보험이나 혹은 보험 관련 산업에 종사하시나요? 그렇다면, 노즈비를 활용한 고객들과의 협력 방법에 대해 궁금하실 겁니다. 이 글에서는, 보험산업에 종사하는 보험 중계인이나 그 밖의 전문가들에게 도움이 될만한 노즈비 활용 방법과 해법을 제시해 드리려고 합니다. 작업 성공률을 높이고, 더 체계적으로 활동하는 데 도움이 될 것입니다.
이 글은 노즈비의 폴란드어 페이스북 커뮤니티의 팔로워분들이 공유해 주신 팁과 경험에 바탕해 서술되었습니다.
크쉬쉬토프 씨의 고충
주로 생명보험과 집단보험 분야에서 일하고 있는 보험 및 투자 분야 전문가이자 European Financial Guide의 공인 상담사인 크쉬쉬토프 씨는 그의 일에 노즈비를 활용할 수 있는 방법을 찾고 있었습니다. 그는 주로 고객과 좋은 관계를 유지하는 데 도움이 될 수 있는 도구를 원했습니다: 고객과 식사 약속을 잡기에 좋은 시점이라고 할 수 있는 고객의 생일을 알림해 주거나, 계속해서 그들을 관리하는 데 도움이 될 수 있는 도구를 원했던 것입니다.
그는 자신의 모든 프로젝트를 노즈비로 옮기는 데까지는 성공했지만, 노즈비로 그것들을 관리하고 완수해 내는 방법에 대해서는 감을 잡을 수 없었습니다. 크쉬쉬토프 씨는 가장 어려운 점에 대해 이렇게 말합니다:
“저는, 한 시점에, 다양한 단계(만남, 제안, 협상, 마무리 등)에 있는 30~40명의 고객분들과 함께 일합니다. (어떤 때는 만나자마자 바로 그날 한 건을 올리기도 하고, 어떤 때는 1달이 걸리기도 해서) 그때그때 상황이 다른데, 이 40명 정도의 고객을 이미 열어놓은 50개의 프로젝트에 모두 추가해야 하는 건가요?"
자기만의 시스템 만들기 – 항상, 첫 단계가 가장 어렵습니다
성공의 첫 단계이자 가장 중요한 부분은 모든 작업을 추적하는 습관을 만들고, 최종적으로는 작업이 완료될 때마다 그것을 노즈비에서 완료 처리하는 것입니다. 그리고, 그 이전에, 시스템의 기초를 구축하는 데 하루 정도의 시간이 필요합니다 – 즉, 모든 데이터를 노즈비로 옮기고, 라벨, 카테고리, 날짜를 이용해서 프로젝트와 작업에 체계를 부여하는 작업을 말합니다.
여러분의 필요에 맞는 최적화된 시스템을 만들기 위해서는, 여러 가지 시나리오를 만들거나, (더 바람직한 방법으로서는) 그것들을 모두 적어놓고, 그것들과 관련된 최초의 문제점들을 예상해 보는 것이 필요합니다:
“제 경우에는 항상 새로운 작업이 튀어나옵니다: X를 다시 불러내고, GTC를 Y에게 보내고, Z의 보험금을 검토하는 등. 이것들을 더 쉽게 하기 위해 (이것은 한 가지 행동만 필요로 하는 것들이기 때문에), 그들을 “진행 중인 업무"라는 이름의 프로젝트 안에 넣기 시작했습니다. 그런데 그 결과 또 하나의 혼란스러운 상황이 생기더군요 :)"
이런 문제를 피하기 위해, 다음의 제안을 고려해 보세요:
라덱 씨의 조언: 1명의 고객 = 1개의 프로젝트 + 라벨
라덱 씨가 제안한 첫 번째 방법은 고객마다 별도의 프로젝트를 만드는 것입니다. 이에 더해, 그는 “만남”, “제안”, “협상”, “마무리” 등의 라벨을 만들어서, 그것들을 해당 단계마다 프로젝트에 배정할 것을 제안합니다.
이런 방식으로, 단 두 개의 단계로, 프로젝트를 체계화시켜 놓으면, “제안” 단계에 있는 고객들을 필터링해서 제안 작업을 준비하거나, “만남” 단계에 있는 고객들을 필터링해서 전화 접촉을 할 수 있습니다. 만남을 위한 일정이 잡히면, 해당 고객을 위해 만들어 놓은 프로젝트에 (날짜와 시간 등) 모든 세부사항이 포함된 작업을 추가하고 알림을 설정할 수 있습니다.
모니카 씨도 이 솔루션을 지지합니다. 그녀 역시 프로젝트 소팅을 활용합니다:
“저도 고객 한 명당 한 개의 프로젝트를 만드는 방법을 이용합니다. 그렇게 하다 보면, 어떤 때는 대략 100~150개의 프로젝트가 생깁니다. 저는 대개 날짜를 사용해서 프로젝트의 이름을 만든 다음에, 그것들을 알파벳 순으로 배열합니다. 그러나 여러분은 고객의 이름으로 프로젝트를 만든 다음 알파벳 순으로 배열하는 것도 가능합니다. 어떤 날은, 하루에 다양한 프로젝트에 해당하는 20~30개의 작업이 작업 목록에 올라옵니다 (예를 들어, 전화 통화, 이메일 보내기, 현금 이체 등). 이렇게 체계적인 시스템을 구축해 놓지 않았다면, 그것들을 감당할 수 없을 것입니다."
