Comment faire une réunion de bureau correctement sans bureau

Les réunions sont considérées comme un élément fondamental de la vie de chaque équipe. Tout le monde aime les réunions, n’est-ce pas? Car qu’est-ce qu’il y a en elles de déplaisants? Les réunions n’ont que des avantages!

  • En tant que participant à une réunion, vous gagnez le temps de faire semblant de travailler, tout en caressant l’ego de votre patron et, en attendant, en vérifiant votre e-mail ou votre profil Facebook.
  • En tant qu’organisateur de la réunion, vous obtenez un moyen pratique d’éviter la responsabilité de prise de décision. Je ne sais pas quoi faire? Organisez une réunion! Remettez la responsabilité au groupe!
  • Les réunions sont un remède à tout - le manque d’idées, de direction, de stratégie… et, bien sûr, elles aident à construire et à renforcer «l’esprit d’équipe». Parce que les réunions fréquentes sont ce qui fait une bonne équipe, non?
  • En plus de cela, organiser des réunions est facile - tout ce que vous avez à faire est de parcourir le calendrier de l’entreprise dans Google Calendar ou Outlook et, dès que vous repérez un créneau horaire vide, remplissez-le! Ajoutez une réunion, invitez toutes les personnes «importantes», en veillant à ce que personne ne soit laissé de côté… sinon elles pourraient se sentir offensées!

OK, parfois les réunions sont nécessaires

En mettant l’accent sur «parfois» et «nécessaire». Toutes les réunions doivent avoir un objectif clairement défini et se tenir uniquement lorsque les participants sont bien préparés. Les réunions sont plus efficaces lorsqu’elles aident à clarifier et à travailler sur les nuances d’un sujet donné.

Chez Nozbe, nous travaillons à distance depuis le tout début. En conséquence, nous organisons des réunions différemment des entreprises «traditionnelles». Nous essayons de les rendre aussi efficaces que possible pour nous aider à développer nos produits, qui sont utilisés par près de 700 000 personnes dans le monde. Voici quelques règles que nous suivons lors de nos réunions:

  • Nous évitons le brainstorming - nous ne croyons pas au brainstorming sur place.
  • Nous évitons les réunions de coordination. Nous gérons notre travail au sein de projets, tâches et commentaires de tâches. Tout est écrit et chacun connaît ses responsabilités.
  • Nous ne menons pas de «réunions à mains levées», c’est-à-dire des réunions de toute l’équipe. Chaque fois que j’ai besoin de communiquer quelque chose, j’ajoute un commentaire ou enregistre une courte vidéo que tout le monde peut regarder à un moment opportun.

La pandémie a rendu l’organisation de réunions difficile car les gens ont été contraints de rester chez eux

Cette année, les entreprises et les organisations ont été confrontées à un enjeu majeur: comment organiser des réunions lorsque tout le monde travaille à domicile? Un autre défi consistait à choisir le bon outil de vidéoconférence qui permettrait de tenir des réunions en ligne pour un grand nombre de participants. De plus, avec des enfants non scolarisés, beaucoup d’entre nous ont dû assumer des responsabilités supplémentaires, comme aider les enfants dans leurs tâches. Toutes ces choses ont rendu l’organisation des réunions très difficile. C’est peut-être le bon moment pour évaluer si elles étaient nécessaires en premier lieu.

Entrons dans les détails! Vous trouverez ci-dessous quelques conseils sur la façon dont nous planifions nos réunions chez Nozbe pour réduire leur nombre et les rendre plus significatives.

Tout d’abord, une bonne réunion est régulière et facultative

L’important est d’abaisser la barrière à l’entrée pour donner aux employés plus de temps pour unkilo travail réel, tout en leur faisant savoir quand et où la réunion aura lieu.

💡Astuce: toujours au même endroit et à la même heure.

La plupart des réunions chez Nozbe ont lieu régulièrement, toujours au même endroit, c’est-à-dire dans une «salle virtuelle» Zoom. Chaque réunion a une salle dédiée, afin que les participants sachent quelle salle rejoindre.

Voici quelques exemples:

  • réunion de l’équipe de développement - tous les lundis à 10h00,
  • Réunion de l’équipe de design Nozbe - tous les mardis à 14h00,
  • réunion de l’équipe marketing - tous les mercredis à 12h00.

💡Astuce: les mêmes personnes.

Chaque réunion a ses participants réguliers. De cette façon, nous évitons les situations où quelqu’un n’est pas invité. De plus, cela améliore l’atmosphère de la réunion en nous permettant de nous engager dans une discussion avec des gens que nous connaissons déjà bien. Nous nous engageons dans des discussions plus qualitatives, nos idées sont plus précieuses et nous arrivons à des conclusions plus précises.

💡Astuce: présence non obligatoire.

La participation aux réunions n’est pas obligatoire. Si quelqu’un ne peut pas assister ou est occupé par autre chose, personne n’est contrarié. Chez Nozbe, les réunions ont une priorité moindre que le travail ciblé sur une question spécifique.

💡Astuce: les réunions ne sont pas obligatoires!

