Il nous arrive régulièrement de présenter les utilisateurs de Nozbe présents partout dans le monde. Aujourd’hui, nous nous rendons en Espagne afin de rencontrer Pedro Rodinger et d’en apprendre plus sur ses méthodes pour atteindre ses objectifs professionnels grâce à Nozbe.

Qui est Pedro?

Mon nom est Pedro Rodinger. Je suis manager et j’ai plus de 20 ans d’expérience dans le secteur de la finance et la gestion et également dans le secteur de la propriété industrielle. Je travaille dans un environnement international et je me concentre en particulier sur l’organisation, l’implémentation de systèmes d’informations et la gestion du personnel.

Je suis marié sans enfants. Ma femme et moi vivons à Alicante en Espagne. Pendant mon temps libre, je le consacre à la Croix Rouge espagnole à Alicante.

Le rôle de Nozbe

J’utilise Nozbe de plus de deux ans. Aujourd’hui, j’aimerais expliquer comment j’utilise l’appli afin de maitriser l’accomplissement de mes objectifs annuels grâce au rôle de certaines tâches très spécifiques et au travers d’un contexte particulier.

Nozbe 2.5 pour Android comprend désormais des notifications “Quick Add” qui permettent l’ajout de tâches depuis n’importe quel écran sur votre support sans avoir à ouvrir Nozbe. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner la barre de notifications, puis d’ajouter une tâche grâce au bouton dédié “Ajouter une tâche sur Nozbe” et rentrer son nom. Oh, et il est également possible de modifier chaque Projet, chaque Catégorie ou déléguer les tâches en utilisant un hashtag.

A priori la boite de réception doit être un outil simple d’utilisation. Bien que cela soit l’un des premiers points abordés par la méthodologie Getting Things Done, nombreux sont les utilisateurs à être perdus à ce sujet. Cet outil est au coeur de la méthodologie de GTD, il est donc essentiel de comprendre comment l’utiliser. Cet aspect n’est pas seulement lié à Nozbe, il peut être traité bien au delà de ce contexte.

Travailler chez Nozbe avec notre super équipe me donne la chance de faire face à des situations très variées. Je vois de nombreux types de tâches, de noms de projet et de descriptions.

Je vais tenter d’attirer votre attention sur point très important en matière de productivité: atteindre la perfection en terme de concision, de clarté et de compréhension pour le nom de vos tâches.

Le contexte

Nous vivons une vie trépidante dans laquelle l’information précise, courte et concrète vaut chère. Malheureusement, ce n’est pas si facile que ça en a l’air. A commencer par vos mails à rallonge (un très bon article a été écrit à ce sujet dans Productive! Magazine no.8 par Leo Babauta “Vos mails sont trop longs”) ainsi que la rédaction quotidienne de nom de tâches.

Saviez vous que Nozbe peut vous aider à prendre de nouvelles habitudes? Prenons comme exemple l’apprentissage d’une langue étrangère. N’aimeriez vous pas en connaitre une nouvelle? Par exemple… Le polonais…

Avant de commencer

Les recherches scientifiques ont mis à jour certains mécanismes permettant la création d’une habitude. En se basant sur ces recherches, il est possible de vous proposer quelques conseils pour vous lancer.

1. Fixez vous un objectif principal - demandez vous quels sont vos objectifs et vos motivations. Demandez vous si l’apprentissage d’une nouvelle langue est un véritable besoin.

2. Rendez cela si facile qu’il soit impossible de dire non. Leo Babauta - commencez par des étapes intermédiaires pour atteindre votre but. Essayez de mettre en place des tâches qui sont assez faciles à réaliser et qui ne nécessitent pas de motivation (tout dépend de votre humeur, de votre journée, du temps qu’il fait et de plein d’autres facteurs).

3. Construire des habitudes récurrentes devient plus simple si vous l’intégrez à une routine qui fait déjà partie de vous. Il est en effet plus difficile de tenter de l’instaurer de force ou de la modifier. Il est bon de construire votre méthode d’apprentissage autour de déclencheurs qui vous feront savoir que le moment est propice à l’apprentissage, par exemple: dès que je me lève, je bois un verre d’eau et j’apprends le polonais.

4. Si vous échouez, reprenez dès le début. N’abandonnez pas! Zapper la pratique de cette habitude, quelque soit l’étape à laquelle cela se produit n’aura pas d’impact sérieux sur vos progrès à long terme.

Ok. Maintenant que vous connaissez les règles, au boulot :)

Les utilisateurs de Nozbe viennent de toutes les professions et de tous les milieux: des enseignants et des étudiants, des mères au foyer, des managers et des entrepreneurs. Jusqu’ici, nous vous avons présenté des solutions pour les médecins, les agents immobiliers et les avocats. Cet article est destiné aux étudiants.

Le contexte

Nous avons tous ou avons tous été des étudiants à un certain moment de nos vies. La vie d’un étudiant peut être passionnante, exigeante et difficile. Selon le domaine d’étude, le mélange des trois peut varier. J’aurais aimé avoir Nozbe pendant mes études. Je suivais un cursus double, avec deux postes à temps partiel ainsi qu’une participation régulière au conseil étudiant, je jouais également dans un groupe de théâtre… Le papier et le stylo, c’est du passé mais cela reste très ancré dans ma mémoire.

