팀 단위로 작업을 할 때는, 개인이 아무리 노력하더라도, 그 결과가 전적으로 그 개인에게 달려있지 않습니다. 때때로 이런 이유로 실망하기도 합니다. 팀원들의 실력이나 참여도가 아무리 높다 하더라도, 여러분의 노력이 제대로 발휘되기 어려운 경우도 많습니다. 그렇지만 여러분의 작업이 효과를 발휘하게 할 방법이 있습니다. 여러분에게는 팀워크에 도움이 될만한 환경이 필요합니다. 탄탄한 소통 시스템과 우수하게 설계된 협력 도구가 있다면 힘을 합쳐서 더 빠른 시간 안에 목표를 달성할 수 있을 것입니다. 이것은 사무실 근무와 원격 작업 모두에 적용됩니다.
소통 시스템의 구축
팀은 서로 다른 생각과 습관을 가진 사람들의 집단입니다. 만약 여러분이 여러 곳에 흩어져서 일을 한다면, 한 가지를 더 고려해야 합니다. 다양한 위치와 다양한 시간대에 있는 사람들이 함께 일을 한다는 것이 그것입니다. 생산성 높은 팀을 구축하기 위해서는 팀 소통의 근간이 될 일련의 규칙을 도입할 필요가 있습니다. 이 규칙은 명료해야 하고, 개인들이 자연스럽고 편안하게 느낄 수 있어야 하고, 팀의 목표를 달성하는 데 초점이 맞춰져 있어야 합니다.
노즈비 피라미드
노즈비에는 원격 팀(노즈비는 원격 팀으로 운영됩니다)에서 정보의 흐름을 제어할 수 있는 소통 피라미드가 있습니다.
이것은 3가지 주요 개념에 기반합니다:
- 심층 작업의 효과에 대한 믿음과
- 시간의 소중함에 대한 인식과
- 구조화된 정보 교환.
소통 피라미드에 대해 더 알고 싶으신 분들은 여기를 클릭하세요. 소통 피라미드를 간단히 요약하자면:
- 우리는 가능하면 서로에게 방해가 되지 않도록 비동기적 방식으로 소통하려고 합니다. 피드백을 나중에 받아도 된다면 (사실 대부분 그렇지 않나요?) 동료들이 그들이 편한 시간에 응답할 수 있게 합니다.
- 우리는 아무도 방해하지 않아서 집중력을 유지할 수 있을 때 작업 효율이 가장 높다는 사실을 압니다.
- 충분히 생각해 보고 차분하게 기록할 수 있는 상황일 때 최선의 피드백이 생산됩니다.
- 회의는 (정말 필요하다 하더라도) 확실한 안건이 있고 모든 참석자가 충분히 준비된 상태로 모두 참여할 수 있을 때만 효과가 있습니다.
협력 공간
협력 시스템을 구축한 뒤에는, 그것을 실행하고 구현할 공간이 필요합니다. 이때 협력 앱의 필요성이 대두합니다. 물론 협력 앱을 작업 또는 프로젝트 관리 도구라고 부를 수도 있습니다. 그것을 뭐라 부르든 목표는 동일합니다: 서로 주고받는 정보가 구조화되어야 하고 접근하기 쉬워야 하고 모든 팀원이 자신이 해야 할 일이 무엇인지 알 수 있어야 합니다.
협력 소프트웨어의 효과를 아래 정리해 보았습니다. 저는 처음부터 노즈비팀스를 사용했기 때문에, 협력 도구의 장점을 설명함에 있어서 노즈비팀스를 예로 들어보려 합니다.
쉬운 목표 설정과 계획
당연한 일이지만, 팀이 좋은 성과를 내기 위해서는 목표가 무엇인지 알고 있어야 합니다. 그리고 모든 목표는 프로젝트로 전환됩니다. 모든 프로젝트에는 계획이 필요합니다. 계획 설정을 제대로 하기 위해서는, 그것을 수행하는 데 있어서 필요한 일들을 각각 작업으로 나누고, 세부 정보 창에 그 내용을 기입하고, 시간 설정을 완성하고, 그것을 가장 잘 할 수 있는 사람에게 배정해야 합니다. 너무나 당연한 과정이고, 그 방법도 매우 단순합니다. 이 과정이 끝나면, 해당 작업에 대한 계획이 끝난 것입니다.
프로젝트가 점점 확대되고, 진행 과정이 심화되고, 때로 방향 전환이 이루어지면, 이 일이 쉽지 않을 수 있습니다. 그러나 노즈비팀스 같은 앱에서는, 이에 관한 모든 정보를 한 장소에서 체계적으로 관리합니다.
