Pourquoi votre équipe a besoin d'une application de collaboration

Lorsque vous travaillez en équipe, peu importe à quel point vous essayez de faire avancer les projets, les résultats ne dépendent pas entièrement de vous. Parfois, cela peut être frustrant. Cependant, il existe un moyen de faire prospérer votre travail. Vous avez besoin d’un environnement qui favorise le travail en équipe. Un système de communication solide et un outil de collaboration bien conçu vous aideront à atteindre vos objectifs plus rapidement ensemble, que vous travailliez au bureau ou à distance.

Mise en place d’un système de communication

Une équipe est une équipe - un groupe de personnes qui pensent différemment et ont différentes habitudes. Si vous êtes une équipe dispersée, il y a un autre facteur à considérer: les gens travaillent dans plusieurs endroits et fuseaux horaires. Pour avoir une équipe efficace, vous devez introduire des règles qui régiront la communication de l’équipe. Cela doit être clair et ciblé sur la réalisation des objectifs de l’équipe d’une manière qui soit confortable et naturelle pour tous les individus.

Notre Pyramide

Ici chez Nozbe, nous avons une Pyramide de communication qui régule le flux d’informations dans notre équipe à distance.

Elle repose sur 3 idées clés:

  1. une croyance en la puissance du travail en profondeur,
  2. le respect de notre temps, et
  3. un échange d’informations structuré.

Vous pouvez en savoir plus sur la Pyramide de la communication ici, mais pour résumer l’histoire:

  • Nous essayons de communiquer de manière asynchrone chaque fois que nous le pouvons afin de ne pas nous distraire. Si j’ai besoin de commentaires qui peuvent attendre (et, soyons honnêtes - dans la plupart des cas, cela le peut), je laisse mon collègue me recontacter à son rythme.
  • Nous savons que les gens fonctionnent mieux lorsqu’ils sont concentrés et que personne ne les dérange.
  • Le feedback est généralement le meilleur lorsqu’il est réfléchi et écrit.
  • Les réunions (si vraiment nécessaires) ne sont fructueuses que s’il y a un programme et que tous les participants sont impliqués et bien préparés.

L’espace de collaboration

Une fois que votre système de communication est en place, vous voulez un espace où il peut être implémenté et développé. Vous avez donc besoin d’une application de collaboration - ou d’un outil de gestion de tâches et de projets, si vous préférez. L’objectif est le même: s’assurer que les informations que vous échangez sont structurées et accessibles, et que tout le monde dans l’équipe sait ce qui doit être fait et quand.

Vous trouverez ci-dessous ce que les logiciels de collaboration font pour les entreprises. Comme j’utilise Nozbe Teams depuis le tout début, permettez-moi d’énumérer les avantages des outils de collaboration d’équipe avec mon application à titre d’exemple.

Une définition et une planification faciles des objectifs

Inutile de dire que pour produire des résultats, une équipe doit savoir quels sont les objectifs - et tout objectif peut être transformé en projet. Chaque projet nécessite une planification. Pour bien le planifier, vous voulez le diviser en tâches réalisables, expliquer chacune d’elles en détail, les mettre dans un laps de temps et les assigner aux personnes qui peuvent le faire le mieux. C’est évident et simple. Une fois que vous avez fait cela, vous avez un plan d’action en place.

Je sais que parfois cela ne vient pas facilement lorsque les projets grandissent, se développent ou même pivotent; cependant, dans une application comme Nozbe Teams, vous avez tout en un seul endroit et soigneusement structuré.

Tout avoir sous un même toit

Un grand avantage de l’utilisation d’un logiciel de collaboration est la façon dont vous enregistrez tout ce qui est connecté à un projet dans ce projet. Il y a un endroit spécial pour décrire l’objectif du projet. Ensuite, vous avez des tâches et des commentaires spécifiques où votre équipe peut:

  • discuter des idées,
  • demander des commentaires et les recevoir,
  • signaler les problèmes et les obstacles,
  • rechercher les meilleures solutions,
  • joindre des fichiers, et
  • ajouter des listes de contrôle pour gérer les tâches avec quelques niveaux.

Comme vous pouvez le voir, une application de collaboration comme Nozbe Teams vous permet de conserver tous les échanges d’informations, les documents et les données dans le contexte de votre projet. Vous pouvez toujours rechercher les données dont vous avez besoin, revenir à une discussion que vous souhaitez rappeler ou rechercher la version initiale d’un document. Tout est là, classé par ordre d’apparition. Même lorsque le projet est terminé, vous pouvez toujours le rechercher ou même le restaurer.

Les matériaux et documents de référence dans le contexte

En parlant de discussion structurée et de contexte de projet, je voudrais mentionner brièvement les documents de référence nécessaires pour accomplir les tâches. Je me souviens que dans mon travail précédent, nous utilisions l’email et le chat pour nos projets en cours et notre collaboration d’équipe - oh, comme il était facile de perdre les choses! C’était très frustrant, surtout lorsque la date limite était proche, et le niveau de stress de l’équipe augmentait régulièrement.

