在本文中我想就即便是在您感覺自己絕不會從所有的待辦事務中自我探究的情況下如何對您的待辦事項列表進行整理與您分享6個觀點。 我將向您展示我是如何通過最小化和簡化一些事項，以及放棄我曾長時間認為很重要的規則來設法在Nozbe中實現"禪意"的。
這篇帖子是由身為Nozbe用戶的顧客Pawel Muzyka發表的。
技巧 1. 改變您考慮優先級的方式
我曾經常將自己置於在優先級列表上放置30-40個或更多個任務的境地。 為了找到我想在特定時間完成的任務，我不得不使用好幾種過濾。 很不幸的是，在我對自己發問前這會花去很長時間，我的問題是: 為什麼我在任務的迷宮裡游蕩？
這些任務中的每一個就真的是優先級任務嗎？ 也許有一天它們會是，那時我就會將自己全部的注意力都集中在將它們全都完成上面；但是現在，它們中有一些的重要性還達不到如此程度。
而這就致使我採用了右述規則: 優先級僅僅是那些需要被今天完成的任務。
盡管我制定了長期計劃，也按季度按年設定了目標，但在我的Nozbe主視圖下我卻想活在當下。 我計劃明天或下周去執行的任務中沒有一個與我當前的待辦事務同等重要，所以我不需要對這些任務執行加星操作，甚至都不需要在我的列表上見到它們。 等到適當的時候，我會將它們添加到我的優先級列表，但眼下這些任務不應佔據我的注意力。
每天都有份短小，簡潔的優先級列表能使秩序得以保証，也允許我做到心如止水。 有了短列表，我知道自己每天就能夠將任務清零了。
技巧 2. 按時間線放置您的任務
雖然有些人可能不喜歡這個觀點，但我還是堅持右述原則: 在將任務添加給Nozbe的時候，為您打算完成該任務的時間設置最真實的截止期限。
對於日期您無需限定死 – 您可以隨時更改它，不過您可以將任務放置於已處於您的系統裡的任務之中供您自己參考。 考慮日歷上最適合放置該任務的位置。 要給您自己一個信號，您打算早於"某一時間"去處理此任務。
排除最復雜的項目（通常是與工作相關的，這些項目依賴不止一人的作業），您的待辦事務中有很多都是簡單的任務。 所以您在按時間線放置任務方面不應有問題。 您知曉自己鍛煉的時間，知曉什麼時候需要去洗衣服或打重要的電話，什麼時候要留出時間給孩子報名參加幼兒園並在回家路上順便去集市轉轉。
任務的執行按時間線前移或後移一天是沒有問題的。 我們所說的並不是盲目地堅持計劃。 您只需記住: 按時間先後順序排列的任務列表比一堆散置的執行事項更易管理。
在我的效率提升系統中，我會為尚未被移進"某一時間 | 也許"項目的，為當前月份安排的所有任務分配預估的完成日期。
技巧 3. 為任務創建容器
另一個錯誤，與創建很長很長且不明確的優先級列表相似，那就是收集開放項目。
很不幸的是，持有大量項目的不爭事實並不意味著您就是忙碌且辦事效率高的人士。 這僅僅表明…您持有大量項目。 僅此而已。
在Nozbe中，管理散置任務的一種極好方式是由容器提供的。 例子可以包括"家"，“差事”，“個人財務"或"商務會議”。 通過使用它們，那麼當這些事宜完全適合任務的時候您就會避開創立單獨的迷你項目的誘惑。
我的日常待辦事務中有一項是檢查我的團隊在前一天取得的成果。 我會生成預定義的報告，之後來分析它們。 我可以為該任務創建單獨的項目，甚至也可能是我將後續步驟列於其上了的模板。 然而實際上這只不過是個簡單的例行任務而已。 只是快速查看一番，看一切是否都安好。
我只是使用了一個帶有不到15分鐘的時間我就能用記號標出的清單的任務，而不是使用帶有10個任務的單獨項目。
我確信您自己已經多次遇到過"它是任務還是項目"這樣左右為難的境況了。 對該窘境進行權衡來避免在看似復雜的事宜之海中淹沒是很重要的，而事實上，您用60秒就能處理。
技巧 4. 重新思考類別的有用性
有趣的是，像"家"，“家庭預算"或"商務會議"這些廣義上的項目也是…，類別。 或者，依照一些人更喜歡的叫法，稱為事項環境。
我注意到了，在我設法為所有的任務都分配類別的時候，自己往往會復制廣義上的項目名稱，而這實際上會致使它們變得無用。
另一方面，在將容器用於那些您也設置了到期日的散置任務時（它們會在"日歷"標簽下形成渾然一體的，可查看的可能任務） – 可能事實上您都無需為Nozbe中的這些任務設置附加參數。
如果您的家務已經被收集在了一個項目中，那麼也許您都無需為它們添加進一步的類別。 如果您的作業順序是由任務的到期日決定的，那麼也許您都無需標記您的優先執行事項。 這種情況下，您完全可以在無類別的情況做事，或是重新思考它們在您的系統內的角色。 例如，像我就喜歡使用那些表示一天的時間的類別。 比如，它們允許我過濾我想在晚上完成的任務。
不過請記住，有時候為了將事情做得更漂亮，您就不得不簡化它們。 多級分類主要由這麼一類人使用，他們的系統是如此的混亂，以至於這些人都無法以任何其它方式來組織系統。
技巧 5. 使用標簽
如果您的項目和任務被劃分進了至少兩個不同的主題群組 – 那麼標簽就能施展魔術了。
只需單擊，標簽便允許您將自己與毫無必要地吸引您注意力的信息噪聲隔離。 您可以應用任何劃分標準: 將項目分成私人的和與工作相關的，將私人項目和協作的項目分開，將涉及特定主題的一切都分組在一起 – 可能性僅由您的需求限制。
就我個人而言，我絕不會在Nozbe中將自己的私人視圖和與工作相關的視圖結合的。 我把它們看作兩個不同的世界。 它們會消失，每當我需要它們時就又會出現。
標簽也會促進日歷視圖下安排。 而使標簽適應您自己的工作模式以便Nozbe只給出您當前正處理的那些任務則是個不錯的主意。
技巧 6. 不要造成混亂
由於本文本應是講述縮減和清理您的系統，所以下面給出的是最終的，也或許是最重要的建議。
Nozbe可以充當個人筆記本 – 例如，您看過的電影的目錄，值得光顧的飯店名單，或是鏈接到您可能想在未知的未來閱讀的文章的鏈接。 沒錯，它會保存所有這些信息…，而它們也會在過程中毫無必要地吸引您的注意力。 但問題是: 您將如何從中獲益呢？
可能事實上您放進自己系統中的信息越多（它們不必總是被描述為任務），那麼要查找和專注於推進您項目的以及您應該真正關心的那些事也就會越困難。
我們所有人都在不同的區域發揮著作用，都擁有不同的職責，也都在與不同數量的用戶分享著項目。 要讓一切保持井然有序那是不容易的。 但是不管我們有多忙，我們所有人都應能夠保持簡短的，具體的，可實現的，安排有時間的項目和任務的列表。 您能夠每周都分析的列表: 剎那間就能在您的臉上見到笑容，而不只是"在看不到盡頭的時候抵達終點”。
如果您無法辦成這件事，那麼意味著到了該給您的系統瘦身的時候了！ :)
作者: Paweł Muzyka，前記者，Nozbe以及效率提升技術的粉絲。 還是新技術酷愛者，對互聯網上正發生的一切充滿著激情。 當前他以職場人的身份涉足了廣告行業。
