드디어 노즈비를 사용해 보시기로 결정하셨군요. 여러분은 등록을 마치셨고, 컴퓨터 또는 스마트폰에 앱을 다운로드하셨습니다. 저희들도 매우 흥분이 됩니다! 아마 여러분도 그러실 겁니다! 이 글을 읽으면서 유용한 팁들을 따라가신다면, 완전히 새로운 차원의 생산성에 도달하실 수 있을 것입니다. 자, 그럼 시작해 봅시다!
1일 차: 마음을 비우세요
여러분은 한꺼번에 너무나 많은 다양한 것들에 대해 생각하고 그것들을 기억하려고 노력합니다—그렇지만 이런 방식은 전혀 유익하지 않습니다. 짜증스럽기도 하고, 불안한 마음을 불러일으키기도 합니다. 따라서 마음속에 들어 있는 이 부담스러운 정보를 모두 생산성 시스템에 입력해 놓는다면 이 부담스러움으로부터 벗어날 수 있을 것입니다—이곳이 바로 노즈비의 역할이 시작되는 지점입니다. 이제, 마음속에 있는 생각들을 작업함에 추가해 봅시다 (왼쪽 메뉴의 두 번째 탭입니다).
✅ 방법: 작업함 화면에 있는 “+” 버튼을 이용해서, 순서에 상관없이 머리속에 있는 것들을 모두 입력하세요. 생각나는 것을 모두 타이핑하세요—사소한 관심거리인지 또는 중요한 전략 목표인지는 중요하지 않습니다. 하나하나 한 줄 한 줄 모든 내용을 입력하세요. 약 15~30분의 시간 동안 이 활동을 진행합니다.
노즈비 작업함의 가장 큰 장점 중 하나는 언제나 그 작업함을 가지고 다닐 수 있다는 점입니다. 어떤 장비든 작업함에 작업을 추가할 수 있습니다—스마트폰이든, 태블릿이든, 컴퓨터든 상관없습니다. 키보드 단축키를 사용하거나, 음성 명령을 이용해서 몇 번의 간단한 클릭만으로도 작업을 추가할 수 있습니다. (이곳에서 추가 정보를 읽어보세요).
2일 차: 작업의 배열과 중요성 평가
마음속의 모든 것들을 작업함에 입력하고 나면, 아주 긴 작업 목록이 생깁니다. 이제, 작업함을 비울 차례입니다. 이 목록을 검토하면서 다음의 사항을 확인합니다:
- 그것들 중 일부를 삭제할 수 있는지 (적어 놓고 나면, 중요해 보이지 않는 것들이 있습니다),
- 그것들 중 일부가 서로 연관되어 있는지 (예를 들어, 그것들은 같은 목표를 완수하는 데 필요한 단계들일 수 있습니다),
- 그것들 중 일부가 매우 중요해서 가능하면 빨리해야 하는지 (그것들은 여러분의 주요 작업이 될 것입니다),
- 그것들 중 일부를 다른 사람이 할 수 있거나 해야 하는지 (여러분은 나중에 그것들을 팀원, 친구 또는 가족에게 위임하게 될 것입니다), 또는
- 그것들 중 일부가 매우 복잡한지 (그것들은 프로젝트가 되어야 합니다).
✅ 방법: 시간을 할애하고 싶지 않은 작업은 삭제하세요. 그렇게 하려면, 작업 세부 정보 화면으로 들어가서 우측 하단에 있는 “…” 아이콘을 이용해야 합니다. 그곳에 “삭제” 항목이 있습니다.
✅ 이제, 같은 목표/주제와 관련된 작업과 복잡해 보이는 작업을 찾으세요—이것들을 하나의 프로젝트로 묶어야 합니다.
✅ 왼쪽 메뉴에 있는 프로젝트 항목을 이용해서 프로젝트를 만들 수 있습니다. 이곳에 들어가서, “+” 버튼을 이용해서 새로운 프로젝트를 시작하고, 이름을 입력한 다음, “만들기” 버튼을 누르세요 (아직까지 팝업창에 나오는 다른 옵션들은 신경 쓰지 마세요).
