La gestion de projet peut être traditionnellement considérée comme l’épine dorsale des entreprises de construction, des bureaux d’architecture, et des agences de publicité - celles qui ont un “projet” client évident à gérer. La gestion de projet a également son debut dans le domaine des services professionnels. Comme ça des avocats, des medicins et agents immobiliers peuvent suivre les engagements des clients, réglementer les priorités concurrentes, se mieux communiquer entre les membres du personnel. Un bon système de gestion de projet leur garantit un meilleur service aux clients et des efficiences contribuant de manière positive au résultat net.
Qu’est-ce que la gestion de projet juridique?
Les avocats doivent souvent jouer le rôle de chef de projet ou jouer un rôle dans une équipe de projet et toutes les questions juridiques, quel que soit le domaine de pratique, peuvent être considérées comme des “projets” en ce sens qu’elles ont généralement une date de début et une date de fin précises et qu’elles impliquent de créer quelque chose de “nouveau”.
Alors que les avocats ont tendance à se concentrer sur le mot ‘processus’ pour traiter un problème juridique particulier du client, lors de la mise en œuvre de la gestion de projet, il est relativement simple d’échanger le mot ‘processus’ avec ‘projet’. Mais la réussite de la mise en œuvre ne s’arrête pas là.
Les arguments solides en faveur de la gestion de projets dans les cabinets d’avocats
Dans la profession juridique, la gestion de projet est un processus de définition de paramètres d’une affaire à l’avance, à planifier le déroulement de la question dès le départ avec les faits dont vous disposez au moment donne, à gérer la question et, finalement, à évaluer comment l’affaire a été traitée (du point de vue du cabinet ou du service juridique et du point de vue du client).
Les pressions exercées sur les clients et les honoraires de réservation font qu’il est nécessaire de mettre en place un système plus proactive, disciplinée ou systématique de gestion des projets (dossiers) des clients.
Changements constants à gérer
En fin de compte, de nombreux aspects d’une affaire peuvent changer, de la réunion initiale du client à l’audience et à la résolution du litige. Une bonne gestion de projet documente toutes les modifications apportées au champ d’application à chaque étape, garantissant ainsi un risque moindre de dépréciation ou d’annulations, car les impacts peuvent être identifiés et gérés dans le processus plutôt que rétrospectivement.
Amélioration de la communication
Deuxièmement, la gestion de projet aide les équipes à mieux communiquer avec les clients et à mieux comprendre comment les choses changent, pourquoi, l’impact des changements et éventuellement la modification des frais en conséquence. La gestion de projet facilite les discussions sur les attentes en matière de résultats.
Pour réussir dans la gestion d’un projet, il faut s’assurer que les avocats comprennent les attentes, les objectifs et les facteurs de réussite du client en matière juridique. Concrètement, cela peut signifier une volonté de gagner à tout prix, ou de s’installer avec un minimum de tracas et de distractions. Une application de gestion de projet tel que Nozbe peut facilement améliorer la communication interne et externe.
Planification
Ensuite, l’étape suivante, en fonction de l’objectif du client, est d’élaborer un plan détaillé ou une étendue du travail, comprenant les principales choses que l’on peut obtenir, les jalons, les hypothèses et au moins un budget de haut niveau.
Une fois le travail commencé, les prochaines étapes consistent à élaborer un projet ou un plan de travail sur le sujet, y compris les ressources et la dotation en personnel des étapes (phases, tâches et activités), le protocole de communication, l’analyse des risques et le plan de changement.
Avec tout cela pris en compte dès le départ, il est en fin de compte plus facile de gérer l’affaire afin de respecter le budget et les attentes du client, de faire face aux changements en cours de route et, enfin, d’évaluer ou d’examiner l’affaire à la fin. Qu’est-ce qui a bien fonctionné et qu’est-ce qui pourrait être amélioré la prochaine fois?
Bien que cela soit exceptionnellement détaillé et que tous les sujets n’incluent pas ce niveau d’information, le fait d’inclure même quelques éléments clés contribuera grandement à améliorer les relations avec les clients. Un bon logiciel de gestion de projet aidera à garder toutes les procédures, informations et documents à jour, sécurisés et disponibles de partout.
Les avantages de la gestion de projet
Des études montrent que la gestion de projet présente de nombreux avantages pour les clients, notamment moins de surprises, plus de temps et de budget, une meilleure communication entre le cabinet d’avocats et le client, un meilleur travail d’équipe, une plus grande efficacité et une réduction des dépenses juridiques.
Des améliorations pour le cabinet d’avocats sont également considérables - une prévision plus précise des frais dont nous avons déjà discuté. La gestion de projet peut être très utile pour les entreprises qui adoptent des horaires de travail flexibles avec des membres de l’équipe qui ne sont pas toujours ‘en interne’ mais qui travaillent à domicile ou seulement à temps partiel.
Comme pour toute chose nouvelle, une adaptation et une mise en œuvre réussies demandent un investissement en formation, en patience et en temps. Mais pour les entreprises qui y adhèrent, les avantages sont considérables.
