Nozbe

我寫這篇帖子是為了向你展示我是如何用GTD方式搞定自己的每週回顧的。 這種方式使我每個月節省出了2小時，我現在有時間投身於自己喜歡的事情而不是工作了。 請繼續往下看然後親自嘗試一番。

標準每週回顧

我目前在Nozbe中有134個項目。 有些人可能認為這不是太多，另一些人 – 觀點正相反。 有件事仍是事實: 這麼長的列表必須被整理好 – 才不會出錯。 不過，隨著我列表上項目數量的不斷增加，有問題開始出現了。 這個問題就是…，我的每週回顧！ 為使你充分理解為何每週回顧成了我項目管理系統中的問題，我需要告知你我是如何執行它的。 我只是對所有的項目瀏覽一番 (當然，標準任務除外，例如: 收件箱清零等等)。 其中的每一個項目中，我都回顧了:

  • 項目開始日期，
  • 項目完成日期，
  • 是否所有的日期都正確 (我搞的非常混亂 – 創建項目時，我往往會搞混月份或忘記添加任務的到期日)。

突然之間，事實証明了我的每週回顧實際上並不是對我所有項目的每週評估，也不屬於靜心和專注的時間，而是一場以完成又一個項目，完成仔細查看該項目的細微之處為目的的競賽。 我發現自己出了狀況，只要一想到還有每週回顧，我就準備去看醫生請病假。 直到此後自我經營起自己的業務以後我才認識到這是毫無意義的… 我確實需要找到一種解決方案！

我的建議: 檢查一下，你是如何執行自己的每週回顧的。 是與我的類似嗎？ 你想要每個月都為其它的活動節省出時間嗎？

你的項目列表是什麼樣的？

為了幫你理解我是如何優化自己每週回顧的例行程序的，我來向你展示我項目列表的樣子。 我的身份有YouTube主播，商務教練和學生(線上模式)，在我的列表上，有如下項目:

  • 第1組 – 與工作相關的項目和私人項目。 含有小任務的開放項目，這不需要創建單獨的項目；
  • 第2組 – 當前的業務項目；
  • 第3組 – 商務行程和私人行程；
  • 第4組 – 循環任務: 私人的項目和與工作相關的項目 (例如，從與挖掘新客戶有關的工作研究計劃到含有右述這樣的任務的私人項目；比如更換輪胎 /循環週期: 每6個月/，或學習法語 /循環週期: 每天/)；
  • 第5組 – YouTube上的視頻節目 – 每一集都是不同的項目；
  • 第6組 – 學習 - 每一門科目都是單獨的項目。 因為事實上我是在線學習，所以為了收聽講座以及完成課後作業需要擠時間；
  • 第7組 – 點子 - 開放項目，是我存放點子的地方，可以是: 新的YouTube視頻節目，Facebook和LinkedIn帖子，博客帖子等等方面的；
  • 第8組 – 客戶 (當前的和潛在的)；
  • 第9組 – 有一天/不確定的 - 這些是當前對我而言都不重要，但我可以在以後處理的所有項目。

我的建議: 確保你的項目被劃分進了組且確保列表不混亂。

哪些項目對我而言是重要的？

接下來，我不得不問自己這樣一個問題: 哪些項目對我而言是重要的？ 我在這一組中包含了我所有的創收項目，並且這些項目是在我的每週回顧中擁有優先級的。 它們包含了我的所有項目，除了:

  • YouTube上的視頻節目 (盡管YouTube為我構建了可觀的收入來源，但我發現沒必要一週又一週地回顧每一集)，
  • “學習"組中的項目，
  • “點子"組中的項目，
  • “有一天/不確定的"組中的項目。

我意識到了，即使我不按每週來回顧這些項目，世界也並不會陷入癱瘓。

我的建議: 問你自己: 哪些項目對你而言是真正重要的。

我做了什麼？

我將自己的每週回顧分成了兩部分:

  • 第1部分 – 標準回顧，
  • 第2部分 – 深度回顧。

對於標準回顧，我仔細查看了對我重要的所有項目 – 也就是那些創收的項目。 我每週都會執行這樣的回顧。 另外，該類回顧包含了右述這樣的任務，如: 收件箱清零 (電子郵件，私人消息，“下載"文件夾，收件箱)，對即將到來一週的縱覽以及預算審查。

深度回顧是徹底的每週回顧，我會每隔一週來執行。 在做的時候，我會從頭到尾仔細查看一番自己的所有項目 – 不僅僅是查看我認為重要的那些。

我的建議: 在你的Nozbe賬戶中創建兩種任務: 標準回顧和深度回顧。 接下來，將適當的組中的項目分配給這兩類任務 - 可以使用清單功能。

我節省了多少時間？

對我而言，時間是神聖的。 我遵循著為快樂留出的時間越多越好的原則！ 因而問題也來了: 我設法做到了每個月節省出了多少時間？ 就我而言，標準回顧會花費大約1小時。 深度回顧同樣會花去我1小時時間。 在標準計劃中，我每週花費2小時在GTD式的每週回顧上，也就是一個月8小時。

目前，我執行的每週回顧方案是這樣的: 用四週時間完成一次標準的每週回顧 (1小時/每週) + 一次深度的每週回顧 (1小時/每兩週)。 每個月總計花費6小時在這上面。

我不僅設法做到了每個月節省出2小時，而且遭受的壓力，沮喪也少了很多，也不需要驚慌失措地跑去醫生那裡請病假了。

作者: Matt Olech - YouTube主播和商務教練。 他與各種各樣的品牌商合作 – 不僅是以教練的身份，而且還通過YouTube平台。 他的目標是什麼呢？ 幫助客戶們實現他們所希望的。 他的身份還有顧問。 七年前他就在YouTube上開通了叫作Matt Olech的他自己的娛樂頻道。 他的視頻總計已經被瀏覽了1.5億多次。 他與很多品牌商在YouTube上都有合作，像Tic Tac，Hoop Cola，Provident，Lajt Mobile。 作為商務教練，兩年來市面上始終有著他的名號。 已經有2000多人參加了他的講習班和培訓課程。 他與之展開合作的其中還包括波茲南(Poznan)的Higher School of Banking，以及當地的青年委員會。