라벨 대신 카테고리를 사용해서 작업을 무리 짓기 하는 방법
만약 여러분이 한 명의 고객당 한 개의 프로젝트를 만드는 방법을 선택한다면, 그 프로젝트는 “살아 움직이듯 변화해 갑니다”. 따라서 해당 고객과 관련된 각각의 새로운 단계를 나타내는 작업들이 필요합니다. 이 지점에서는, 라벨 대신, 카테고리를 사용할 수 있습니다.
여러분은 각각의 단계에 대응하는 모든 작업을 별도의 프로젝트에 보관할 수 있습니다 – 예를 들어, “고객 X와의 협조 단계들 – 생명 보험”. 미리 작업을 신중하게 만들어 놓았다면, 여러분은 프로젝트에 가서, (“만남”, “전화”, “VIP”, “[도시 지역]” 등의 카테고리를 미리 설정해 놓은 – 한 개의 작업에 여러 개의 카테고리를 배정하는 것이 가능하다는 점을 기억해 두세요) 원하는 작업을 복제해서, 그 복제된 작업을 구체적인 고객을 위한 프로젝트에 할당하고, 원하는 경우에는, 완료 예정일을 설정하기만 하면 됩니다.
필요한 경우에는 “당신+팀” 화면으로 가서, “[도시 지역]”이나 “전화 통화” 등의 카테고리로 여러분의 작업을 필터링한 다음에, 만날 장소로 출발하거나, 고객에게 전화를 걸 수 있습니다.
우카쉬 씨의 팁: 한 명의 고객 = 한 개의 프로젝트 + 템플릿
우카쉬 씨의 글입니다:
“분명히, 한 명의 고객 = 한 개의 프로젝트, 또는 최종적인 방법으로, 한 건 = 한 개의 프로젝트로 설정하는 것이 좋습니다. 템플릿이 있으면, 이 과정이 아주 쉬워집니다 – 특히, 가령 “2주 후”에 시작할 각각의 후속 단계를 설정하는 것이 아주 쉬워집니다.
저는 새로운 고객들과 일을 시작할 때 사용할 프로젝트 템플릿을 마련해 놓고 있습니다 (계약서 서명, 자료 입력, 계좌 관리자 배정 등). 각각의 템플릿 속에는 주요작업(다음 활동)으로 저장되어 있는 “제어 작업”이 들어 있습니다. 이렇게 해 놓으면, “정식으로 마무리되지 않았기 때문에” 아직 몇 가지 작업을 더 완성해야 하는 일을 파악하는 것이 가능합니다. 이것은 아주 정밀하지는 않습니다. 아직 프로젝트까지 가서, 정확히 어떤 일이 남아 있는지 확인해야 하기 때문입니다. 그러나 이 작업 덕분에 작업마다 별을 달았다가 떼었다가 하는 일을 할 필요가 없습니다."
혹시 여러분이 제어 작업을 만든다는 아이디어가 마음에 들지 않는다 하더라도, 템플릿을 사용할 것을 권유하고 싶습니다! 만약 각 고객에 관한 일이 비슷한 단계들을 포함한다면, 자세한 템플릿을 만들어서 (기억해 두세요: 템플릿에 추가해 놓은 작업 완료 예정일은 상대적이라서, 오늘부터 데드라인까지의 기간을 나타낼 뿐입니다), 새로운 고객이 확보될 때마다 그 템플릿으로부터 새로운 프로젝트를 만드세요.
마리우쉬 씨의 제안: 단 한 개의 프로젝트
이 접근법을 따른다면, 다소 선택의 폭이 좁아집니다 – 고객을 소팅하는 것이 더 어렵고, 라벨을 사용할 수도 없습니다. 그러나, 이 방법을 최적의 솔루션이라고 느끼는 분들도 있을 수 있습니다.
마리우쉬 씨에 따르면:
“또 한 가지 방법은 모든 고객을 포괄하는 단 한 개의 프로젝트를 만든 다음, 고객의 이름으로 작업을 만드는 것입니다. 특정 고객을 위해 새로운 작업을 만들면, 코멘트에 체크리스트를 추가한 다음, 일이 완료될 때마다 항목에 체크 표시하고, 역동적으로 코멘트를 편집할 수 있습니다.”
이 시점에서, 노즈비에서는 작업을 프로젝트로 즉시 전환하는 것이 가능하다는 사실을 상기할 필요가 있습니다. 만약 어떤 고객이나 계약 건이 특별히 복잡할 때는, 자세한 모든 내용은 그대로 유지한 채 그 작업을 프로젝트로 쉽게 전환할 수 있다는 것을 의미합니다. 그러나, 한번 작업을 프로젝트로 전환하고 나면, 그 작업이 작업 목록에서 없어진다는 사실을 기억해야 합니다. 따라서, (가령, 통계적인 목적에서) 그 작업을 작업 목록에 그대로 놔두고 싶다면, 먼저 그 작업을 복제한 다음, 그 복제본으로 프로젝트를 만들어야 합니다.
시스템은 조심스럽게, 그리고 일관성 있게 유지되어야 합니다
어느 솔루션이 여러분에게 도움이 되든 상관없이, 꼭 기억해 두세요: 모든 작업을 해당 프로젝트에 두고 지켜보면서 일일 검토와 주간 검토를 수행하지 않는다면, 일의 방향을 잃기 쉽습니다.
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