모든 것을 한 장소에
협력 소프트웨어의 가장 큰 장점 중 하나는 프로젝트와 관련된 모든 정보를 해당 프로젝트 안에 기록하고 저장한다는 점입니다. 그리고 프로젝트의 목표를 설명하는 특별한 공간도 있습니다. 그리고 구체적인 작업과 코멘트를 통해 팀은:
- 아이디어에 대해 토론하고,
- 피드백을 요구하거나 받고,
- 문제점이나 장애 요소를 지적하고,
- 최선의 해결책을 구하고,
- 파일을 첨부하고,
- 몇 단계에 걸쳐 작업을 다룰 수 있도록 체크리스트를 추가합니다.
보시다시피, 노즈비팀스 같은 앱을 사용하면 프로젝트 안에 모든 정보 교환, 문서, 데이터를 보관할 수 있습니다. 언제든 필요한 데이터를 검색해서, 다시 보고 싶은 대화와 논의를 찾아보거나, 초기 버전의 문서를 검색할 수 있습니다. 모든 자료가 시간순으로 정리되어 그곳에 저장되어 있기 때문입니다. 프로젝트를 완료 처리한 뒤에도, 그것을 검색하거나 복원하는 것이 가능합니다.
프로젝트의 참고 자료와 문서
구조화된 논의 방식과 프로젝트 환경에 대해 말하면서, 작업의 완성을 위해 필요한 참고 자료에 대해 간단하게 언급할 필요가 있습니다. 전에는 프로젝트와 팀 협력과 관련하여 이메일이나 채팅으로 소통했었습니다. 그때는 자료가 어디론가 없어져 버리기 일수였지요! 특히 마감시간이 다 됐을 때 자료를 찾을 수 없는 경우에 얼마나 짜증이 나던지요. 이렇다 보니 팀의 스트레스 수준이 계속 올라가곤 했습니다.
만약 협력 앱을 사용한다면, 이런 종류의 상황을 쉽게 피할 수 있습니다. 문서를 관련된 작업에 첨부하거나 클라우드(드롭박스, 박스, 구글드라이브 등)에 저장된 파일의 링크를 추가하기로 팀원들끼리 합의만 하면 됩니다.
언제든 어느 장소에서든 작업과 데이터에 접근할 수 있습니다
노즈비팀스 같은 프로젝트 관리 앱에는 팀의 생산성 향상을 위한 또 한 가지 특징이 있습니다. 기동성(mobility)이 그것입니다. 앱에 저장하는 모든 것(프로젝트, 작업, 코멘트, 첨부자료)은 클라우드에 저장됩니다. 이것은 여러분이 어디에서든 이것에 접근할 수 있다는 것을 의미합니다. iOS 또는 안드로이드 장치에서 사용할 수 있는 웹앱을 이용하거나 네이티브 앱을 다운로드할 수 있습니다. 필요에 따라 알림 설정을 해 놓으면, 다른 사람이 여러분의 피드백을 필요로 하거나 여러분에게 작업을 할당하는 경우에 알림이 옵니다. 따라서 출퇴근을 하고 있거나 병원 진료를 기다리고 있을 때도 작업을 하며 시간을 알뜰하게 사용할 수 있고, 사무실 밖에 나와 있을 때도 팀과 함께할 수 있습니다.
효과적인 작업기반 소통
프로젝트와 작업을 생성하고 구조화시켜 놓으면, 작업 수행을 위한 팀 협력을 시작할 수 있습니다. 효과적인 팀 협력의 핵심은 훌륭한 소통입니다. 노즈비팀스 같은 앱을 사용함에 있어서는, 작업기반 소통보다 더 효과적인 소통 방법은 존재하지 않습니다.
왜 그럴까요?
이것이 명료하고, 조직적이고, 작업 수행으로 직결되는 소통 방법이기 때문입니다.
작업으로의 분류를 통해 큰 단위의 일을 더 수월하게 수행할 수 있는 조금 작은 단계로 나누기 때문에, 사람들이 동기와 자신감을 얻을 수 있습니다.
(그룹 채팅이나 장문의 이메일과 달리) 특정 작업에 관한 의견을 제시함으로써, 바로 지금 해야 할 일에 집중할 수 있습니다.
정교한 작업변수의 활용을 통해, 누가 작업을 담당하고 있고, 그 작업이 어느 프로젝트에 해당하고, 그것을 언제 완료해야 하는지 알 수 있습니다.
작업기반 소통은 우수하게 설계된 팀 작업 및 팀 프로젝트 관리 도구를 사용할 때 가장 큰 효과를 발휘합니다. 이 도구에 작업을 추가한 후 작업이 완성될 때까지 팀원들과 함께 그곳에서 작업을 진행합니다. 결국 우리의 목표가 프로젝트를 관리하며 시간을 보내는 것이 아니라 구체적인 작업 성과를 내는 것이기 때문입니다.