프로젝트 이름은 프로젝트의 목표를 반영해서 만들어야 합니다. 프로젝트의 목표를 나타내는 명사나 짧은 설명을 사용할 수 있습니다; 예, 여동생 생일, 프랑스 휴가 여행, 등.
✅ 오늘의 “노즈비 미션"를 완료하기 위해서는, 여러분의 직업적, 개인적 주요 목표를 나타내는 몇 가지 프로젝트를 만든 다음, 작업함에 있는 작업을 그곳으로 이동시키세요. 작업함에 있는 작업을 특정 프로젝트로 이동시키기 위해서는, 작업 세부 정보 화면에 있는 작업함 버튼을 눌러서 프로젝트 선택 메뉴를 여세요. 그런 다음, 작업을 이동시키고 싶은 프로젝트를 선택합니다.
3일 차: 프로젝트 계획하기
이제 작업함에 있는 작업을 삭제하거나 프로젝트로 이동시켰기 때문에 작업함이 비워져 있습니다. 그리고 여러분의 목표에 따라 몇 개 프로젝트가 생성되어 있고, 그 프로젝트에 몇 개씩의 작업이 할당되어 있습니다. 정확한 이해를 위한 추가 설명: 프로젝트란 두 개 이상의 단계로 구성된 일을 말합니다. 따라서 모든 복합적인 작업은 프로젝트라고 할 수 있습니다—여러분의 목표는 프로젝트가 됩니다.
✅ 따라서 작업함에 추가했지만 작업이라 하기에 너무 복잡한 작업은 프로젝트로 전환하는 것이 좋습니다. 그 과정은 매우 간단합니다. 먼저 해당 작업을 연 다음, “…” 버튼을 누릅니다. 드롭다운 목록에서 “프로젝트로 전환” 항목을 선택합니다. 간단히 프로젝트로의 전환이 완료되었습니다!
“마음을 비우는 과정 동안” 적었던 작업들만으로는 작업을 시작할 수 있을 정도로 완전한 프로젝트가 구성되지 않을 가능성도 있습니다. 만약 그렇다면, 오늘은 프로젝트에 구체적인 작업을 추가해서 그것들을 완전하게 만드는 일에 집중할 것을 권유합니다.
✅ 방법: 왼쪽 메뉴에 있는 “프로젝트” 항목을 선택해서 프로젝트 목록으로 들어가세요. 이곳에서 해당 프로젝트가 더 완전한 것이 될 수 있도록 필요한 단계를 추가하는 것입니다. 프로젝트에 작업을 추가하기 위해서는, 프로젝트 화면의 우측 하단에 있는 “+” 버튼을 이용합니다.
참고: 두 가지 종류의 프로젝트가 있습니다: (1) 목표 지향적 프로젝트는 구체적인 목표가 있어서 완성하는 것이 가능한 프로젝트를 말합니다. “냉장고 구입” 같은 프로젝트가 여기에 해당됩니다. (2) 지속형 프로젝트는 특정한 일의 종류와 관련된 다양한 작업과 활동이 포함된 프로젝트이기 때문에 완성할 수 있는 프로젝트가 아닙니다. “블로그 포스트 아이디어"와 같은 프로젝트가 여기에 해당됩니다.
목표 지향적 프로젝트와 관련된 다음의 템플릿에서 영감을 얻어 보세요:
다음은 지속형 프로젝트의 예입니다:
- 마케팅
- 가족 예산
- 블로그 글 아이디어
- 재정
만약 여러분이 변호사, 보험 설계사, 의사 또는 개인 트레이너라면, 고객/환자별로 프로젝트를 만들어서 그들과 관련된 모든 정보, 진행 기록, 미팅, 문서를 한 장소에 보관하는 것을 고려해 볼 수 있습니다.
