항상 그런 것처럼, 지난번 총회 때에도, 그 이전 총회 이후 새롭게 획득한 개인적인 생산성 팁과 안목을 공유하는 시간을 가진 바 있습니다. 많은 수의 아주 멋진 아이디어와 시간 절약의 요령들이 줄을 이었습니다! 특히 그중 몇 가지는 더 많은 분들과 공유할만한 가치가 있는 것들이었습니다! 여러분들은 그것들이 정말 인생을 바꿀만한 것들이라고 느끼실지 모릅니다.
먼저 해야 할 일을 먼저 하세요 - 라덱
노즈비의 iOS 및 MacOS 개발자인 라덱 씨는 우리 회사의 대표적인 생산성 전문가 중 한 사람입니다. 훌륭한 주간 계획 전략 덕분에, 그는 매주 50%에서 최대 60%의 심층 작업을 수행할 수 있습니다!
그의 작업일 구성에 대해 알아봅시다.
먼저 해야 할 일
가벼운 일부터 시작하는 것은 생산성에 반합니다. 매우 힘든 일로 하루를 시작하는 것 역시, 아직 잠에서 완전히 깨어나서 적극적인 지적 활동을 할 준비가 안 된 상태이기 때문에, 실패로 끝날 가능성이 있습니다.
그래서 라덱 씨는 매일 좋은 출발이 될 수 있는 “가장 먼저 해야 할 일"에 대한 계획을 세워 놓습니다! 일종의 워밍업이라고 할 수 있죠. 이 일은 대개 그가 첫 번째 몇 단계를 아는 일입니다 - 무엇을 해야 할지 정확하게 알고 있는 일을 그냥 하는 것이라고 할 수 있습니다.
가벼운 작업은 첫 번째 작업으로 선택되지 않습니다 - 이 작업을 통해 지나친 부담감 없이 집중력이 모아져야 하기 때문입니다. 라덱 씨는 프로그래머입니다. 그래서 그의 경우에는 쉽게 개선될 수 있는 코드를 수정하는 일이 첫 번째 작업으로 선택될 수 있습니다.
첫 번째 작업은 30~45분 정도에 할 수 있는 일입니다.
라덱 씨는 주중에 첫 번째 작업으로 다뤄야 할 것들을 모아서, 노즈비에서 “우선"이라는 카테고리를 붙여 놓습니다. 그런 뒤에, 주간 검토 시간에, 이 작업들을 특정 요일에 배정합니다. 이렇게 해 두면, 월요일 아침에, 노즈비의 주요 작업 목록을 “우선” 카테고리로 필터링만 해주면, 월요일의 첫 번째 작업을 찾을 수 있습니다.
메인 작업
그 다음으로, 워밍업이 된 상태에서, 그 날의 메인 작업을 진행합니다. 메인 작업은 매우 심층적인 작업을 필요로 하는 매우 힘든 작업일 수 있습니다. 라덱 씨의 경우, 작업 수행 또는 작업 최적화의 방법에 관해 조사하거나 찾아내는 것이 메인 작업이 될 수 있습니다.
메인 작업은 기본적으로 프로젝트를 진전시키는 데 있어서 매우 중요한 작업을 말합니다. 라텍 씨의 경우에는, 노즈비에서 오직 라덱 씨만이 훌륭하게 수행할 수 있는 그런 일을 말합니다.
첫 번째 작업에서와 마찬가지로, 라덱 씨는 메인 작업도 금요일 주간 검토 시간에 일주일 전체 계획을 세워 놓고, 그것들에 특별한 카테고리를 배정합니다. 이렇게 해 둬야, 주요 작업 목록의 필터링으로 메인 작업을 찾을 수 있기 때문입니다.
대개, 첫 번째 작업과 메인 작업 사이에, 라텍 씨는 매일 오전 10시에 열리는 노즈비 개발팀의 SCRUM 회의에 참석합니다.
메인 작업이 완성된 뒤에는, 남아 있는 소소하고 가벼운 일을 관리합니다.
라덱 씨의 작업 방법에 대해 더 많은 정보를 원하시는 분들은, The Podcast, 139회를 청취해 주세요.