더 높은 집중력
팀의 내부 소통에 있어서 이메일을 전혀 사용하지 않고 채팅의 양을 줄이면 생산성이 향상됩니다. 어떻게 그런 결과가 나올까요? 협력 및 프로젝트 관리 도구를 사용하면서 작업기반 소통을 구현하면, 집중력 높은 작업을 지속할 수 있기 때문입니다.
만약 모든 사람이 자신의 작업을 앱에 정리해 놓고 시간 설정을 해 놓는다면, 그들은 무엇을 언제 해야 할지 알 수 있습니다. 그러면 집중력도 강화되고 생산력도 향상됩니다. 모든 사람이 자기 자신의 일에 집중하는 겁니다. 도움이나 피드백이 필요한 경우에는, 동료나 관리자에게 요청할 수 있습니다. 그러나 그들은 다른 사람을 방해하지 않기 위해 노력합니다. 응답을 기다리는 동안, 그들도 다음 작업을 시작할 수 있고, 응답을 요청받은 사람도 하고 있던 일을 마무리할 수 있습니다.
물론, 이것은 최선의 상황을 가정한 것입니다. 어느 팀이든, 매일, 다급하게 해야 할 일이나 완료 예정 시간을 넘긴 작업들이 생겨나기 마련입니다. 그러나 만약 모든 팀원이 작업의 구조화에 힘쓰고, 작업을 계획할 때 다소 여유 있게 시간을 설정해야 한다는 사실을 기억한다면, 상황이 조금씩 개선되기 시작할 것입니다.
노즈비에서는 이런 방식을 비동기적 소통이라고 하고, 우리는 이것을 가장 중요한 규칙으로 여깁니다.
우선순위 설정
일관성 있는 전략을 설정하는 것과 마찬가지로, 우선순위를 제대로 설정하는 것도 해야 할 일을 놓치지 않고 해 나가는 데 도움이 됩니다. 특히 모든 일에 대한 총체적인 관점에 기초해서 우선순위를 세운다면 더욱더 그렇습니다. 노즈비팀스 같은 작업관리 앱은 그날그날의 작업 우선순위를 설정하는 데 도움이 됩니다. 이 앱의 도움으로, 매일 아침, 여러분과 팀 동료들은 주요작업 목록과 함께 작업을 시작해서 그날 안에 가능하면 많은 작업을 완료하기 위해 노력할 것입니다. 여러분은 주요작업 목록에 올릴 것들을 선택하고, 그것들을 완수하기 위해 집중력 있게 작업을 진행합니다. 이것이 효과적인 팀워크를 위한 핵심 단계 중 하나입니다.
투명성과 최신 정보 습득
우수한 협력 소프트웨어 사용의 또 한 가지 장점은 이 도구를 통해 다른 사람이 하고 있는 일을 더 정확하게 파악하고 이해할 수 있게 된다는 점입니다. 팀 공유 프로젝트에서는 모든 사람이 다른 사람의 작업을 볼 수 있고, 그들이 지금 어떤 일로 고군분투하고 있는지 파악할 수 있습니다. 이 과정을 통해, 잠재적 협력 가능성이 최대한 발휘될 수 있습니다. 사람들은 더 통찰력 있는 피드백을 얻을 수 있고, 팀원들은 자신의 지식을 공유할 수 있으며, 모든 사람이 회사의 목표를 성취하는 데 기여할 수 있습니다.
노즈비팀스에서는 이 과정이 더욱더 쉽습니다. 모든 팀원이 새로 생성된 프로젝트에 접근할 수 있도록 기본 설정되어 있기 때문입니다. 물론, 프리미엄 플랜에서는, 개인 프로젝트 설정이 가능하고, 선택된 사용자들에게만 접근 권한을 부여할 수 있지만, 그렇더라도 투명성과 접근성이 핵심 목표라는 데는 변함이 없습니다. 프로젝트에 대해 접근성을 가진다는 것이 집중력을 떨어트리지는 않습니다. 필요할 때 원하는 프로젝트를 살펴볼 수 있다는 것, 그 이상도 그 이하도 아니기 때문입니다. 만약 여러분이 특정한 프로젝트에 깊은 관심을 가지고 있다면, 그 프로젝트를 꾸준히 확인하거나 관심 프로젝트(favorites)로 추가해서 진행 상황에 대해 알림을 받을 수도 있습니다.
또, 노즈비팀스의 “팀” 화면에서 팀에 속한 모든 사람들의 목록을 확인할 수 있습니다. 그 사람을 선택한 다음 그 사람에게 배정된 (여러분과 그 사람이 접근할 수 있는) 모든 프로젝트의 모든 작업을 확인할 수 있습니다. 이러한 특징 때문에, 모든 팀원들이 현재의 상황을 제대로 파악할 수 있고, 관리자들은 팀 프로젝트를 효과적으로 감독할 수 있습니다.