4일 차: 작업 변수
이미 이해하셨겠지만, 작업은 이름을 붙여놓은 한 줄의 기록이 아닙니다. 각각의 작업에는 다음의 요소들의 필요할 수 있습니다:
- 날짜 - 데드라인을 의미합니다 - 완료 예정일과 시간을 설정하는 것입니다,
- 필요 시간 - 일일 업무 과정 중 구체적인 작업에 필요한 시간의 양을 표시하기 위한 요소입니다,
- 책임자 - 친구 또는 팀원의 도움을 얻기 위한 요소입니다,
- 프로젝트 - 작업을 프로젝트에 배정하기 위한 요소입니다,
- 카테고리 - 작업의 속도를 늘리기 위해 특정 작업의 종류를 하나로 묶는 요소입니다, 그리고
- 코멘트 - 작업과 관련된 세부 정보를 추적하고, 진행 상황을 기록하고, 작업의 주체인 다른 사람들과 소통하기 위한 요소입니다.
✅ 방법: 모든 작업을 검토하면서, 날짜 또는 시간 변수를 설정해야 할 작업이 있는지 확인하세요. 시간에 민감한 작업에는 날짜를 추가하세요; 능률적인 일일 작업을 원한다면 필요한 시간을 설정해서 각각의 작업에 걸리는 시간을 확인하세요. 만약 작업을 다른 프로젝트로 이동시키기로 결정했다면, “프로젝트” 변수 버튼을 사용하세요.
내일은 다른 변수에 집중해 보시고, 그다음 날은 또 다른 변수에 집중해 보세요. 계속해서 작업을 프로젝트에 추가하는 것이 가능하기 때문에, 아이디어나 생각을 노즈비 작업함에 기록해 둬야 한다는 점도 기억하세요.
그러나, 작업함은 작업을 계속 저장해 두는 장소가 아니라는 점도 기억하세요. 매일 작업함에 있는 작업을 적절한 프로젝트로 이동시키거나 삭제하는 방법으로 작업함을 비워주실 것을 권유합니다.
5일 차: 작업 코멘트와 첨부파일
어제 배운 것처럼, 각각의 작업에는 코멘트 공간이 있습니다. 이곳은 팀원들 사이의 토론이 이루어지는 장소입니다. 만약 아직 노즈비를 혼자 사용하고 있다면, 이곳은 작업에 관한 세부 정보와 진행 상황을 기록할 수 있는 아주 좋은 공간입니다.
✅ 방법: 작업에 코멘트를 한 개씩 추가하세요. 이렇게 해 놓으면, 나중에 다시 돌아왔을 때, 작업 수행을 위해 필요한 모든 정보가 한눈에 들어옵니다. 텍스트 코멘트를 추가하려면, 코멘트 공간을 누른 다음 타이핑을 시작하세요.
때에 따라, 프로젝트와 작업에 최적의 활동 목록을 추가할 필요가 있습니다 — 작은 단계의 목록을 작업에 추가할 수 있다면 이 목적이 달성될 것입니다. 노즈비에서는, 체크리스트 형태의 코멘트가 그 역할을 수행합니다. 이것이 특별히 유용할 때가 있습니다:
- 작업을 수행하는 데 어느 정도 시간이 필요하기는 하지만, 몇 시간 이상 걸리지 않을 때,
- 하루 또는 앉은 자리에서, 작업을 끝낼 수 있을 때, 또는
- 작업이 몇 개의 단계로 구성되어 있고, 그 단계를 절대로 잊어버리고 싶지 않을 때.
✅ 방법: 작업에 체크리스트 코멘트를 추가하세요. 코멘트 공간에서 “체크리스트” 항목을 선택하시면 됩니다.
그런 다음, 각각의 단계를 입력하고 “엔터” 또는 “리턴” 키를 누르는 방법으로 다음 단계로 넘어갑니다.
물론, 작업에 첨부파일을 추가할 수도 있습니다.
✅ 방법: 필요한 곳에, 파일이나 사진의 형태로 코멘트를 추가하세요—“첨부파일” 항목을 선택하세요. 파일을 추가하려면, “파일 선택” 버튼을 누르거나 파일을 이곳에 드랙앤드롭하세요.
이 정도는 초보자분들도 활용할 수 있는 가장 기본적인 코멘트 기능입니다 :) 만약 조금 더 나아가서, 제 3자 파일을 첨부하고 싶으신 분들은 도움말 페이지를 참고하세요.
