Découvrez tout sur le «ping-pong de tâches», c’est ainsi que nous appelons un processus modèle permettant de réaliser des tâches et des projets en équipe, en utilisant pratiquement n’importe quelle application de collaboration disponible.
Dans la “Tâche ping-pong” l’idée est de :
- rendre la communication à travers les tâches efficace et fluide;
- faire avancer les choses rapidement tout en respectant les principes de communication asynchrone
- être capable - si nécessaire en raison de la nature spécifique du travail - d’utiliser Nozbe (ou toute autre application de gestion de tâches et de projets) comme chat.
Tâche ping-pong - comment effectuer des tâches rapidement
La structure simple de l’application Nozbe est basée sur des projets remplis de tâches, dans lesquels nous utilisons des commentaires pour collaborer et collecter des informations et du matériel nécessaires pour atteindre un objectif ou accomplir un travail.
Prenons un exemple :
L’équipe XYZ travaille sur le projet “Organiser une gala d’anniversaire à Seattle”. L’une des nombreuses tâches que les membres de l’équipe doivent accomplir pour que le gala soit un succès est la suivante:
Réserver un lieu
Alex est responsable de cette tâche, et ayant trouvé une salle intéressante, il souhaite la présenter à sa supérieure, Anna, dans un commentaire:
J’ai trouvé un bon endroit @Anna. Il fait 200 mètres carrés, dispose d’une grande scène et il y a un parking à proximité.
Adresse: 44, Pinkish St., Seattle
Ci-joint les photos.
Pour avoir des retours de sa patronne, il doit attirer son attention. Alex peut soit la @mentionner dans le commentaire, soit lui assigner cette tâche. Dans les deux cas, Anna verra que ses commentaires sont nécessaires pour cette tâche dans sa vue Réception.
Après avoir cliqué sur la tâche dans la vue Réception, Anna verra la tâche, lira le commentaire d’Alex et répondra:
Je connais ce lieu - malheureusement, il ne fonctionnera pas car il n’est pas accessible aux fauteuils roulants et plusieurs des invités les utilisent. Allez, on continue à chercher! Peut-être l’ancien cinéma de Greenish St.? @Alex
Pour qu’Alex puisse lire le message, Anna doit à nouveau soit lui déléguer la tâche, soit le mentionner dans un commentaire.
Désormais, Alex recevra une notification et verra qu’Anna lui a envoyé un nouveau commentaire dans la tâche «Réserver un lieu» dans sa vue Réception.
C’est dans cette sorte de «ping-pong» qu’Anna et Alex vont enfin se mettre d’accord et trouver un lieu parfait pour leur gala.
Nozbe comme chat?
Pour que la discussion dans les commentaires de tâches soit rapide et efficace et ressemble davantage à un chat, il vaut la peine d’activer les notifications push dans ⚙️ Paramètres > Paramètres de notification pour les cas où:
- quelqu’un vous attribue une tâche,
- quelqu’un vous mentionne dans un commentaire
Des notifications (sauf si vous avez bloqué cette option sur votre appareil) apparaîtront sur votre smartphone, ordinateur ou iPad - en fonction de celui sur lequel vous avez installé la dernière version de Nozbe.
De nombreux utilisateurs de Nozbe, en raison de la nature de leur travail, imposent de tels paramètres de notification à leurs équipes pour accélérer la communication et garantir que la discussion dans les commentaires de tâches soit plus synchrone et plus rapide.
Si vous accordez plus d’importance à la concentration et au travail complètement asynchrone qu’à la vitesse, assurez-vous simplement que vos coéquipiers vérifient et “mettent à zéro” leur vue Réception régulièrement - plusieurs fois par jour. Ainsi, aucun message ou demande de retour ne restera sans réponse.
Découvrez comment fonctionne la tâche ping-pong en direct
(video en anglais)
Des questions?
Nous espérons que cette courte entrée épuisera le sujet de l’activité et des changements dans les tâches. Si vous avez des doutes ou des questions supplémentaires, écrivez-les dans le commentaire ci-dessous ou dans un message à l’équipe du service client: support@nozbe.com.
