요즘은, 프로젝트 관리자들이 타이트한 마감일을 기준으로 더 적은 규모의 팀과 함께 더 많은 프로젝트를 운영할 것을 요구받습니다. 프로젝트 관리자들은 이 과도한 요구로 인해 프로젝트 완성에 더 큰 어려움을 겪고 있습니다. 사실, 작년 1년 동안 진행된 모든 프로젝트 중 3분의 1도 안 되는 프로젝트만이 제시간 안에 예산을 초과하지 않고 완성되었습니다.
성공적인 프로젝트를 이끌어내려면, 관리자들은 생산성을 마스터할 필요가 있습니다 — 이것 역시 말처럼 그렇게 쉬운 일이 아닙니다. 크리에이터, 관리자, 팀 프레이어, 전략가, 리더의 역할 사이에서 곡예를 하면서 — 프로젝트를 생산적으로 수행한다는 것은 상대적으로 어려운 일입니다.
따라서 프로젝트 관리자들이 생산성을 마스터하는 것이 가능하다는 것은 매우 좋은 소식임이 분명합니다. 여기에서 제공해 드리는 6가지 실용적 생산성 팁을 잘 활용한다면, 지나치게 몸을 혹사시키지 않더라도 하루 동안 더 많은 일을 하는 것이 가능합니다 — 이 과정의 핵심이 스마트한 작업 수행에 있기 때문입니다.
시작해 봅시다:
1. 외계인을 먼저 먹으세요
“토마스 마틴의 10월 유괴”(The October Abduction of Thomas Martin) 시리즈의 저자인 베키 블랜튼(Becky Blanton)은 외계인을 먼저 잡아먹으라고 제안합니다. 이것은 가장 어려운 작업을 완성하는 데 집중해야 한다는 것을 의미합니다. 그녀는 그날의 작업 중 가장 어려운 것을 먼저 완성하고 나면, 나머지 것들이 아주 쉽게 느껴진다고 믿습니다. 이것은 한 개의 사건이 그와 유사한 일련의 사건을 촉발하는 일종의 연쇄작용이라 할 수 있습니다 - 도미노 효과.
그 작동 원리는 다음과 같습니다:
- 전날 밤 외계인들을 메모합니다.
- 다음 날 그 목록에 있는 모든 작업을 완성합니다. 그 목록에 있는 모든 작업을 철저히 마무리했을 때만 다른 작업으로 넘어갑니다.
2. 위임의 과정이 정확해야 합니다
잘못된 위임은 차라리 위임을 하지 않는 것만 못합니다. 항상 위임을 해 보려고 노력하고, 눈 깜짝할 사이에 일을 망치는 과정이 반복되어 왔다면, 이런 말이 절로 나올만 합니다: “앞으로는 절대로 작업을 위임하지 않을테다, 절대로!”
위임이 정확하게 이루어질 때만 효과가 있을 수 있다는 것이 진실입니다. 대부분의 경우, 프로젝트 관리자들이 원하는 만큼의 생산성을 얻지 못하는 것은 이러한 실수 중 한 가지를 저지르기 때문입니다.
- 뒤늦은 위임. 결과적으로, 위임되지 않은 작업이 쌓이게 됩니다. 여러분과 여러분의 팀은 새로운 작업을 뒤로 밀어둔 채, 뒤로 돌아가서 오래된 작업을 배정하고 청소하는데 시간을 써야 할 것입니다.
- 중요한 작업을 긴급한 작업으로 착각하는 것. 프로젝트의 장기적 전망에 기여하는 작업은 중요한 작업이고, 지금 당장 주의를 기울여야 하는 작업은 긴급한 작업입니다. 긴급한 작업보다 중요한 작업을 더 우선적으로 다룬다면 전체적인 작업 흐름이 엉망이 되어 버릴 수 있습니다.
- 작업을 엉뚱한 사람에게 배정하는 것. 작업은 그것을 완성할 수 있는 사람에게 위임되어야 합니다. 팀의 강점을 제대로 활용하지 못하는 진행 과정으로 인해 배정된 작업의 완성도뿐 아니라 일정에도 크게 손상이 갈 수 있습니다.
3. 회의의 길이를 줄이세요
회의를 하다 보면 여러분의 소중한 시간 중 50%가 날아가 버릴 수도 있습니다. 불행하지만, 회의를 하지 않을 수는 없습니다. 그러나 생산성에 대한 악영향을 최소화하기 위해 그것들을 간소화시킬 수 있습니다.
일반적인 대원칙으로서, 1시간이 넘지 않는 회의를 하루에 한 번만 하기로 해 보세요. 힘들다고 생각하세요? 절대 그렇지 않습니다.