6일 차: 주요 작업—우선적으로 해야 할 일
여러분의 아이디어, 계획, 책무 등을 프로젝트와 변수를 통해 작업에 모두 반영했다면, 이제 일을 해야 할 시간이 되었다고 할 수 있겠지요?
✅ 방법: 프로젝트로 가서, 작업 목록을 훑어보면서 어느 일을 먼저 해야 하는지 생각해 보세요. 지금 목표 달성을 위해 가능하면 빨리해야 할 일을 선택하는 것입니다. 이렇게 선택한 작업이 여러분의 “주요 작업"이 될 것입니다. 그 작업 옆에 있는 별표를 클릭하면, 이 작업은 프로젝트 목록에서도 볼 수 있고 “주요 작업 목록"에서도 볼 수 있게 됩니다. 주요 작업 목록은 노즈비의 지휘 사령부입니다. 이번 주에 수행하고자 하는 다른 프로젝트에 대해서도 같은 과정을 반복합니다.
모든 작업을 주요 작업으로 등록하면 안 된다는 사실도 기억하세요. 이렇게 하면 애초의 목적이 훼손됩니다. 반대로, 전체 프로젝트에서 다급하게 해야 할 일이 하나도 없을 수도 있습니다. 또, 여러분의 선호 작업 방식에 따라 설정 방법이 달라질 수도 있습니다.
✅ 방법: 완료된 작업은 작업 이름 왼쪽에 있는 동그라미 버튼을 체크해서(✓) 완료된 것으로 표시합니다. 완료된 작업을 저장소에 저장하는 이 과정을 통해, 일을 해냈다는 성취감을 느낄 수 있습니다! :)
어느 작업이 주요 작업 목록에 자동으로 나타나는지 확인하세요.
7일 차: 카테고리—유사한 작업을 묶으세요
지금쯤은, 코멘트, 첨부파일, 주요 작업 등을 추가하고, 그것들을 프로젝트에 배정하는 방법을 이미 터득하셨을 것입니다. 그렇지만 아직 논의하지 않은 작업 변수가 있습니다—카테고리가 그것입니다.
서로 다른 프로젝트에 해당하는 작업이라 하더라도, 같은 도구를 사용하는 경우나 비슷한 조건에서 진행하는 경우가 있습니다. 이런 경우에 카테고리가 필요합니다. 몇 가지 예를 들어 봅시다:
도구
- “스마트폰” (다른 프로젝트에 해당하는 전혀 무관한 작업이지만, 전화를 사용한다는 점에서는 같을 수 있습니다)
- “컴퓨터” (모바일 장비보다 컴퓨터를 사용하는 것이 더 쉬운 작업들이 있습니다)
- “프린터” (다른 프로젝트에 해당하는 문서라 하더라도 프린팅을 해야 하는 것은 마찬가지일 수 있습니다)
장소
- “사무실에서” (직장에서 해야 할 일들)
- “집 밖에서” or “외부 일” (우체국에 가거나, 쇼핑을 하거나, 꽃을 사는 것 등을 잊지 않기 위해서)
작업을 다루는 방법, 시간, 기타 변수:
- “언제나” (가장 중요한 작업은 아니지만, 시간 있을 때마다 돌봐야 할 작업)
- “긴급” (즉각적인 수행이 필요한 작업)
- “고객의 이름” (프로젝트에 고객의 이름을 사용하지 않는 경우, 특정한 고객과 관련된 작업)
✅ 방법: 작업 흐름에 맞는 카테고리를 만들어 보세요. “카테고리” 화면으로 가서 (1), “+” 아이콘을 누르세요 (2). 텍스트 입력 창이 목록 상단에 나타납니다 (3)—카테고리의 이름을 입력한 다음 저장하세요.
카테고리를 추가할 수 있는 다른 방법도 있습니다—도움말 페이지를 참고하세요.