누렉 씨의 맥 단축키
노즈비에 마르친 씨가 세 분이나 되기 때문에, 우리는 이 분(Marcin)을 다른 분들과 구분하기 위해 누렉 씨라고 부릅니다 :p 그는 오디오-비디오의 마술사입니다. 최근에, 그는 특정 어플을 이용해서 자신이 평소에 규칙적으로 사용하는 모든 어플을 관리하기 시작했습니다. 매우 이상하게 들릴 수도 있지만, 이 방법을 통해 그는 시간도 절약하고 집중력 분산을 줄입니다.
그가 선택한 Station 어플은 자동으로 어플에 따라 탭과 페이지를 무리짓기해 줍니다. 이 어플 덕분에, 누렉 씨의 작업 공간이 더 깨끗해졌고, 주의 산만은 줄어들었습니다. 그는 맥에 열려있는 수많은 어플과 페이지 중 원하는 것들을 쉽게 검색할 수 있습니다.
또한, 그는 키보드 단축기의 효과적인 활용을 위해 Keyboard Maestro를 이용합니다. 그는 단 한 번의 키 터치로 가장 자주 사용하는 구글 문서의 목록으로 직접 이동하는 방법을 저희들에게 보여주기도 했습니다. 그는 또 다른 단축키를 이용해서 자신이 항상 열어놓는 폴더의 목록으로 바로 이동하기도 합니다. 또는, 두 개의 폴터 트리를 동시에 볼 수 있는 Path Finder 어플을 이용해서 폴더의 무리로 이동할 수도 있습니다.
라팔 씨의 생산성 낮잠
노즈비 제품 관리자가 아주 재미있는 이야기를 해 주더군요: 오후 1~2시 경에 피곤함이 몰려올 때, 에스프레소를 한 잔 마시고 잠을 잔다는 겁니다!
이상하게 들릴 수도 있지만, 상당한 일리가 있습니다. 세상의 모든 포유동물이 그렇게 하는 것처럼 어린아이들과 노인들은 낮잠을 잡니다. 우리들은 대부분 밤에만 잠을 자지만, 과학자들 중에는 그렇게 밤에만 잠을 자는 것이 자연스러운 것인지에 대해 의문을 제기하는 분들이 있습니다.
효과적인 낮잠은 에너지를 재충전하는 데 아주 좋습니다! 그렇지만 20~25분 이상 잠을 자지 말아야 한다는 원칙을 지켜야 합니다 - 그렇게 하지 않으면, 낮잠을 자기 전보다 더 피곤해지기 때문입니다. 20분이 지난 뒤에는 뇌가 깊은 수면의 상태로 빠져들어, 중단하기가 매우 어렵기 때문입니다.
라팔 씨는 한 잔의 커피를 마시고, 편안하게 누워서, 살포시 눈을 감으라고 말합니다. 항상 잠이 오는 것은 아니지만, 눈을 감고 쉬는 것만으로도 도움이 된다고 합니다.
잠을 자기 전에 에스프레소를 마시는 이유는 뭘까요? 여기에도 분명한 논리가 있습니다. 카페인이 작용하는 데는 15~20분 정도의 시간이 필요한데, 짧은 낮잠 시간이 그 역할을 완벽하게 해냅니다. 카페인 효과는 잠에서 깨어나는 데 도움이 될 뿐 아니라, 그날의 나머지 시간 동안 계속 도움이 될 수도 있습니다. (여기에서, 커피와 생산성에 관한 글을 읽으실 수 있습니다)
라팔 씨의 커피-낮잠 방법은 운전기사 분들에게도 추천합니다. 운전석에서 잠자고 싶은 마음이 들 때는, 차를 세우고, 약간의 커피를 마신 다음, 20분 동안 낮잠을 자는 겁니다.
라덱과 마그다의 지혜로운 슬랙 사용법
저뿐 아니라 노즈비 디자이너인 라덱 씨도 슬랙이 매우 주의를 산만하게 한다고 생각합니다.