회의를 짧고 군더더기 없게 진행할 수 있는 쉬운 방법이 있습니다:
- 대안적 수단이 있는지 체크해 보세요. 토론을 IMs 또는 다른 온라인 툴로 전환할 수 있는지 확인하세요. 이런 대안적 수단을 선택한다면, 여러분은 작업 공간으로부터 벗어날 필요가 없습니다.
- 회의에 앞서 안건을 설정하세요. 상황을 설명하는 부분을 생략할 수 있습니다. 회의 내내 해결책을 강구하는데 집중할 수 있습니다.
- 타이머를 배치하세요. 회의실에 타이머가 있으면 회의에 참석한 사람들이 시간을 의식하게 되기 때문에, 본론으로 신속하게 들어갈 수 있을 것입니다.
4. 다툼의 가능성에 대비하세요
다툼은 모든 프로젝트 관리에 있어서 매우 중요한 부분이라고 할 수 있습니다. 그러나, 해결책을 찾는 일은 매우 지치는 일일 수 있습니다. 해결책을 찾기 위한 더 바람직한 방법은 가능할 때마다 충돌을 방지하는 것이라 할 수 있습니다. 만약 어쩔 수 없이 충돌이 생긴다 하더라도, 충돌의 강도를 최소화하는 것이 가능합니다.
눈과 귀를 열고 팀 내의 긴장 관계를 알아보고 이해하기 위해 노력하세요. 몇 시간 동안의 노력이 더 필요할 수도 있지만, 궁극적으로 불필요한 충돌을 막을 수 있을 것입니다.
더 순탄한 상황을 위해, 구성원들이 그들이 고충을 털어놓을 수 있는 기회를 마련해 주세요. 그러나, 회의장이 오로지 불만이나 털어놓는 장소가 되어서는 안 된다는 점을 명심해야 합니다. 모든 무리의 사람들이 문제를 이해하고 가능한 해결책을 발견할 수 있도록 이끌어 주세요.
5. 매일, 성과를 검토하세요
프로젝트 관리자로서, 여러분의 생산성은 팀의 생산성과 하나로 묶여 있습니다. 평균 이하의 팀을 데리고 정상에 도달할 수 있는 꿈같은 일이 실현될 가능성은 없습니다.
매일, 프로젝트가 끝나기를 기다렸다가, 문제점을 기록해 둔 목록을 보고 의견을 제시하는 것도 가능하고, 현장에서 즉시 평가를 해 주는 것도 가능합니다.
신속한 소통에 도움이 되는 직원 참여 도구를 찾아보세요. 성과가 기준에 못 미치는 경우에 대비해, 실천 계획을 만들어 두세요. 그들에게 어떻게 하면 일을 더 잘 할 수 있는지와 어떻게 그것이 행해지는지에 대해 알려주세요. 일장훈시가 아니라 솔선수범하는 자세로 사람들을 이끌어야 합니다.
6. 주요 단계 계획(milestone plan)을 만드세요
마감일을 놓칠 때마다 생산성이 타격을 받습니다. 항상 시간을 놓치고 뒤쫓아가기만 한다면, 생산성 향상에 집중한 시간이 사라져 버립니다.
이 부분이 주요 단계 계획의 중요성이 부각되는 지점입니다. 기본적으로, 주요 단계 계획은 전체 프로젝트를 주요 단계, 즉 마일스톤(milestones)으로 잘게 쪼갭니다. 그리고 각각의 주요 단계에 마감일이 설정됩니다.
중간 단계의 마감일을 설정해 놓으면, 팀을 강하고 질서 있게 운영하는 데 도움이 됩니다. 마감일을 놓치는 일이 있더라도, 이를 통해 작업 속도를 다소 증가시켜야 한다는 것을 미리 알 수 있습니다.
간단한 3단계 과정을 통해 주요 단계 계획을 만들 수 있습니다:
- 1단계 - 전체 작업을 포함하는 주요 단계들을 정의하세요
- 2단계 - 그것들을 특정한 순서(긴급, 중요, 나중)에 따라 배열하세요
- 3단계 - 그것들을 마감일과 함께 팀원들에게 배정하세요
마무리
지금까지의 설명이 다소 두서가 없다고 느껴질 수도 있습니다. 따라서 하나의 작업 목록을 만드는 것으로부터 시작하는 것이 최선이라 생각됩니다. 말 그대로, 이 글의 전체 내용을 하나의 작업 목록처럼 보이도록 만드는 겁니다. 그런 다음 얼마나 효과가 있는지 확인해 보세요.
그러나, 그 작업 목록을 만들기 전에, 이 글에서 제안한 모든 내용이 동시에 실행되어야 한다는 점도 기억해 두세요. 여러분의 생산성 엔진이 효과적으로 가동되기 위해서는, 모든 부분이 조화를 이루어야 하기 때문입니다.