개선된 리더쉽 및 관리 능력
이와 같이, 관리자나 팀 리더들은 협력 소프트웨어를 통해 실시간으로 팀원들의 작업 수행 과정을 파악할 수 있습니다. 모든 사람의 기여도를 평가할 수 있고, 항상 상황을 주시할 수 있고, 필요할 때마다 프로젝트에 대한 피드백을 제공할 수 있습니다.
투명한 프로젝트 구조 때문에, 관리자는 프로젝트가 난국에 빠진 시점을 파악할 수도 있습니다. 여러 가지 요소들이 이런저런 빈틈으로 술술 새어나갈 수 있는 이메일이나 그룹 채팅과 달리, 우수한 프로젝트 협력 앱을 사용하는 관리자는 통제력을 유지할 수 있습니다. 그들은 정보 흐름을 추적할 수 있고, 진행 상황을 파악할 수 있으며, 필요한 시점에 적절한 행위가 이루어질 수 있도록 조치할 수 있습니다.
모든 팀은 감독을 필요로 합니다. 특히 팀원들이 갈피를 잡지 못할 때 그렇습니다. 그래서 관리자는 전체 과정을 투명하게 파악할 수 있어야 합니다. 그래야 프로젝트의 실패를 피할 수 있기 때문입니다.
관리자 또는 팀 리더에게 이것보다 더 필요한 것은 있을 수 없습니다.
강화된 팀 관계
마지막으로 중요한 사항이 하나 더 있습니다. 좋은 협력 도구는 팀 정신을 구축하는 데도 매우 중요하다는 사실입니다. 이 도구가 있기 때문에, 팀원들은 공동의 목표를 향해 협력해야 한다는 생각을 편안한 마음으로 받아들일 수 있습니다. 또, 그들은 계획이나 아이디어, 또는 성취한 것들에 대한 정보를 동료들과 부담 없이 공유합니다.
노즈비에서도 협력 앱은 질문과 토론을 위한 장소로서의 역할을 합니다. 그래서 우리는 두려움 없이 질문과 토론을 할 수 있습니다. 작업기반 소통 방식이 의심이나 지식을 부담감 없이 공유하는 것을 가능하게 해 주기 때문입니다. 소통의 규칙이 그런 것처럼, 이 소통 방식 또한 다툼이나 오해의 가능성을 줄여줍니다. 또, 모든 것이 기록으로 남기 때문에, 모든 것을 추적할 수 있습니다. 글을 통한 피드백은 실시간 토론보다 (철저한 분석에 기반하기 때문에) 더 이성적이고 덜 감정적입니다.
협력 소프트웨어는, 팀 관계의 강화와 기업 전체의 생산성 향상이라는 이중의 목적을 충족시킬 수 있습니다.
불필요한 고통은 피해야 합니다
팀이 더 스마트하게, 더 빠르게, 더 생산적으로 작업을 수행하기 위해, 기업과 작업 절차에 몇 가지 소통 규칙을 도입하고 첨단 협력 기술을 채택할 필요가 있습니다. 이 방법을 선택한다면, 팀의 능률은 수직으로 상승할 수밖에 없습니다 – 팀의 작업 능률이야말로 (앞에 언급한 어떤 혜택보다 더 중요한) 가장 중요한 혜택입니다.
물론, 완전히 새로운 종류의 작업 환경으로 전환한다는 것이 결코 쉬운 일이 아니라는 것을 잘 알고 있습니다. 특히 프로젝트 관리 또는 협력 앱을 사용해 본 적이 없는 팀원들에게는 더욱더 그렇습니다. 따라서 마음의 여유를 가지고 시작하시는 것이 좋습니다. 도입하고 싶은 소통의 규칙에 대해 논의하세요. 일단 소통 규칙을 정했으면, 여러분의 필요에 가장 잘 어울리는 도구를 선택하세요. 바로 뛰어드는 것보다 점차적으로 실행해나가는 것이 더 바람직합니다. 만약 사람들이 당황하거나 갈피를 잡지 못한다면, 생산성이 수직상승하기는 커녕 거꾸로 추락할 수도 있습니다. 먼저 몇 가지 정도의 프로젝트만 생성해서 협력을 시도해 보세요. 협력 앱에 대한 인상을 공유하면서, 소프트웨어의 작동 방식에 대한 질문을 교환하세요. 또, 도움이나 실용적 팁이 필요한 경우에는 주저하지 말고 앱의 고객관리자에게 연락하세요. 동영상 튜토리얼을 시청하시고, 일반적으로 제품 앱과 함께 제공되는 초보자를 위한 각종 자료를 활용하세요.
나름대로 확신이 들고 정말로 팀 소통과 팀워크의 효과를 개선하고자 한다면, 노즈비팀스를 무료로 사용하면서 직접 그 혜택을 경험해 보세요. iOS, 안드로이드 그리고 웹에서 무료로 사용하실 수 있습니다.
