Nous avons pris une décision importante chez Nozbe. Nous traitons les vendredis différemment. Et on l’appelle “Piąteczek” (en polonais), que vous pourriez traduire: DMCV comme dans “Dieu merci, c’est vendredi”. Voici de quoi il s’agit:
Note: Il s’agit d’une version courte du message que j’ai posté à l’origine sur Medium où je parlais du travail à distance sur l’article sur le NoOffice. J’apprécierais que vous me lisiez là et que vous partagiez ces articles, merci!
Remarque 2: Si vous préférez une version “audio” de cet article, nous avons discuté de cette nouvelle politique DMCV avec mon co-animateur Radek lors de l’épisode #60 du Podcast. Nous sommes revenus sur ce sujet dans l’épisode #70.
Présentation d’une politique expérimentale qui nous permettra une semaine de travail plus productive, mais plus courte avec plus de temps pour faire un passage en revue hebdomadaire et apprendre de nouvelles choses… ou pas.
Nous sommes depuis longtemps déjà une entreprise peu orthodoxe. Nous travaillons tous à distance depuis chez nous et nous n’avons pas de bureau physique. Nous travaillons comme ça depuis près d’une décennie et des centaines de milliers d’utilisateurs de notre application Nozbe ne semblent pas s’en soucier.
Mais nous ne sommes pas “peu orthodoxes” juste pour le plaisir. Nous procédons ainsi parce que ça marche. Parce que nous jouissons d’un meilleur mode de vie grâce à notre méthode de “No Office”.
Après tout, notre produit est un produit qui développe la productivité. Lorsque nous expérimentons, nous le faisons pour une raison. Pour travailler mieux. Pour se sentir mieux. Pour grandir mieux. Et cette nouvelle politique est censée nous aider exactement à y arriver.
Et tout a commencé avec 3 questions que je ne pouvais pas sortir de mon esprit:
Question: Comment faire travailler moins les employés, mais mieux?
Il existe de nombreuses approches différentes d’une semaine de travail moderne:
- Il y a Tim Ferriss le fou avec sa “semaine de travail de 4 heures”, mais ça n’était rien de plus qu’un coup pub
- Il y a Ryan Carson de Treehouse avec sa semaine de travail de 4 jours et les week-ends de 3 jours, qui est très intéressant et tentante pour les employés
- Il y a la traditionnelle semaine de 9h à 17h, du lun-ven, 40 heures de travail par semaine, qui est très ennuyeuse et qui correspond au siècle dernier
- Il y a la règle de Google de 20% - qui propose à ses employés de travailler sur un projet personnel un jour par semaine, ce qui semble bien, mais je ne suis pas sûr que cela soit si intéressant que ça en a l’air
- Il y a Marissa Meyer qui travaille 130 heures, dort à son bureau et enchaine les nuits blanches au travail, c’est très chic parmi les startups mais insoutenable sur le long terme
Jusqu’à présent, notre entreprise «No Office» travaillait de façon très traditionnelle. Habituellement, tout le monde était en ligne quelque part entre 9h et 17h, avec quelques personnes qui commençaient plus tôt ou prenaient des pauses tout au long de la journée pour terminer la journée la nuit.
Ma semaine était très compartimentée. Chaque jour avait un thème:
- Lundi - activités liées à la direction
- Mardi - Marketing
- Mercredi - Produit
- Jeudi - Rédaction
- Vendredi - Réunions
Ce que je n’ai pas aimé dans cette semaine type, c’est que je commençais avec des activités ennuyeuses liées à la direction. Ne vous méprenez pas, j’aime être le PDG de mon entreprise, mais je préfère travailler sur le produit, sur le marketing ou écrire des contenus comme celui-ci. J’ai donc dû restructurer ma semaine.
Et de toutes les semaines de travail évoquées, un mélange de Ryan Carson/Google était ce qu’il y avait de plus attrayant pour moi. J’ai généralement aimé l’idée de travailler moins. D’avoir plus de temps libre. D’avoir des fins de semaine plus longues. Mais le PDG en moi n’aimais pas le fait de donner à mon équipe plus de temps libre contre rien en échange. Que faire ensuite? Comment faire travailler moins les gens, mais mieux?
Question: Comment faire en sorte que les gens apprennent davantage?
Notre société fait partie de l’industrie des hautes technologies grâce à notre suite d’applications. En raison de la nature de nos logiciels et de notre mission, notre entreprise travaille sur la productivité. Ces deux mondes changent très vites. Il est difficile de suivre!
Nous devons avancer. Dans notre monde, si vous n’allez pas de l’avant, vous êtes immobiles. Si vous êtes immobiles, vous revenez en arrière.
Pour pouvoir avancer, nous devons nous concentrer sur le développement personnel. Sur l’apprentissage de nouvelles choses. En essayant de nouvelles choses, en prenant le temps de lire des articles, d’écouter des livres audio et des podcasts, de regarder ou d’assister à des conférences. Comment pouvons-nous trouver le temps de le faire quand vous êtes débordés?