라덱 씨가 사용하는 채널에서 온 새로운 메시지에 대해 알리는 슬랙의 알림 서비스와 이 어플의 아이콘 위에 뜨는 붉은색 배지가 계속해서 작업에 대한 집중도를 떨어뜨립니다. 더 집중력 있는 작업을 하기 위해서, 라덱 씨는 처음에는 일과 직접적인 관련성이 없는 채널(예. 음악, 영화, 웹의 재미있는 자료 등)에서 탈퇴했습니다. 안타깝지만, 이것이 상황을 더 악화시키고 말았어요: “이제 일과 관련된 채널만 있으니까, 이건 틀림없이 중요한 알림일 거야” - 라덱 씨는 슬랙 아이콘에 붉은 색 배지가 뜰 때마다 이렇게 생각하곤 했습니다.
결국, 그는 모든 장비에서 슬랙 알림 서비스를 꺼버리게 되었지요. 그는 아이콘 배지, 그리고 직접 메시지와 @멘션에 대한 알림만 남겨 두었습니다.
물론, 우리 팀과 같이 열심히 일하는 팀에서 슬랙을 활용한 의사소통을 피하는 것은 불가능합니다. 그러나 이러한 라덱 씨의 결정은 그룹 챗의 부정적인 측면을 최소화하는 데 도움이 되었습니다.
제 경우는 조금 다릅니다. 노즈비에서 저의 역할을 조금 광범위합니다 - 저는 특정 주제만을 전문적으로 맡고 있지 않습니다. 마케팅 작업 뿐 아니라, 조직 또는 기업 관련 작업과 사원 채용 업무 등도 수행합니다. 불행하게도, 저 또는 모든 일에 대해 스트레스를 느끼고, 꼭 저에게 책임이 있지 않은 일에 대해서도 책임감을 느낍니다 ;) 아무튼, 제가 도와줄 수 있는, 아니 도와줘야 할 불편 사항이나 문제점에 적절히 대응하기 위해, 어떤 일이 진행되고 있다는 것을 인지할 때마다, 노즈비의 읽지 않은 코멘트 뿐 아니라 슬랙의 새로운 토론 내용을 검토하곤 합니다. 이것이 저의 생산성을 심히 저해합니다.
저는 슬랙에 어떤 푸시 알림도 설정해 놓지 않고 있지만, 제가 가입되어 있는 작업 관련 채널에서 새롭게 들어오는 정보를 알려주는 아이콘 배지를 꺼 놓을 수는 없습니다. 그러나, 저에게 큰 진전이 하나 있다면, 업무와 관련하여 어떤 사람과 직접 접촉해야 할 경우가 아니라면 정오까지 슬랙을 사용하지 않으려고 노력하고 있다는 사실입니다. 저는 정오까지 맥에서 슬랙을 켜지 않습니다. 아이폰에만 @멘션과 다이렉트 메시지에 대한 푸시 알림을 설정해 놓은 채 켜 놓습니다. 이렇게 하는 것이 하루 일과 중 가장 중요한 가장 먼저 하는 일에 집중하는데 도움이 됩니다.
후버트 씨의 작은 도우미들
또 한 명의 노즈비 디자이너인 후버트 씨는 시간 절약에 도움을 주는 두 개의 어플을 제시하였습니다.
첫 번째 어플은 Quadro 어플입니다. 이 어플은 규칙적으로 반복해서 하는 작업의 기능과 표현을 개인화하는 도구입니다. 색깔, 아이콘, 이미지를 사용하면, 작업 흐름이 매끄러워질 수 있습니다. 후버트 씨가 선호하는 기능은 맥과 아이폰을 하나의 기계로 연결해 놓고, 휴대폰을 이용해서 컴퓨터에 명령을 전달할 수 있는 기능입니다.
흥미로운 점은, 최근에, 후버트 씨가 Quadro를 사용하지 않는 경우가 회사 총회 이전만큼이나 잦아졌다는 것입니다. 기능이 매우 매력적이지만, 궁극적으로 주의를 흐트러뜨리는 부작용이 있다고 생각했기 때문입니다.
그가 추천하는 또 하나의 어플은 Paste입니다. Paste는 애플 장비를 위한 클라우드 기반의 클립보드 관리자입니다. 후버트 씨는 대개 시스템의 클립 보드 용량을 확장해서, 전에 복사해 놓은 것을 이용하기 위해 Paste를 사용합니다.
올라 씨의 소중한 조언
노즈비 고객지원팀의 팀원이기도 하고, 소셜미디어의 노즈비 커뮤니티도 관리하는 올라 씨가 총회 기간 동안 아주 유용한 팁을 몇 가지 공유해 주셨습니다.
