Nozbe

이 게스트 포스트는 노즈비 홍보대사이자 생산성 전문가로 활동하고 있는 로비 마일즈 씨(Robby Miles)가 썼습니다. 정말 좋은 분이지요 :-) 플렛 프로젝트 관리, 이메일 작업 처리, 프로젝트 템플릿 사용에 관심 있는 분들에게 읽어보실 것을 권해 드립니다.

제 이름은 로비 마일즈입니다. 저는 한 사람의 아빠로서, 역사 선생님, 육군 장교, 온라인 프리랜서, 노즈비 홍보대사로 활동하고 있습니다. 따라서 해야 할 일이 정말 많습니다. 그렇지만 이 모든 것들을 체계적으로 관리해 나가는 데 있어서 믿고 쓸 수 있는 도구는 오직 노즈비 하나밖에 없습니다. 지금부터 제가 이 모든 것들을 처리해 나가기 위한 노즈비 사용 방법에 대해 말씀드리겠습니다.

프로젝트 라벨

제가 진행 중인 다양한 작업을 하나도 놓치지 않고 처리해 나갈 수 있는 것은 노즈비의 “플랫”(flat) 프로젝트 시스템 덕분입니다. 플랫 프로젝트 방식으로 관리한다는 것은 하부 작업이나 작업, 또는 프로젝트나 폴더 속에 깊이 숨겨져 있는 작업이 없다는 것을 의미합니다. 그렇습니다. 이것은 한 두 번의 클릭으로 원하는 모든 것을 화면에 표시할 수 있다는 것을 의미합니다. 많은 다른 앱에서는 작업을 잃어버리는 일이 생기기 쉽지만, 노즈비에서는 그런 일이 일어나지 않습니다.

프로젝트는 GTD 시스템의 핵심 요소이기 때문에, 저 또한 많은 프로젝트를 만듭니다. 그래서 지금은 50개가 넘는 프로젝트를 가지고 있지요. 영역별로 프로젝트를 나누고자 할 때에는 프로젝트 라벨을 통한 그룹핑 방법을 사용합니다.

  • 교육 관련 프로젝트에는 “Teaching”이라는 라벨을 붙입니다.
  • 군사 관련 프로젝트에는 “Military"라는 라벨을 붙입니다.
  • 고객 관련 프로젝트에는 “Client”라는 라벨을 붙입니다.
  • 집과 관련해 수행해야 할 프로젝트에는 “Home”이라는 라벨을 붙입니다.

라벨의 구체적인 활용 방법이 궁금하시지요? 제가 강의를 준비하면서 교실에 앉아 있을 때는 주요 작업 목록을 연 다음에 “Teaching” 라벨로 필터링을 합니다. 그러면 교육 관련 작업만 화면에 뜨기 때문에, 다른 작업들 때문에 혼란을 겪지 않을 수 있습니다. 매우 신속하게 제가 어디에 힘을 집중해야 하는지 알게 되는 것이지요. 프리랜서 일, 집과 관련된 일 등 라벨을 설정한 모든 일에 대해 이런 방식의 처리가 가능합니다.

이메일

노즈비의 가장 강력한 (그러나 아마도 그 가치에 비해 가장 적게 사용되는) 기능 중에 하나는 이메일로 작업을 처리하는 기능일 것입니다. 이메일이 메일함에 계속 쌓이도록 놔두는 것은 좋지 않습니다. 이메일을 여러분의 비밀 노즈비 이메일 주소로 보냄으로써 그것들을 작업으로 전환시키는 것이 좋습니다. 또는 제프 샌더스의 방법에 따라 시리(Siri)를 이용해서 목소리만으로 작업을 노즈비에 추가하는 방법도 좋습니다.

이와 같이 해야 할 일이 담긴 이메일을 노즈비로 보냄으로써 그것들을 작업으로 전환할 수 있을 뿐 아니라, 이미 존재하는 작업에 이메일로 직접 코멘트를 추가하는 것도 가능합니다. 아마 그것까지는 모르셨을 거예요. 그다지 크게 주목받는 기능은 아닐지 몰라도, 생각보다 훨씬 더 쓸모가 있습니다.

이메일 코멘트 기능은 저의 자동 블로그 세팅에 있어서 매우 중요한 부분을 차지합니다. 어떤 작업을 시작할 준비가 되었을 때 이에 필요한 모든 정보와 링크가 준비되어 있다는 것은 너무나 좋은 일입니다.

템플릿

Nozbe.how 템플릿도 매우 쓸모가 있습니다.

일련의 동일한 작업들을 계속해서 반복해야 한다면, 그것들을 하나의 템플릿으로 전환하는 것이 좋습니다. 그 작업을 할 때마다 아무것도 없는 상태에서 다시 그것들을 만들 필요가 없습니다. 생산성 향상의 목표는 과정을 간결화함으로써 시간을 절약하고 정말로 중요한 작업에 집중하는데 있습니다.

매주마다 저는 주간 검토 작업을 합니다. 이 활동 역시 반복되는 작업으로서, 변하는 부분이 거의 없습니다. 그래서 저는 이것을 템플릿으로 전환하였습니다. 이제 매주마다, 그 템플릿을 기초로 프로젝트를 만들어서 주간 검토를 실시하고 있습니다. 이렇게 하면 어떤 단계를 잊거나 놓칠 염려가 없습니다.

원격 근무를 하고 있는 팀원들을 교육시킬 때도 템플릿이 쓸모가 있습니다. 회사를 위한 표준 절차를 만들어서 동료들과 공유할 수 있는 다른 소프트웨어나 온라인 프로그램이 많습니다. 그러나 이미 작업을 관리하고 있는 애플리케이션에서 그런 템플릿을 만드는 것이 더 쉽지 않을까요?

노즈비의 가장 좋은 점은 필요에 따라 간단한 시스템을 만들 수도 있고, 다소 복잡한 시스템을 만들 수 있다는 것입니다. 여러분에게 가장 잘 맞는 방식에 맞게 완전히 맞춤형으로 구성하는 것이 가능합니다.