노즈비 팀은 노오피스(NoOffice) 스타일과 비동기식 의사소통이 팀 생산성의 핵심이라고 믿습니다. 벌써 몇 차례에 걸쳐 노오피스에 관해서 설명한 바 있지만, 비동기식 의사소통에 관해서는 아직 약간의 추가 설명이 필요합니다. 팀 내 의사소통을 향상시키는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?
“안녕하세요. 별일 없으시지요?! … 좀 해 주실 수 있나요…”
먼저 정반대 개념인 동기식 의사소통에 관한 설명부터 시작해 봅시다. 첫 번째, 동기식 의사소통은 20세기의 방식입니다! 두 번째, 우리는 이 방식이 일의 효율성을 심하게 저해하는 요소 중 하나라고 생각됩니다.
사례:
당신이 어떤 작업에 완전히 집중하고 있다고 합시다. 작업을 준비하고 집중하는데 꽤 많은 시간이 걸렸습니다. 일이 순조롭게 진행되고 있어서, 거의 하늘을 날고 있는 듯한 느낌입니다. 그때 갑자기 어떤 동료가 당신의 책상으로 다가와 어깨를 툭 치면서 지금 당장 하지 않아도 되는 일을 해 달라고 부탁합니다!
동료가 고의적으로 그렇게 한 것은 아닙니다. 작업 흐름을 깨뜨리려는 목적은 아니었으니까요. 이것은 사무실의 일반적인 작업 방식일 뿐입니다.
어떤 정보나 의견이 필요할 때 전화를 거는 것도 마찬가지입니다.
비동기식 vs. 동기식
비동기식 의사소통 방식의 메시지는 수신자가 받을 준비가 되어 있든 그렇지 않든 언제라도 보낼 수 있습니다. 예를 들어, 이메일이나 노즈비에서 위임된 작업이 비동기적이라 할 수 있습니다. 수신자는 그들이 원하거나 여유가 있을 때 응답할 수 있습니다.
동기식 의사소통은 전적으로 시간에 의존하고, 모든 주체가 동시에 의사소통을 나눠야 합니다. 그들은 동시적 시간을 이용해 의사소통합니다.
집중에 관한 존중
비동기식 의사소통을 추구하는 주된 이유는 다른 사람의 시간과 집중에 관한 존중에 있습니다.
틀림없이, 여러분은 어떤 일에 완전하게 집중하는 것이 얼마나 어려운지 잘 알고 있을 것입니다. 그리고 대부분의 중요 작업을 완수하는 데는 그런 종류의 집중 상태가 필요합니다.
이제, 주의집중이 흐트러지는 일이 하루에 몇 번이나 있는지 생각해 보세요… 그리고 그 수를 23으로 곱해 보세요.
왜 23이냐고요? 캘리포니아대학의 글로리아 마크 씨에 따르면, 주의가 흐트러진 뒤에 원래 상태로 돌아가는 데 분 단위로 그 정도의 시간이 필요하다고 합니다. 특히, 주의가 흐트러진 원인이 현재의 작업과 무관한 경우에는 더욱더 그렇다고 합니다. 일이 중단되면, 정신을 완전히 다른 주제로 이동시켜야 하기 때문에, 다시 돌아오는 데 그렇게 많은 시간과 정신적 노력이 필요한 것입니다.
그리고, 일이 중단된 다음에는, 마음이 급해져서 일을 더 빨리 하게 되지만, 이 때문에 스트레스와 실망감은 더 커지기만 합니다.
비동기식 의사소통의 장점
노즈비나 이메일을 통해 작업이나 코멘트를 교환하는 것과 같은 비동기식 의사소통은 (그 나름의 고유한 단점도 있지만) 모든 사람이 정보를 이해해야 하고, 필요한 경우에 의견을 제시해야 하는 그런 종류의 토론에 있어서는 매우 이상적인 방법이라고 할 수 있습니다. 이 방식에서는, 모든 사람들이 같은 주제로 소통하지만, 자신의 조건에 맞게 소통할 준비가 되었을 때 소통합니다.
이 소통 모델은 다양한 장점을 가집니다:
- 팀원들이 집중력을 깨뜨리지 않고 일할 수 있습니다.
- 동기식 의사소통에서는 종종 기록을 누락하는 경우가 있지만, 이 방식에서는 언급되고 공유된 내용이 모두 기록됩니다. 또, 동기식 의사소통에서는, 기록이 된 내용도 주관적이거나 완전하지 않을 수 있습니다.