Si nous devions choisir entre apprendre de nouvelles choses et faire notre travail au jour le jour, ce dernier gagnerait toujours. Fin de l’histoire. Nous devons le faire. Mais est-ce bon à long terme? Devrions-nous continuer à faire ce que nous faisons et laisser le développement personnel “pour plus tard”?
Non. Le développement personnel devrait être permis de façon régulière: faire de l’exercice régulier par exemple. Je devrais le savoir, je suis un triathlète. J’ai besoin de prendre le temps de nager, de faire du vélo et de courir. Mais comment gagner du temps pour le développement personnel au sein de ma société? Comment faire en sorte que les gens apprennent plus?
Question: Comment faire faire un examen hebdomadaire régulier à mes employés?
Quand j’ai commencé à travailler sur Nozbe pour la première fois en 2007, je voulais m’inspirer du livre de David Allen: «Getting Things Done (GTD) - L’art de la productivité sans stress» et l’un de ses concepts clés, à part les projets, les actions à suivre et les contextes… était l’idée d’un “bilan hebdomadaire”.
L’idée est simple - vous devez régulièrement passer en revue votre système de productivité: vos tâches, vos projets, vos engagements… pour être en mesure de rester au top de vos capacités! Vous devez prendre un peu de recul de temps en temps pour vous assurer que vous allez dans la bonne direction. Si vous ne faites pas cela, vous ne maitriserez plus rien. D’autres personnes feront ce que vous n’avez pu faire. A votre place.
Dans l’une de ses interviews, David Allen dit ceci:
«En fait, je réfléchis une fois par semaine… et je gère mes widgets les uns après les autres (par exemple ma liste des to-do’s) jusqu’à ce que je n’ai plus rien de nouveau. (…) Oui, j’y pensais… et je me disais que j’y reviendrais à nouveau la semaine suivante".
Mes passages en revues hebdomadaires: tout un combat
Je sais l’importance d’un bon passage en revue hebdomadaire. Pourtant, il y a des semaines où je trouve à peine le temps de le faire de façon minutieuse. Je trouve qu’il est difficile de planifier une séance de 2-3 heures pour soi-même afin de tout réorganiser. Cela peu sembler être une perte de temps. J’ai parfois l’impression de ne pas être efficace lorsque je fais mon passage en revue de mon système de productivité.
Le problème s’est aggravé récemment. Il y a quelques temps, alors que je faisais mon passage en revue hebdomadaire et que je passais au peigne fin tous mes projets sur Nozbe, un problème a fait surface. Je veux dire, je l’avais vu avant, mais cette fois c’était juste trop.
Vous voyez, nous n’utilisons pas les e-mails en interne sur Nozbe, nous communiquons à travers les tâches, nous partageons beaucoup de projets sur Nozbe. Et dans ces projets, il y a beaucoup de tâches déléguées à des nombreuses personnes et certaines choses n’allait pas sur beaucoup d’entre elles…
“No country for old men”
J’ai réalisé qu’il y avait énormément de vieilles tâches dans nos projets communs. Des tâches créées en avril, en mars, en février… et même en décembre de l’année dernière. Je m’en suis rendu compte début août! Ces tâches étaient suspendues, sans mise à jour récente, sans nouveaux commentaires, sans rien. Beaucoup de vieilles tâches abandonnées dont les responsables ne se souciaient plus.
J’étais relativement mal à l’aise. Les gens de mon équipe ne faisaient plus leur passage en revue hebdomadaire. Nous étions tous trop occupés et absorbés par notre travail et nous n’avions pas pris le temps d’y jeter un œil. Et nous sommes censés être une entreprise de productivité!
Je savais que cette situation n’était pas viable. Pour notre concentration. Pour notre attention. Pour notre réussite. Nous devions faire notre passage en revue hebdomadaire. TOUS, SANS EXCEPTIONS.
D’accord, mais Comment faire faire un examen hebdomadaire régulier à mes employés?
Trois questions, une tentative de réponse: DMCV
Ces trois questions se sont posées récemment à moi et m’ont gardé éveillé toute une nuit. Comment gagner du temps pour se former, faire un passage en revue hebdomadaire et finalement travailler moins, mais mieux?
Étape 1. Essayons 4 jours par semaine de travail.
Le problème avec une semaine de travail de 4 jours c’est qu’en se débarrassant d’un jour de travail on obtient aucune contrepartie. Je veux dire que nous offrons un jour à nos employés mais cela ne nous rends pas plus performants les 4 jours restants. Cela rend plutôt le travail encore plus stressant et ça ne résout pas le problème du moment libre pour le passage en revue ou alors l’apprentissage de nouvelles connaissances.
Étape 2. Déplaçons certaines réunions, le passage en revue et l’apprentissage au vendredi.
Eureka! Travaillons 4 jours plus efficacement, en faisant une revue hebdomadaire obligatoire à l’échelle de l’équipe le vendredi. Faisons des vendredis les “journées du passage en revue” et ne travaillons pas. Nous faisons quelques réunions le matin (si nous en avons vraiment besoin), notre passage en revue hebdomadaire puis une fois que c’est fait, nous sommes prêts pour la semaine qui suit et nous pouvons enfin faire ce qu’on veut!
