Lorsque vous travaillez en équipe, votre productivité est affectée par des décisions et des habitudes d’autres membres. Même si vous êtes très efficace et respectez toujours les délais, l’équipe dans son ensemble peut avoir du mal à communiquer et à livrer les choses à temps. Si vous et vos coéquipiers avez du mal à faire les choses ensemble, lisez la suite et découvrez comment Nozbe peut vous aider.
1. Structurez votre flux de travail
L’un des principaux problèmes de la collaboration en équipe est l’absence de système partagé. Avoir un système partagé permet à tous les membres de l’équipe d’être sur au même point et de savoir ce qu’il faut faire et ce sur quoi les autres personnes travaillent. Dans Nozbe, nous avons mis en place un tel système:
- Tout ce qui doit être fait par votre équipe est un projet.
- Chaque projet est divisé en tâches à réaliser.
- Chaque personne a une tâche dont elle est responsable.
- Chaque tâche devrait avoir une échéance (qui est définie de manière pessimiste pour éviter tout stress et tout retard éventuel).
- Tous les documents et fichiers liés à une tâche sont attachés à celle-ci.
- Pour assurer la sécurité de l’ordre et des données, utilisez un outil fiable, tel que Nozbe!
Conseil: si vous donnez votre chance à Nozbe, signez tous vos projets d’équipe dans un système sécurisé accessible à partir de tous les appareils. Vos données seront en sécurité et la communication de votre équipe transparente.
2. Débarrassez-vous des emails comme moyen de communication interne
Le courrier électronique est mauvais pour vous et votre équipe; nous recevons déjà trop de courriels sur des sujets qui ne nous intéressent pas, de plus, nos courriels peuvent être mélangés avec d’autres correspondances du monde extérieur et des spams.
Pour résoudre ce problème, nous avons conçu un nouveau moyen de communication: nous utilisons le courrier électronique pour le monde extérieur et Nozbe pour la “communication interne”.
En partageant des projets et des tâches, nous avons plus de transparence. Les gens voient ce qui se passe dans chaque projet et qui est responsable de quoi. Tout est clair. Nous évitons totalement tous les problèmes de quelqu’un ne copiant pas quelqu’un sur quelque chose ou en oubliant de CC un coéquipier.
Conseil: Si un e-mail peut donner lieu à une action, vous pouvez toujours l’envoyer dans Nozbe et le traiter comme une tâche.
3. Collaborer efficacement - à travers des tâches
Au lieu d’envoyer des courriels, d’organiser trop de réunions et de perdre du temps, travaillez simplement dans des projets sur Nozbe.
Lorsque vous partagez un projet avec vos coéquipiers, vous pouvez créer une tâche et la déléguer à la personne qui peut le faire le mieux. En déléguant une tâche à une personne, vous pouvez être sûr qu’elle la verra et la poursuivra dès qu’elle sera prête.
Vous pouvez vous assurer que les délais sont respectés en attribuant des échéances à toutes les tâches urgentes et en utilisant les notifications dans Nozbe (bureau, push et courrier électronique). Celles-ci peuvent rendre l’ensemble du système plus fiable et interactif - vous pouvez être averti lorsque quelqu’un vous délègue une tâche ou lorsque la date limite arrive à échéance.
Pour être sûr que toutes les informations pertinentes sont à portée de main et que tout a son contexte, vous pouvez fournir tous les détails nécessaires et le matériel de référence dans la section de commentaires. Ainsi, tout ce qui concerne une tâche ou un projet spécifique est disponible pour l’ensemble de l’équipe en un seul endroit.
Conseil: même si la tâche est terminée, vous pouvez toujours la rechercher et y accéder à tout moment.
4. Essayez la communication asynchrone pour gagner du temps et rester concentré
Travailler dans des projets et des tâches permet à votre équipe de communiquer de manière asynchrone. Votre équipe peut communiquer de manière à respecter le temps et la concentration des autres et leur permettre de faire plus en moins de temps.
Ce modèle de communication est génial parce que:
- Cela permet à votre équipe de travailler dans des blocs de temps de mise au point ininterrompu.
- Vous avez une trace de ce qui a été dit et partagé, alors que la communication synchrone n’est souvent pas enregistrée.
- Cela donne aux gens une chance de réfléchir avant de répondre (les réponses immédiates ne sont pas toujours les meilleures).
- Vous pouvez communiquer avec les membres dans plusieurs fuseaux horaires.
Conseil: lorsque vous assignez une tâche à un coéquipier de Nozbe, vous pouvez être sûr qu’il la remarquera et s’occupera du travail s’il le juge utile. Cela signifie que vous ne dérangerez personne qui pourrait être dans un bon flux de travail tout en se concentrant sur une tâche difficile. Et en attendant la réponse, vous pouvez prendre en charge une autre tâche de votre liste. Vous voyez… je pense que tout n’est pas aussi urgent comme nous le pensons.
5. Respectez les délais et gardez votre équipe organisée
Avoir un flux de travail structuré optimise l’organisation de votre équipe, en particulier dans le processus de travail en enregistrant tous les projets, les tâches, discussions et matériels au même endroit. Il y a peu de place pour les malentendus, les fichiers perdus ou les responsabilités peu claires. Les gens sont en phase - en phase avec ce qu’ils veulent faire, ce dont ils ont besoin et comment ils doivent s’y prendre.
Comme chaque personne a ses propres tâches et responsabilités (toutes énumérées dans la liste de Nozbe), vous pouvez vous concentrer sur votre travail et communiquer avec les autres uniquement lorsque quelqu’un a besoin de donner ou de demander des commentaires. Les délais sont clairs, mis en place dans Nozbe et “gardés” par les notifications.
Les tâches sont simples, spécifiques, bien énumérées et décrites dans des projets appropriés. Tout le monde sait ce qui doit être fait et quand. Les interruptions sont donc rares.
Conseil: pour rendre votre équipe encore plus organisée, vous devez tous exécuter des revues régulières - Nozbe est également un excellent outil pour cela.
Avec Nozbe, votre équipe communiquera de manière efficace et transparente et travaillera simplement mieux. Vous gagnerez du temps et ferez plus de bonnes choses afin de conduire votre entreprise vers le succès.