Si vous utilisez une application de collaboration, vous pouvez facilement éviter ce genre de situation. Soyez simplement d’accord avec votre équipe de joindre des documents à des tâches pertinentes ou d’ajouter des liens vers des fichiers stockés dans un cloud (comme Dropbox, Box, Google Drive, etc.), décrivez ces documents, et tout ira bien.

Un accès au travail et aux données de n’importe où et n’importe quand

Une application de gestion de projet comme Nozbe Teams a une autre fonctionnalité qui rend votre équipe plus productive: la mobilité. Tout ce que vous enregistrez dans l’application – les projets, tâches, commentaires et pièces jointes - sont stockés dans le cloud. Cela signifie que vous pouvez accéder à tous ces éléments, où que vous soyez. Vous pouvez choisir d’utiliser une application Web ou de télécharger des applications natives pour vos appareils iOS et Android. Les notifications sont définies en fonction de vos besoins et vous informeront chaque fois que quelqu’un aura besoin de vos commentaires ou vous assignera une tâche. De cette façon, vous pouvez économiser votre temps et votre travail pendant les déplacements ou en attendant le rendez-vous chez le médecin et être là pour votre équipe même lorsque vous n’êtes pas au bureau.

Une communication efficace basée sur les tâches

Une fois vos projets et tâches sont créés et structurés, vous pouvez commencer à collaborer avec votre équipe pour les réaliser. La clé d’un travail d’équipe efficace est une bonne communication. Dans une application comme Nozbe Teams, il n’y a pas de meilleure façon de collaborer que par la communication basée sur les tâches.

Pourquoi?

Parce que c’est clair, organisé et exploitable.

En énumérant les tâches, vous motivez les gens à agir et les responsabilisez en divisant les grandes choses effrayantes en étapes plus petites et réalisables.

En commentant une tâche spécifique, vous vous concentrez sur ce qui doit être fait maintenant (contrairement aux discussions de groupe ou aux longs courriels).

Grâce à des paramètres de tâche précis, vous savez qui est responsable de la tâche, à quel projet elle appartient et quand elle doit être due.

La communication basée sur les tâches fonctionne mieux dans un outil de gestion de tâches et de projets bien conçu pour les équipes où vous pouvez ajouter des tâches et travailler ensemble jusqu’à ce qu’elles soient terminées. Parce qu’après tout, vous voulez que votre équipe produise des résultats et non seulement consacre du temps à la gestion de projet, n’est-ce pas?

Une meilleure concentration

L’abandon du courrier électronique et la réduction de l’utilisation du chat pour la communication interne au sein de votre équipe augmenteront la productivité. Comment? En utilisant une collaboration ou un outil de gestion de projet et en mettant en œuvre une communication basée sur les tâches, les gens pourront consacrer plus de temps sur un travail concentré et intensif.

Si tout le monde a ses tâches répertoriées dans l’application et définies dans un délai, on sait ce que faire et quand. On peut se concentrer et commencer à faire notre travail. Chacun travaille sur ses propres affaires. Si quelqu’un a besoin d’aide ou de commentaires, il en fait la demande à un collègue ou à un responsable. Ils essaient de ne pas distraire cette personne, car, en attendant, ils peuvent commencer à travailler sur la tâche suivante et laisser leur coéquipier terminer ce qu’ils ont commencé.

Bien sûr, c’est une situation idéale. Je sais que les choses et les tâches urgentes qui devaient arriver hier arrivent dans toutes les équipes chaque jour. Mais si chaque membre de l’équipe essaie de structurer son travail et se souvient de garder une marge de temps lors de la planification de ses tâches, cela petit à petit ira de mieux en mieux.

Chez Nozbe, nous appelons cela la communication asynchrone, et nous essayons d’en faire notre règle fondamentale.

Définition des priorités

Comme pour une stratégie cohérente, des priorités bien définies vous aideront également à suivre la voie que vous devez - surtout si vous les définissez sur une base d’une vue holistique de tout le travail à faire. Les applications de gestion des tâches comme Nozbe Teams vous permettent de planifier vos priorités pour chaque jour de la semaine. De cette façon, chaque matin, vous et vos coéquipiers commencez par une liste de choses à faire et essayez de cocher autant de choses que possible pendant la journée. Vous décidez ce qui est dans votre liste de priorités et essayez de travailler par blocs de travail ciblé pour le faire. C’est l’une des étapes clés de l’efficacité de l’équipe.

Transparence et mise à jour

Un autre avantage d’utiliser un bon logiciel de collaboration est la façon dont il garantit une meilleure vue d’ensemble et une meilleure compréhension de ce que font les autres. Dans les projets d’équipe partagée, tout le monde peut voir les tâches des autres et vérifier avec quoi ils se débattent actuellement. De cette façon, le potentiel de coopération peut être pleinement utilisé. Les gens obtiennent des commentaires plus perspicaces, l’équipe partage leurs connaissances et tout le monde peut contribuer à atteindre les objectifs de l’entreprise.