이제 여러분은 작업 카테고리를 사용하면 작업 환경 또는 작업 과정을 너무 자주 변경하지 않을 수 있어서 시간을 절약하는 데 도움이 될 수 있다는 사실을 알게 되었습니다. 이제 카테고리를 작업에 배정해 봅시다.
✅ 방법: 작업으로 가서, 변수 중 카테고리 버튼을 선택하세요. “카테고리"를 탭한 다음, 드롭다운 목록에서 한 개 이상의 항목을 선택합니다. 확인 버튼을 누르는 것을 잊지 마세요!
이제, X라는 고객과 관련된 작업을 관리하고 싶다면, 카테고리 목록으로 가서 “고객 X” 카테고리를 선택하세요. 이 카테고리를 배정받은 작업의 목록을 볼 수 있습니다.
8일 차: 라벨—프로젝트의 체계적 관리에 도움이 됩니다
노즈비에서 평범한 프로젝트 목록을 만드는 것은 쉽습니다. 그러나 해야 할 일이 많아 쌓이면 쌓일수록, 특정 프로젝트 또는 지금 바로 하고 싶은 비슷한 프로젝트들을 찾는 것이 더 어려워집니다. 이때 라벨이 필요합니다. 라벨은 유사한 프로젝트를 한 개의 종류로 묶기 위해 사용됩니다.
라벨의 예:
- “블로그” 라벨은 블로그 운영과 관련된 모든 프로젝트(게시글, 아이디어, 소셜미디어 등)를 위한 라벨입니다.
- “개인” 라벨은 직장이 아닌 곳에서 관리하고자 하는 모든 개인 프로젝트를 표시합니다.
- “비활성화” 라벨은 시작은 했지만 무기한 정지 상태에 있는 프로젝트를 위한 라벨입니다. 예를 들어, 고객이 아직 일의 추진 여부를 결정하지 않았지만, 여러분이 이미 해당 프로젝트와 관련된 유용한 정보를 어느 정도 가지고 있는 경우가 여기에 해당됩니다.
✅ 방법: “개인” 라벨을 만들어서, 모든 개인 프로젝트에 표시하세요. 먼저, 한 개의 개인 프로젝트로 갑니다. 우측 상단에 있는 “i” 아이콘을 이용해서, 아이콘 화면으로 들어갑니다. 그곳에 “라벨 변경” 버튼이 있습니다.
✅ 그 버튼을 클릭한 다음, “새항목” 버튼을 선택합니다. “개인"이라고 타이핑한 다음, 엔터를 누릅니다. 그런 다음, 목록에서 그것을 선택한 후, “확인” 버튼을 눌러서, 이 라벨을 프로젝트에 추가합니다. 다른 개인 프로젝트로 가서, 같은 방법으로 라벨을 배정합니다.
이제, 개인적인 작업에만 집중하고 싶거나 휴가 중일 때는, 프로젝트 목록으로 가서 상단에 있는 “라벨” 아이콘을 선택한 다음, “개인” 라벨로 그 목록을 필터링하세요. 이렇게 하면, 자유 시간 동안 직장 관련 일로 스트레스를 받지 않을 수 있습니다.
도움말 페이지에서 더 많은 정보를 얻으실 수 있습니다.
9일 차: 협업을 통해 더 많은 일을 해내세요
노즈비는 처음 만들어진 이후 개인 작업 관리 도구에서 강력한 팀 협력 플랫폼으로 진화해 왔습니다. 노즈비를 사용하면, 소통과 프로젝트 관리의 효율이 훨씬 더 높아집니다. 초보 사용자일 때는, 함께 일하고 싶은 한 두 사람 정도를 초대하는 것으로 시작하고 싶을 수 있습니다.
✅ 방법: 다른 사람을 여러분의 팀으로 초대하세요.
- 왼쪽의 아이콘 바에서 “당신 + 팀” 섹션으로 가세요.
- 팀 화면 하단에 있는 “+” 표시를 클릭하세요.
- 초대하고자 하는 사람의 이메일 주소를 입력한 다음 “확인” 버튼을 누르세요.
여러분이 확인 화면에서 승인 버튼을 누르고 나면, 이 사람에게 팀 안에서 노즈비 계정을 만들 수 있도록 초대장이 전송됩니다.
