做到更有辦事效率是件好事。
我們的辦事效率越高，工作中，家中，學校里以及生活中的所有其它方面所能辦到的也就會越多。而有各種各樣的效率提升工具湧現則是這種情況的前提。這些工具許諾會令個人和組織機構更有效率，而他們中有一些也確實做到了自身所承諾的(絕大多數時候)。
儘管如此，但效率提升工具並非在每種情形下都是積極的助力。
有趣的是，相比於過去絕大多數此類技術還沒有的歲月，現如今可利用的效率提升工具其海量數量未必就轉換為了相應的辦事效率風險 。無數情形下效率提升工具和效率提升目標可能會產生無意為之的負面影響。下面就讓我們了解一下這其中的一部分。
1. 著手將收件箱清零
電子郵件是當今業務溝通的首選模式，每一天都有近5000億封電子郵件發出 。工作分配，客戶問詢，產品開發交流以及長期的商業策略都只是存在於電子郵件範圍內的一部分討論。正是因為電子郵件的重要性 ，才會有很多效率提升工具力圖幫助用戶將他們那些未閱讀，未回复或未付諸實施的電子郵件的數量降至零。
從表面來看，這一目的值得讚揚。不過電子郵件是業務的賦能器，其本身並不是終點。也許管理自己的電子郵箱會將你搞的焦頭爛額，而且後續你投入的時間又沒能達到真正將工作完成所需的時間。這種情況下，將你的收件箱清零未必就意味著會為業務帶來最大價值。
2. 購置多種效率提升工具
許多效率提升工具被設計用來只解決一種問題。有些工具聚焦的方向有電話推銷，潛在需求培養，會計，電子郵件管理，時間管理，網絡管理，項目管理等等。很多公司最終意識到縱使部分效率提升工具的功能有所重疊，但這些工具本身的數量還是很多。
按Siftery的說法，Salesforce，Facebook和[Apple](https://siftery.com /company/apple) 利用的工具數量分別達到了令人難以置信的559種, 314種以及287種。也許這看似沒什麼大不了，因為這三個例子全都是高利潤的過千億美元企業。可是絕大多數企業卻享受不到巨額專款，因此每一種額外的工具都是一筆公司也許會承受不起的開銷。例如，你可以選用單個追踪網絡活動的記錄工具 ，而不是使用多款會使應用程序出現問題的追踪工具。
在確保工具彼此間以及與業務應用程序相兼容方面也會有費用支出。而且這筆費用的數額可能會相當可觀。總的來說，在某些時候與購置，維護和集成很多效率提升工具的費用相比，通過實施它們所實現的成本節約比之要少。
這也令你選擇何種工具會有所不同。通過選擇一些能夠涵蓋你日常工作的多個方面並且能幫助你管理時間，項目，任務，待辦事項以及能在團隊氛圍裡輕鬆地溝通和協作的簡單工具，比如Nozbe應用，你就可能會實現數額相當可觀的成本節約。
3. 以正確方式進行多任務處理
當使用效率提升工具時，你往往會需要在一天中多次在工具和其它業務應用程序之間來回地切換。在那些依賴著成百上千種工具的大的組織機構中，也許普通員工每天所使用的應用程序數量就有十幾款抑或更多。這種應用程序間的多任務處理也許會由於用戶很可能正在多個方面實現著他們的目標而看似令人印象深刻。
不過情況正相反，有研究表明 ，多任務處理確實會降低辦事效率，抑制有序操作以及讓智能優先級處理受阻。一旦有人切換到了不一樣的應用程序，那麼重拾關係，調節心理以及專注於眼前的任務就會佔用他們若干時間。糟糕的情況是這些效率提升工具擁有移動端應用版本，因為不斷的提醒會變為分心。
4. 生效的完美主義
效率提升工具能夠通過你的投入幫助你實現最高品質和最大產出。這是值得讚揚的。儘管如此，效率提升應用還是可能會將你捲入追求無法實現的完美主義的惡性循環。
以此為背景探討一下我們手機上那些由部分世界上最大的雲託管服務供應商技術賦能的效率提升應用。廉價的虛擬主機和像谷歌，微軟和亞馬遜這樣的雲計算巨頭都不能擔保他們的客戶有100%的正常運行時間。最好的也不過99.99999%。
HostingCanada.org的CTO Gary Stevens新近發表了一份正常運行時間分析報告，其發現平均加載速度和平均正常運行時間這兩者在頂級託管服務供應商之中的差異都很巨大，速度區間為336ms到7502ms，正常運行時間區間為高檔的99.993%到低檔的97.643% - 相差2.35%。網絡託管服務越廉價，可以預計停止運行時間也就會越長。隨著停止運行時間的增多，你也會承擔訪問人數變少的風險。
現在設想一下，如果這些企業決定了放棄其它一切，那麼他們一定是為了將自身的精力集中在實現[100%的正常運行時間](https://knowtechie.com/great-tips-for-finding- the-best-possible-website-hosting-provider/) 上。達成這一理想目標所需的時間和成本會遠遠大於任何通過將可靠性提高0.0002%所累積的收益。
同樣地，那些強調盡善盡美的效率提升工具是適得其反的。工作的目標首先應是完成任務，而不是盡善盡美地去執行它們。
5. 無所不包的待辦事項列表
許多效率提升應用被設計用來確保凡事無遺漏。這是有些任務可能會完不成 並非因為作業人員不想或無法將它們完成，而僅僅是因為他們將這些任務忘記了的認識基礎。為了對這種無心疏忽的風險加以防範，工具可能會生成一份龐大的，預計用戶為了顧及將他們一天的工作完成而會全部執行的待辦事項列表。
然而超長的任務列表 可能會起到完全相反的效果。誰也沒有無限的時間，精力和資源任其支配。 長的待辦事項列表 會因為用戶經受著應該從何開始的決定困擾而讓人感到不知所措和[造成拖延] (http://productivemag.com/20/procrastination-the-tricks) 。
總結
那麼解決方案是什麼呢？不為每一個辦事效率問題都加持技術會讓企業和個人都受益。也許你經常會想，通過工具圓滿解決的效率提升障礙事實上是你辦公系統中的一處結構性缺陷。這種情況下，灌輸解決問題的思維方式和尋求效率低下的直接解決辦法的人員管理新途徑才是一種更為可持續(而且也更廉價)的策略。
例如，僅僅減少人們出席的會議的數量就能給員工留出更多的時間來真正將工作完成，於是就會提高辦事效率。許多公司會議事實上是完全沒有必要的 。哪怕有需要時，它們也往往會被包括自動分配了毫無必要的漫長時間段在內的為數眾多的低效率所折磨。削減會議是一種有著相當大辦事效率回報的非技術類解決方案。
技術是強大的盟友。然而企業們能夠認清技術過度使用及其開始成為負擔的情形才是至關重要的。