첫 번째 것은 스트레스를 줄이는 것과 스트레스의 원인을 인지하는 것에 관한 것입니다. 그녀는 아주 작은 스트레스 요인을 제거하는 것만으로도 더 좋은 기분과 더 나은 작업 수행에 도움이 된다는 점을 강조합니다. 전에는 올라 씨가 작업 중 휴식을 취할 때면 슬랙 메시지를 확인하거나 노즈비 코멘트를 읽곤 했습니다. 그것은 전혀 편안함을 주지 못하는, 올바른 휴식 방법이 아니었습니다. 그런 휴식을 갖고 난 뒤에는, 휴식을 취하기 전보다 생산성이 더 떨어졌습니다. 지금, 그녀는 휴식이 필요할 때는, 실제로 휴식을 취합니다. 마음 속에도 눈 앞에도 일과 관련된 것들을 두지 않습니다.
스트레스를 만드는 또 한 가지 요인은 손목시계를 차고 있는 것이었습니다. 올라 씨는 중요한 행사의 시간이 가까워질 때는 그 시간 동안 할 수 있는 일에 집중하지 못하고 계속해서 흘끔흘끔 속목시계를 훔쳐보곤 했습니다. 그래서 그녀는 생산적으로 보낼 수 있는 남은 시간에 엉뚱한 데 주의를 빼앗기는 습관을 없애기 위해 시계를 차지 않기로 했습니다.
그녀는 저녁 시간을 보내는 방법도 바꿨습니다. 잠자리에 들기 전에 페이스북, 뉴스, 작업 관련 자료를 위 아래로 굴려보는 대신, 지금은 매일 오후 8시에 와이파이 네트워크를 꺼 버립니다. 이러한 변화를 통해, 그녀는 아주 편안한 마음으로, 독서를 하거나 배우자와 대화를 나누면서, 스크린 앞이 아닌 곳에서 하루의 마지막 몇 시간을 보냅니다.
올라 씨는 로열티 카드와 보너스 카드를 한 장으로 모으는 방법도 공유하였습니다. 그녀는 쇼핑을 갈 때마다 몇 십 장이나 되는 플라스틱 카드를 가지고 다닐 필요가 없습니다. Stocard가 그 역할을 합니다.
마지막으로 그녀는 산보 또는 가벼운 여행을 가고 싶을 때 사용할 수 있는 “도망 가방(bug out bag)“에 대해 말해 주었습니다. 그녀는 실외 활동에 필요할 수 있는 작은 물병, 간식, 강아지를 위한 물 그릇, 우의 등이 담긴 배낭을 준비해 두었습니다. 이렇게 해 두면, 빠뜨리는 물건에 대한 걱정 없이 바로 떠날 수 있기 때문입니다.
마이클 씨의 “변명은 싫어!” 가방 등…
저희 CEO도 가방을 준비해 둡니다. 그의 경우에는, 수영 교실에 필요한 장비 세트가 들어 있는 가방입니다. 마이클 씨는 철인삼종경기 선수입니다. 그는 달리기와 사이클 뿐 아니라 수영도 연습합니다. 수영장은 딸이 학교에서 돌아올 때 이용하는 길 옆에 위치해 있습니다. 전에는, 거의 매일 자동차를 타고 그곳을 지나치기만 했을 뿐, 실제로 들러서 수영 연습을 하지 못했습니다. 항상 그럴듯한 변명거리가 있었죠. “수건이 없어서”, “수영 바지가 없어서"와 같은 것들이 가장 흔한 변명거리였습니다.
트렁크에 완전한 수영 장비가 들어 있는 가방을 넣고 다니기 시작한 후로, 그는 훨씬 더 자주 수영을 합니다 :)
마이클 씨는 클립보드 관리를 위해 사용하는 Alfred 어플에 관해서도 말해 주었습니다. 이 어플을 사용하면 여러가지 것들을 복사해서 다양한 파일과 탭에 쉽게 붙여넣기 할 수 있습니다. 맥OS나 윈도우에 다수의 자료를 보관할 수 있는 시스템 클립보드가 없다는 것은 정말로 깜짝 놀랄만한 일입니다. 그런데, 안타깝게도 지난 번 총회에 참석하지 못했던 노즈비 소셜미디어 관리자인 쿠바 씨가 사용하는 Ditto Clipboard라는 아주 좋은 윈도우 PC 용 무료 클립보드 관리 어플이 있습니다.