Des domaines ou se focaliser

Du point de vue du temps, je préfère séparer les étudiants en groupes car leur utilisation de Nozbe dépendra essentiellement de leur niveau d’étude. Même si je suis sûr que certains lycéens liront cet article, je souhaite me concentrer sur les étudiants qui fréquentent des universités.

Les tâches récurrentes semblent être une source constante de confusion pour beaucoup. Permettez-moi de vous guider sur cette option sur Nozbe et de fournir quelques indices supplémentaires. Définition Une tâche récurrente sur Nozbe est une action que vous faites de manière répétée et à intervalles réguliers. La description complète de celle-ci peut être trouvée sur notre [Page d’aide.] HP Comment en créer une? Créer une tâche en utilisant soit l’icône «+» ou le raccourci «a».

De nombreuses personnes m’ont demandé comment j’utilisais l’application. Voilà la réponse.

Tout d’abord, nous n’utilisons pas de mails dans notre société. Notre équipe est composée de 24 personnes et nous travaillons tous à distance. Nous utilisons uniquement des mails pour communiquer avec les clients et d’autres personnes qui nous envoient des e-mails avec des questions ou des offres. A l’intérieur de l’entreprise - nous partageons simplement des projets et nous nous déléguons des tâches.

Nous communiquons simplement à travers les tâches et les commentaires chez Nozbe.

Priorités

Commençons avec ma liste de priorités. Elle est assez longue - au début d’une journée, cette liste est d’environ 40 à 50 tâches. Pour tout faire, je me rends sur le panneau d’informations (je sélectionne l’icône «i» en haut de la section priorité) et je filtre mes tâches. Pour accélérer les choses, je les filtre par catégories et je les examine unes par unes. Par exemple, je choisis celles qui sont appelées «Finance». Habituellement, je ne dispose que de plusieurs choses à faire: des transferts d’argent et des paiements. Le reste des tâches sont déléguées à notre directeur financier. Après j’exécute les tâches, je coche celles que j’ai pu faire et je désactive le filtre.

Ensuite, je vérifie toutes les tâches déléguées par mon assistante avec qui je partage un projet appelé «CEO». J’utilise à nouveau le filtre - cette fois pour afficher seulement les tâches à venir de ce projet. Je tente d’en venir à bout de la plupart d’entre elles… Ce que je fais habituellement, c’est cliquer sur une tâche et la lire. Si c’est une question en attente de ma réponse ou d’une confirmation, je réponds en commentaire et je re-délègue à mon assistante.

Bien sûr, il y a des tâches qui nécessitent plus de mon temps et de la participation - si je n’ai pas de réunions ou d’autres engagements prévus, je travaille dessus. De cette façon, à la fin de la journée, je réussi à réduire le nombre de mes priorités à 10 ou 15. Je descends malheureusement rarement à zéro. Je laisse toujours quelque chose d’autre pour le lendemain.

Boite de réception

Maintenant, passons à ma boite de réception. Je laisse toutes mes idées en suspend dans cette section. J’ai tout le temps plein de choses à traiter dans cette section, j’essaie de la vider dès que possible. Après tout, la règle reste de vider au maximum sa boite de réception.

Tout en travaillant dans ma boîte de réception, je tente de suivre la règle des 2 minutes. Certaines des idées et des tâches que je dois faire sont étroitement liées à des projets déjà existants. Dans ce cas, bien sûr, je les déplace directement de la boîte de réception vers ce projet. Pour ce faire, je rentre dans la section des détails d’une tâche au-dessus du projet concerné, je clique sur le bouton «Boîte de réception» pour voir la liste de tous mes projets, ensuite, je choisis la tâche sur laquelle je veux me rendre.

Nozbe est utilisé par beaucoup de gens. Ils viennent de toutes les professions, des enseignants, des mères au foyer, des managers et des entrepreneurs. Il y a quelques temps nous vous avons présenté des solutions qui pourraient vraiment bien fonctionner pour les médecins et les [agents immobiliers][immobilier]. Cet article est destiné aux avocats.

Le contexte

Je ne pense pas donner de leçon dans un environnement aussi vaste et exigeante. J’ai été élevé parmi des avocats et je suis actuellement des études de droit à Varsovie, en Pologne à l’Université Kozminski. Je sais que cela nécessite un haut niveau d’organisation et, si enrichissant que puisse être, cela peut être extrêmement stressant et répétitif. Cela demande une organisation extrêmement rigoureuse et une grande résistance psychologique. Malheureusement, je ne serai pas en mesure de vous aider dans cette seconde partie.

Domaines fondamentaux de préoccupation

Les applications juridiques de Nozbe varieront en fonction du groupe auquel vous appartenez. Un procureur aura des modus operandi différents d’un juge ou d’un avocat. Ainsi, il y a un large champ d’interprétations possibles. Je vais essayer de décrire ici quelques idées dans l’espoir qu’elles puissent être utiles et qu’elles servent de tremplin à votre imagination.

L’utilisation intensive des thématiques et des modèles est très recommandé, c’était déjà le cas d’articles précédents sur cette série. Selon la «branche» juridique où vous situez, vous êtes à peu près tenu de faire certaines choses d’une certaine manière. Il y a des procédures à suivre, des documents qui doivent être déposés ou obtenus.