvez aller plus loin. La plupart des gestionnaires de tâches proposent des tâches de courrier électronique depuis votre client de messagerie vers des projets/dossiers spécifiques; alternativement, vous pouvez marquer certaines tâches. Configurez votre projet/dossier “En attente” dans votre gestionnaire de tâches, puis rédigez votre lettre et placez votre adresse e-mail unique dans le champ CC ou BCC. Sur Nozbe, vous pouvez ajouter une tâche à l’un de vos projets existants en utilisant le nom du projet précédé du symbole hashtag dans le champ du sujet de votre e-mail: “#En attente”.
Si vous voulez vraiment vous démarquer, vous pouvez ajouter des dates de suivi ou des dates d’échéance à votre message en utilisant des hashtags sur Nozbe. Dites que vous déléguez une tâche à vos subordonnés, ce qui doit être fait avant le vendredi. Rédigez votre e-mail, CC votre adresse e-mail unique, remplissez le champ du sujet avec “#En attente #vendredi”, puis appuyez sur le bouton Envoyer. L’e-mail atterrit dans votre projet “En attente” avec la date d’échéance associée (ou la date de suivi, si vous le souhaitez). Et puis toute la magie se produit - quand le vendredi arrive, le message va directement dans votre liste de priorités pour vous rappeler que vos subordonnés doivent être châtiés ou rappelés avec bonté, c’est à vous de décider. (Si vous utilisez un autre gestionnaire de tâches, vous pouvez également assigner une date d’échéance à votre tâche manuellement, et elle apparaîtra sur votre liste de priorités quand elle est requise.)
Nous n’avons pas encore fini!
Je parie que vous avez plusieurs tâches déléguées à vos subordonnés/collègues. Peut-être que votre patron ne cesse de reporter ses décisions. Pourquoi ne pas suivre ces enregistrements séparément? Tout ce que vous avez à faire est de trier par thématique des tâches individuelles en attente. Sur Nozbe, vous pouvez les assigner à des catégories préétablies. Pourquoi ne pas créer une catégorie pour votre patron, par ex. John. Vous pouvez également attribuer des catégories à votre tâche directement depuis votre client de messagerie (à condition que vous ayez déjà créé la catégorie sur Nozbe). Voyons à quoi ressemble notre champ de sujet: “#En attente #vendredi #John.”
Maintenant que vous avez établi votre royaume, il est temps de régner. Vous pouvez obtenir un rapport de votre liste “En attente” et l’envoyer à vos subordonnés ou écrire à votre patron dans un format personnalisé afin que vous soyez sur la même page. Sur Nozbe, vous pouvez imprimer vos tâches en un seul fichier PDF avec des commentaires ou sous forme de courte liste.
Avant de créer le rapport PDF, n’oubliez pas de sélectionner la catégorie souhaitée et de filtrer les tâches afin de vous assurer que votre liste contient des informations pertinentes pour le destinataire. C’est une fonction très pratique lorsque vous avez plusieurs tâches déléguées à un seul groupe ou un individu. S’il vous plaît consultez le guide Nozbe pour plus de référence. J’aime envoyer ces rapports individuels à mes subordonnés une fois par semaine - cela nous aide à garder une trace de toutes les tâches que j’ai déléguées à chacun d’eux.
Mot final
S’il vous plaît gardez à l’esprit que tous les astuces que vous avez appris auparavant ne sont rien de plus que du picorage, sauf si vous apprenez à vérifier votre système régulièrement. Les tâches continueront à s’accumuler. Prenez donc le temps d’examiner votre liste “En attente” au moins une fois par semaine et de vous débarrasser des tâches terminées, de faire le suivi de vos tâches non encore livrées, peut-être de compiler un rapport, puis de l’envoyer à vos collègues. Arrêtez d’attendre - il est temps de faire la récolte de vos actions!