Ce processus est encore plus facile dans Nozbe Teams, où chaque projet nouvellement créé est accessible par défaut à tous les membres de l’équipe. Bien sûr, avec le plan Premium, vous pouvez avoir des projets privés ou n’accorder l’accès qu’aux utilisateurs sélectionnés, mais l’objectif clé est la transparence et l’accessibilité. Notez que l’accès à un projet ne signifie pas moins de concentration. Vous pouvez jeter un œil à n’importe quel projet quand vous en avez besoin, et voilà. Si vous êtes particulièrement intéressé par des projets particuliers, vous pouvez les suivre ou les ajouter à vos favoris et être informé de leur progression.

De plus, dans la vue “Team” dans Nozbe Teams, vous pouvez voir la liste de toutes les personnes de votre équipe. Vous pouvez choisir une personne et consulter toutes les tâches qui lui sont attribuées dans tous les projets auxquels vous avez accès. Cela permet aux membres de l’équipe de rester sur la même ligne et permet aux gestionnaires de superviser leurs projets d’équipe.

Une amélioration du leadership et de la gestion

Ainsi, un logiciel de collaboration donnera à un gestionnaire ou à un chef d’équipe une vue d’ensemble en temps réel de la performance de leurs employés. Ils peuvent voir la contribution de chacun, garder un œil ouvert et donner leur avis sur chaque projet chaque fois qu’ils en ressentent le besoin.

Avec une structure de projet transparente, un gestionnaire pourra également déterminer quand certains projets sont bloqués. Contrairement aux e-mails ou au chat en groupe, où les chances que les choses passent entre les mailles du filet sont assez élevées, une bonne application de collaboration de projet permet aux gestionnaires de garder le contrôle. Ils peuvent suivre le flux d’informations, vérifier l’état et s’assurer de prendre action si nécessaire.

Chaque équipe a besoin de direction, surtout lorsqu’elle se sent perdue, et les gestionnaires ont besoin de transparence pour être à jours: c’est ainsi que vous évitez les échecs de projet.

En tant que manager ou chef d’équipe, vous ne pouvez pas demander une plus grosse victoire.

Renforcement des relations d’équipe

Enfin et surtout, un bon outil de collaboration est essentiel pour créer un esprit d’équipe. Cela peut aider les gens à devenir plus à l’aise avec l’idée de coopérer vers un objectif commun. Il encourage également le partage de plans, d’idées et de réalisations avec des collègues.

Chez Nozbe, nous savons que notre application est un espace pour poser des questions et discuter, et nous n’avons donc pas peur de le faire. La communication basée sur les tâches nous encourage à partager nos doutes et nos connaissances avec les autres. Associé à nos règles de communication, cela réduit également les risques de conflits et de malentendus. Tout est noté et traçable. La rétroaction écrite semble être plus rationnelle, analysée en profondeur et moins émotionnelle qu’une discussion en temps réel.

En renforçant les relations d’équipe, le logiciel de collaboration sert un double objectif qui peut bénéficier à l’ensemble de l’entreprise.

Vous ne voulez pas continuer à lutter

Pour que votre équipe soit plus intelligente, plus rapide et plus productive, vous devez introduire des règles de communication et intégrer des technologies collaboratives dans votre entreprise et son processus d’organisation. Je vous garantis, grâce à cette méthode, l’efficacité de votre équipe dépassera ses limites - et ce sera la cerise sur le gâteau des autres avantages énumérés ci-dessus.

Je suis conscient du fait que la transition vers un tout nouveau type d’environnement de travail peut être difficile, en particulier pour les membres de l’équipe qui n’ont jamais utilisé de gestion de projet ou d’applications de collaboration. Commencez lentement. Discutez des règles de communication que vous souhaitez introduire dans votre organisation. Une fois que vous les avez mis en place, choisissez un outil qui répondra le mieux à vos besoins. Commencez à le mettre en place progressivement plutôt que de plonger la tête la première. Si les gens sont déconcertés et perdus, la productivité ne fera que chuter au lieu de monter en flèche. Vous voudrez peut-être d’abord créer quelques projets et essayer de collaborer grâce à eux. Partagez vos impressions et posez-vous des questions sur le fonctionnement du logiciel. N’hésitez pas non plus à contacter le service client de l’application pour obtenir de l’aide et des conseils pratiques. Regardez des tutoriels vidéo et utilisez les supports d’intégration proposés par les bonnes applications.

Si vous vous sentez convaincu et que vous souhaitez sérieusement améliorer la communication et l’efficacité de votre équipe, n’hésitez pas à essayer Nozbe Teams et à tester vous-même ses avantages. C’est gratuit et disponible sur iOS, Android et le web.

Magda
Membre de l'équipe de marketing chez Nozbe.