- 응답하기 전에 생각할 시간적 여유가 있습니다 (즉석에서 응답하는 것이 항상 최선은 아닙니다).
- 이 방식에서는, 다양한 시간대에 거주하는 팀원들과 소통하는 것이 가능합니다.
이러한 소통방식 속에는, 일의 완성을 위해 그들의 응답을 필요로 하지만 그들의 시간을 존중하기 때문에 참을성 있게 응답을 기다릴 수 있다는 의미가 담겨 있습니다. 만약 그들이 일을 하고 있지 않거나, 조금 덜 집중해도 무방한 일을 하고 있다면, 그들은 바로 응답하거나 작업에 참여할 수 있습니다. 만약 그들이 중요한 일을 하고 있어서 바쁘다면, 메시지를 읽은 다음 적절한 시간에 응답할 수 있습니다. 모든 내용이 글로 전달되고, 파일, 링크, 동영상 같은 참고 자료들도 언제나 이용할 수 있습니다.
노즈비에서 활용하는 비동기식 의사소통 도구
집중할 수 있는 시간을 증가시키고, 서로의 집중을 위한 노력을 존중하기 위해, 우리는 비동기적 의사소통에 도움이 되는 앱을 이용합니다:
- 노즈비 - 프로젝트와 작업을 관리하기 위해서 이용합니다.
- 깃허브(Github) - 코드 관리를 위해서 이용합니다 — 결국 저희도 소프트웨어 회사라고 할 수 있으니까요.
- 드롭박스 페이퍼(Dropbox Paper) - 문서 작업을 위해 이용합니다 (이곳에서 일에 관한 코멘트도 작성하지만, 중요한 스레드/토론/논쟁은 모두 노즈비로 이동시킵니다).
- 드롭박스(Dropbox) - 공유 파일과 폴더를 위해 이용합니다.
- 구글 문서도구(Google Docs) - 공유 스프레드시트와 텍스트를 위해 이용합니다.
- 에버노트(Evernote) - 때때로 풍부한 내용의 메모를 만들고 그것을 노즈비 작업에 코멘트로 추가하는 데 도움이 되는 도구입니다.
- 슬랙(Slack) - 여러분의 팀이 채팅 채널의 시끄러움을 통제할 수 있는 규칙을 가지고 있다는 조건 하에, 비동기적 의사소통 기준을 적용할 수 있는 메인 채팅 앱입니다.
아무리 좋은 도구라 하더라도 적절히 사용하지 않는다면 제 효과를 낼 수 없다는 점에 주의하세요. 예를 들어, 만약 여러분이 모든 종류의 통보와 알림을 전부 켜 놓는다면, 동료가 어깨를 두드리지 않고 상사가 화요일 모임이 참석하지 않는 것을 허락한다 하더라도 일에 집중할 수 없을 것입니다.
상황 변화를 위한 준비
비동기적 의사소통은 생산적 팀 워크의 핵심이고, 협력의 미래라고 할 수 있습니다. 회사의 크기와 무관하게, 모든 회사에서 이 소통 방식을 대중화하기 위해서는, 몇 가지 변화가 일어나야 합니다. 이 변화는 사고와 행동 방식 양쪽의 변화일 수 있습니다.
이것은 일을 효율적으로 수행하기 위한 변화인 동시에 다른 사람들의 시간, 주의, 집중을 존중하기 위한 변화이기도 합니다.
이것은 비생산적인 회의를 줄이는 것을 의미합니다.
이것은 여러분의 조직에 소통의 예절을 도입하는 것을 의미합니다. 그리고 즉각적인 대응이 필요한 일과 10분, 20분, 40분의 시간적 여유가 있는 일을 구분하는 것을 의미합니다.
이것은 노즈비와 같은 비동기적 의사소통의 도구를 이용하게 된다는 것을 의미합니다 :)
이것은 자신의 일을 이성적으로 계획하고, 타인의 계획을 존중한다는 것을 의미합니다.
물론 예외도 있어야 합니다…
물론, 지나친 과장은 도움이 되지 않습니다 - 우리 모두 인간이니까요! 때에 따라서는, 이 모든 규칙으로부터 벗어나서, 동료로부터 즉각적인 응답을 요구해야 할 때도 있을 수밖에 없습니다. 그런 예외적인 상황은 절대로 나쁜 것이라 할 수 없습니다. 그래도 우리들의 인생은 계속될 테니까요 :)