참고: 30일 무료 Trial 계정 이용 기간 동안에는, 여러분의 팀에 원하는 수만큼 사람들을 초대할 수 있습니다. Trial 사용 기간이 끝나고 나면, 노즈비 플랜 중 한 가지를 선택하실 수 있습니다.
이때부터는, 파트너와 함께 일하고 싶을 때마다, 그들을 프로젝트로 초대하거나, 그들에게 작업을 위임하거나, 그들에게 여러분을 위해 작업을 만들게 하는 일을 아주 쉽게 실행할 수 있습니다.
✅ 방법: 프로젝트를 공유할 수 있도록 어떤 사람을 초대하세요. 프로젝트로 가서, 우측 상단에 있는 “i” 아이콘을 이용해서 인포바를 엽니다. 이제:
- “사람 초대하기” 버튼을 선택하세요.
- 만약 그 사람이 이미 팀에 있다면, 그 사람을 목록에서 선택한 다음, 확인 버튼을 누르세요.
- 만약 특정 프로젝트를 공유할 수 있도록 새로운 인물을 초대하고 싶다면, “사람 추가하기"를 클릭하세요.
- 그들의 이메일 주소를 입력한 다음, 입력/리턴 키를 누르세요.
- 확인 버튼을 누르세요.
확인이 끝나면, 초대받은 사람이 이메일을 통해 초대장을 받습니다. 만약 그 사람이 이미 노즈비 계정을 가지고 있다면, 그들의 노즈비 화면에서 주요 작업 목록의 바로 위, 즉 아이콘 바 위에 편지봉투 ✉️ 아이콘이 보일 것입니다.
여기에서 프로젝트 공유에 관해 더 많은 정보를 얻으세요.
10일 차: 검토하기
여러분은 10일 동안 노즈비를 사용하고 있습니다. 그동안 작업을 추가하는 방법, 그것들을 프로젝트에 배정하는 방법, 카테고리를 사용하는 방법을 배웠습니다. 그리고 생산성 향상을 위해 다른 사람들을 여러분의 프로젝트로 초대하는 방법도 배웠습니다. 이런 과정을 통해, 이제 여러분의 진정한 생산성 시스템이 여러분 앞에 준비되어 있습니다. 이 생산성 시스템의 효과적인 활용을 통해, 작업 및 프로젝트 수행에 있어서 완전히 새로운 차원의 생산성과 효율성을 경험하실 수 있기 바랍니다.
✅ 방법: 오류를 최소한으로 줄이기 위해서는, 규칙적으로 시스템을 검토할 필요가 있습니다. 이것을 주간 검토라고 하는데, 주간 검토는 꾸준하게 지속해야 합니다.
다음의 단계별 템플릿을 활용하신다면, 주간 검토의 정확하고 효과적인 실행에 크게 도움이 될 것입니다.
이 템플릿은 웹브라우저에서 사용하시거나, 노즈비 계정에 추가하셔서 여러분의 프로젝트로 저장하실 수 있습니다.
지금까지 많은 것들을 배우셨지만, 아직 검토해야 할 수많은 자료와 비법이 있습니다.
대표적인 것들을 소개해 드립니다.
✅ 먼저, 앱을 이용하기 위해 알아야 할 기본적인 연습 및 실행 방법이 담긴 프로젝트 템플릿을 열어 보시려면 이곳을 클릭하세요.
✅ 노즈비를 사용하시다가, “막히는 느낌"이 있을 때마다, 도움말 페이지의 검색창을 이용해서 문제 해결에 도움이 될 정보를 찾으세요.
✅ 비디오 튜토리얼 풀 버전의 시청과 “궁극적 수준의 생산성으로 가는 10단계” 과정을 따라 해 보실 것도 권유해 드립니다.
✅ 도움이 필요하시면 이메일(questions@nozbe.com)이나 앱 안에 있는 연락 서식을 통해 친절의 소중함을 아는 저희 고객지원팀으로 연락주세요.
감사합니다! 행운을 빕니다!