Imaginez à quel point les 4 premiers jours de la semaine pourraient être plus efficaces si vous étiez vraiment prêts? Si vous aviez fait notre passage en revue, si vous saviez ce que vous deviez faire et que dès le lundi matin vous sachiez exactement quoi faire?
Nous avons donc pris une décision. La nouvelle politique d’entreprise s’appelle:
DMCV - Dieu Merci, C’est Vendredi (en polonais: Piąteczek)
- Nous travaillons à plein régime sur nos tâches quotidiennes seulement du lundi au jeudi, en essayant d’éviter les réunions liées à notre fonction
- Le vendredi matin de 9h à 12h nous faisons toutes les réunions nécessaires ou les discussions… et nous commençons notre passage en revue hebdomadaire
- Tout le monde écrit un message sur Slack une fois qu’ils ont fait leur passage en revue hebdomadaire
- Une fois que le passage en revue est fait, chacun peut faire ce qu’il veut. Ils peuvent soit apprendre quelque chose de nouveau, travailler sur un projet personnel ou se consacrer à des activités extra-professionnelles de leur choix… ou ils peuvent simplement finir leur journée et passer leur long week-end en famille
Comment faire une bon passage en revue hebdomadaire?
Voici ma checklist:
- Videz vos boîtes de réception (celle de votre bureau, vos mails, Nozbe… et toutes vos communications ou échanges)
- Rappelez-vous vos objectifs de l’année
- Consultez votre calendrier pour cette semaine et la prochaine
- Examinez vos objectifs pour ce trimestre et ce mois-ci
- Passez en revue chaque projet et chaque tâche dans votre système de productivité
- Revoyez les objectifs de cette semaine et fixez des objectifs pour la semaine à venir
- Surpassez vous. Préparez-vous pour la semaine prochaine!
Étapes facultatives:
- Nettoyez le disque dur de votre ordinateur
- Nettoyez votre bureau (PC) et éventuellement votre espace de bureau
- Passez en revue ce que vous avez envie d’apprendre
- Passez en revue votre liste de lectures
- Créez une playlist de choses à regarder, des conférences en ligne auxquelles assister
- Faites quelque chose que vous avez toujours voulu faire mais pour lequel vous n’avez jamais eu le temps. C’est le moment ou jamais et votre entreprise vous paie pour ça!
Utilisez un modèle Nozbe.how: mon modèle ou celui de l’un de nos utilisateurs: Chad Garett ou Eric Stetler.
Vendredi dernier c’était chouette, vivement vendredi prochain!
Nous avons officiellement lancé cette politique chez Nozbe en août. Les gens étaient vraiment excités. Le vendredi, certaines personnes ont fait leur passage en revue hebdomadaire dès 9 heures du matin! Tout le monde a partagé ses progrès sur Slack. Les gens partageaient leurs idées sur la façon dont ils voulaient passer la journée.
Lorsque nous avons reçu notre «Reporting», notre équipe avait un ratio Nozbe de 160%, ce qui signifie que nous avions accompli beaucoup plus de tâches que nous en avions créé. D’un seul coup, les tâches anciennes ont disparu, ont été complétées ou mises à jour ou reprogrammées. Non, tous nos projets ne sont pas aussi clairs et précis que jamais, mais la situation s’est radicalement améliorée. Jusqu’à maintenant mon équipe a très bien réagi à l’idée de DMCV. Je vous reparlerai dans quelques semaines de ce sujet intéressant.
DMCV c’est travailler moins mais mieux.
Oui, je suis PDG et je demande à mon personnel de travailler moins. Ça semble contre-productif ou fou, mais je crois que nous tenons quelque chose d’intéressant. Je crois vraiment que nous sommes plus productifs avec quatre jours de travail très ciblés plutôt que cinq jours ou nous ne sommes pas à 100%. Je crois que grâce à cet arrangement DMCV nous pouvons vraiment travailler moins, mais mieux.
Maintenant je le sais. Ma conviction s’est enrichie de mon expérience du travail en équipe. Lors de la Réunion Nozbe du mois d’octobre, nous avons discuté de la nécessité de garder le DMCV, de le modifier ou de revenir au statu quo. Nous avons été unanimes: la nouvelle politique nous aide à mieux travailler, à apprendre de nouvelles choses et à devenir des experts dans nos domaines.
Dans l’épisode #70 de The Podcast, enregistré depuis la Réunion, nous avons résumé nos conclusions.
Essayez-le vous-même!
Je vous encourage à essayer par vous-même. Dans votre équipe ou votre entreprise. Parlez-en à votre patron. Faites-moi savoir ce que vous pensez et si cela marche pour vous.
Et si vous aimez cette idée, j’apprécierais un partage sur les médias sociaux (Twitter, Facebook). Cela aiderait à passer le message et peut-être aider d’autres entreprises et des équipes de travailler moins, mais mieux. Merci beaucoup!