Ce qui est important, c’est que, même si elles sont prévues dans le calendrier, les réunions ne sont pas obligatoires! Surtout étant donné que nous avons besoin d’un agenda pour la plupart de nos réunions. Si l’agenda de la réunion de conception de mardi n’est pas approuvé avant lundi soir, la réunion est annulée. Pas d’agenda = rien à dire = rien qui perde notre temps.

Deuxièmement, une bonne réunion a un agenda bien structuré

L’agenda de la réunion n’est pas quelque chose de formel, mais il doit être écrit. Chez Nozbe, nous utilisons l’application Nozbe Teams, donc l’agenda de la réunion est souvent une simple liste de contrôle enregistrée en tant que commentaire de tâche, ou une liste de tâches dans une section d’un projet spécifique. Il est stocké dans un endroit accessible à tous les participants de la réunion.

💡Astuce: l’agenda doit inclure la documentation.

Cependant, avoir un plan seul ne suffit pas. Pour être inscrit à l’agenda, un sujet doit être bien préparé. Ainsi, dans le cas de la réunion de l’équipe de conception du mardi, la personne suggérant un sujet doit soumettre sa description d’ici lundi soir. À cette fin, nous utilisons Dropbox Paper, qui permet de commenter des parties spécifiques du texte.

💡Astuce: chaque participant doit faire ses devoirs!

Donc, nous avons un agenda avec toutes les questions décrites. Tous les participants sont tenus de le lire avant la réunion. Encore une fois, revenons à l’exemple de notre réunion de l’équipe de conception: tout le monde lit les sujets et les commentaires sur des paragraphes spécifiques, notant leurs doutes et leurs observations.

💡Astuce: demandez conseil à des experts!

Grâce à un format de discussion ouvert dans Nozbe Teams et Dropbox Paper, les personnes qui n’assistent pas à une réunion particulière ont la possibilité de lire ce sur quoi nous travaillons et d’ajouter leurs deux cents. Très souvent, la personne suggérant un sujet demande aux autres membres de l’équipe d’ajouter des commentaires et de partager leurs conseils, même s’ils ne participent pas à la réunion.

De cette façon, et de manière complètement asynchrone, nous avons une réunion avant la réunion, car le premier échange d’informations a lieu dans les commentaires. C’est notre façon de réfléchir, mais sous forme écrite, avant la réunion proprement dite. Cela donne d’excellents résultats!

💡Astuce: lors des réunions, nous ne résumons pas les problèmes, nous passons directement à en discuter!

À ce stade, nous savons que tout le monde est préparé et nous pouvons aller droit au but, à savoir les questions et les doutes. Nous ne perdons pas de temps à résumer les sujets.

Si la réunion s’éloigne et se transforme en un remue-méninge, nous nous assurons que toutes les idées, décisions et conclusions sont écrites. D’un autre côté, lorsque cela prend trop de temps, nous le terminons et sélectionnons une personne qui explorera le sujet plus en détail et préparons un document pertinent pour notre prochaine réunion.

Troisièmement, une bonne réunion se termine par des notes et des tâches!

Après chaque réunion, le document préliminaire concernant une question donnée est mis à jour avec des conclusions et des décisions.

💡Astuce: notes, notes… et tâches!

Pour faire avancer le projet, nous mettons à jour les tâches liées aux sujets abordés ou créons de nouvelles tâches.

Grâce à cette approche, tous les membres de l’équipe peuvent voir quelles décisions ont été prises lors de la réunion et, éventuellement, ajouter leurs commentaires. De cette façon, personne ne se sent exclu ou omis.

💡Astuce: envoyez un résumé à tout le monde après la réunion.

L’un des participants à la réunion est également responsable de la rédaction d’un bref résumé de la réunion que nous publierons plus tard dans un projet avec des mises à jour de l’entreprise, car nous voulons que toute l’équipe sache sur quelles fonctionnalités nous travaillons actuellement.

Vous pouvez aussi rendre vos réunions meilleures et plus efficaces!

Vous n’êtes pas satisfait du nombre ou de la qualité des réunions de votre entreprise? Essayez d’apporter des modifications à partir d’aujourd’hui:

  • exiger un agenda pour chaque réunion,
  • encourager l’équipe à préparer les sujets avant la réunion,
  • essayez de réduire le nombre de participants au minimum.

13 ans de travail à distance à Nozbe nous ont beaucoup appris sur la productivité, le respect du temps des autres et la maintenance de la documentation. Dans une entreprise entièrement éloignée, prendre des notes est une chose naturelle à faire, mais je pense que c’est en fait la clé pour améliorer la productivité de chaque équipe.

Nous avons tous d’excellents outils à notre disposition qui fonctionnent sur toutes les principales plates-formes: Nozbe Teams pour réaliser des projets et des tâches, Zoom pour la vidéoconférence, ou Dropbox Paper et Google Docs pour rédiger la documentation et commenter le texte. De plus, la plupart de ces outils sont gratuits ou très bon marché.

Personne n’aime perdre du temps. J’espère que ces conseils motiveront et inspireront votre équipe pour introduire des changements. Gardez votre point et rendez-les fructueux. Pour paraphraser le proverbe chinois: “Le meilleur moment pour changer les habitudes était il y a des années, le deuxième meilleur moment est maintenant!” Surtout avec tout ce qui se passe en ce moment!