마지막으로, 노즈비 설립자인 마이클 씨는 다시 Scanbot을 높이 평가한 바 있습니다. 그가 이 어플을 칭찬하는 주된 이유는 이 어플이 매우 빠른 문자 인식 기능을 제공하고 있다는 사실에 있습니다. 이 기능 덕분에, 그는 제목뿐 아니라 내용/문자를 이용해서도 문서를 쉽게 검색할 수 있습니다.
이보나, 나탈리아, 톰의 일기
노즈비 고객지원팀 책임자인 이보나 씨는 월간 검토와 분기 검토를 할 때 상당히 고생을 했었습니다. 필요한 모든 정보를 찾아서, 성취한 일들을 요약하는 것이 어려웠습니다. 필요한 자료를 한 곳에 보관하기 위해, 그녀는 매주 노즈비에 별도의 프로젝트는 만들기 시작했습니다. 이 프로젝트에서, 그녀는 주간 목표, 주요 작업, 그리고 자신이 수행하고 있는 일에 관한 유용한 정보의 목록을 만듭니다. 이렇게 해 두면, 분기 오프사이트를 진행하는 동안, 매주 완성해 놓은 다양한 프로젝트에 접근할 수 있습니다.
노즈비의 이메일 마케터이자 고객지원팀 간부인 나탈리아 씨는 조금 다르지만 마찬가지로 실용적인 접근법을 취합니다. 그녀는 분기가 시작될 때마다 템플릿을 활용해서 한 개의 프로젝트를 만듭니다. 이 프로젝트는 매주를 대표하는 작업들로 구성되기 때문에, 전체적으로 분기에 따라 약 12~13주로 구성됩니다. 분기 검토 뒤에 주요 목표에 대한 계획이 끝나면, 그녀는 그 목표를 더 작은 크기의 작업으로 나눈 다음에, 그것들을 이 작업의 체크리스트 항목으로 추가합니다. 이러한 방법은 분기 전체를 계획하고, 작업을 균형있게 배분하는 데 도움이 됩니다. 물론, 분기를 진행하는 과정에서 최초에 세웠던 목표에 많은 수의 새로운 작업이 추가되기 때문에, 이 작업과 주간 목표는 변경될 수밖에 없습니다. 그러나, 그녀는 매주 이 목표를 업데이트함으로써, 필요한 수정을 가합니다. 이런 계획적이고 조직적인 작업 진행 방식은 스트레스를 감소시키고 일의 효과를 높이는데 크게 도움이 됩니다.
노즈비의 CTO인 토믹 씨도 기록하는 습관을 갖기 위해 노력해 왔습니다. 전에 그는 자신이 완료한 일과 체계적으로 저장하고 싶은 정보에 관해 규칙적으로 기록하는 습관을 갖기가 매우 어려웠습니다. 최근에 들어와서, 대단한 진전을 보이면서, (전혀 의외라 생각하시겠지만) 기본 시스템 어플인 Notes에 매일 일 관련 목표와 작업의 목록을 만듭니다! 이 어플은 매우 단순하고 애플 장치 사이에서 동기화되기 때문에, 아이폰, 아이패드, 맥에서 메모할 수 있습니다.
가족 행사를 기록하고 문서화하기 위해서, 그는 DayOne 어플을 사용합니다. 이 어플은 사진을 붙여넣고, 쏜살같이 지나가 버리는 연도와 날짜를 추적할 수 있게 해 줍니다 :)
바텍 씨의 토마토 팁
노즈비 백엔드 개발자인 바텍 씨는 시간 추적에 관심이 매우 많은 사람입니다. 또, 그는 일상적인 작업에 포모도로 기법을 적용합니다. 바텍 씨가 설명한 내용 중에 우리가 알지 못했던 부분은 그가 사용하는 Toggl이라는 대중적인 어플에 “토마토” 모양의 카운터가 있다는 사실입니다. 이 토마토 카운터가 우리의 IT 요원에게 많은 도움을 줍니다.
