当以团队形式工作时，无论你试图多么努力地推进项目，结果也并不完全取决于你。 有的时候这会令人感到很沮丧。 无论你的团队伙伴们多么的技艺娴熟和投入，你的努力也会很容易受到阻碍。 不过有一种方法可令你的工作蓬勃发展。你需要一种支持团队协作的环境。 合理的沟通系统加上设计甚佳的协作工具将有助于你们更快地共同达成目标 – 与你是在办公室工作还是远程办公无关。
实施沟通系统
团队是工作组 – 一组有着不同思维方式和各种各样习惯的人。 如果你们是一支分散式的团队，那么要考虑的就不止一项因素: 人们工作的地点和时区多种多样。 为了拥有一支高效率团队，你需要引入一套会对团队沟通施行管理的规范。 其需要做到清楚无误，且专注于以一种对个人而言同样舒心自然的方式实现团队目标。
我们的金字塔规范
Nozbe公司的人使用的就是能够在我们的远程工作团队中对信息流施行管理的沟通金字塔规范。
该规范以3个主要观点为依据:
- 要对深度工作的强大抱有信念，
- 要尊重大家的时间，还有
- 信息交流要成体系。
你可以点此了解更多有关沟通金字塔规范的信息，不过简而言之就是:
- 为了不使彼此分心，只要有可能我们就会尽量进行异步沟通。 如果我需要可以等候的反馈(而且说实话 – 大多数情况下都是可以的)，就会让我的同事在他们各自有空的时候给我回复。
- 我们都知道人们在专注且没人打扰的情况下工作状态是最好的。
- 经过深思熟虑且记录下来的反馈通常是最好的。
- 只有在拟定出了议程，并且所有与会者都参与且准备充分的情况下开会(如果确实有必要)才会富有成效。
协作的地方
一旦你的沟通系统准备就绪，就需要用武之地了。接下来你需要的是协作应用 – 或是任务以及项目管理工具，就看你的意愿了。目的是一样的: 都是为了确保你交流的信息成体系、便于访问，同时也为了团队里的每个人都能知晓需要被完成之事以及何时去完成。
你将从下文了解到协作软件都为企业做了些什么。因为我从一开始就在使用Nozbe Teams，所以就让我以我的应用为例，来列举一下团队协作工具的优势。
目标的设立和计划制定轻松简单
毋庸置疑，为了交付成果，团队需要知晓目标都有什么 – 任何目标都能被转换为项目。 每个项目都需要制定计划。 为了妥善做好项目计划，你需要将其划分成多个可执行的任务，对其中的每一个任务都做出详细解释，为它加上时间限制，并将它们分配给最适合执行任务的人员。显而易见这很简单。 一旦你这么做了，那么行动计划就准备就绪了。
我理解有的时候随着项目的扩大，发展，甚至转移上述操作不再轻而易举；不过在像Nozbe Teams这样的应用中，你可以将一切都保存在一个地方并加以整齐地组织。
将一切置于同一所属
使用协作软件的一大好处是你可以在项目内记录下与之有关联的一切。 有专用的地方描述项目目标。 另外你还能使用具体的任务和评论，你的团队可以在其中做如下事情:
- 讨论想法，
- 征询收集反馈，
- 指明问题和障碍所在，
- 寻求最佳解决方案，
- 附加文件，还有
- 添加清单，目的是为了分层次地处理任务。
如你所见，像Nozbe Teams这样的协作应用允许你将所有交流的信息，文档和数据都留存在其项目环境下。 你可以随时搜索需要的数据，返回你希望回想起的讨论，或是搜索文档的最初版本。 一切都在这里，而且是按出现的顺序罗列的。 哪怕项目已经被完成了，你仍然能够对其搜索，甚至将其恢复。
将参考资料和文档置于事项环境下
说到结构化讨论和项目环境，我想简要地提一下完成任务所需要的参考资料。 我记得在先前的一项工作中我们使用了电子邮件来谈论我们的在执行项目以及我们的团队协作 – 嘿，东西太容易失踪了！ 这是非常令人沮丧的，特别是在截止期限临近的情况下更是如此，这时团队的压力水平会稳步增加。
如果你使用了协作应用就能轻松避开这种情况。 你只需同意自己的团队为相关的任务附加文档或为存储在云端(比如Dropbox，Box，Google Drive等等)的文件添加链接，为这些文档加上描述，那么就会好起来的。
随时随地访问工作和数据
像Nozbe Teams这样的项目管理应用还有另一个令你的团队更有办事效率的特性: 移动性。 你在应用中保存的一切 – 项目，任务，评论和附件 – 都被存储在了云端。 这意味着无论你身在何处所有这些你都可以访问。 你可以选择使用网页版应用或为你的iOS设备和Android设备下载原生应用。 每当有人需要你的反馈或分配任务给你时根据你的需要设置的通知项就会通知到你。 这样一来，你就能节省自己的时间，而且在乘车上下班或等候就诊的过程中还能工作，哪怕你离开了办公室，对你的团队而言你也还在那里。
通过任务建立起的沟通是高效的
一旦你将项目和任务创建并组织好，就可以开始与你的团队进行协作来将它们完成了。 高效率团队协作的关键是好的沟通。 在像Nozbe Teams这样的应用中，没有比自始至终进行通过任务建立起的沟通更好的协作方式了。
原因是什么呢？
因为其明确无误，井然有序并且好执行。
将任务列举出来的方式能促使人们行动起来，同时通过将大的，吓人的事务划分成较小的，可执行的步骤又可增加人们的自主权。
通过对具体任务发表评论，我们在这里关注的就会完全是那些需要被完成的事项(不同于群组聊天或篇幅长的电子邮件)。
通过明确的任务参数你能知晓任务的责任人是谁，归属于哪个项目以及它的到期时日。
通过任务建立起的沟通最适合在设计甚佳、适用于团队的任务以及项目管理工具中使用，你们可以在这样的工具中添加任务，并在其中一起工作直到将它们完成。 因为说到底你是希望自己的团队交付成果而不仅仅是将时间花费在项目管理上的，对不对？
专注力会得到提升
摆脱电子邮件并减少将聊天用于你团队中的内部沟通就会提高团队的办事效率。 怎样做呢？ 方法就是采用协作工具或项目管理工具并实施通过任务建立起的沟通，这样人们就能将更多的时间用在目标明确的密集工作上。
如果每个人都将他们的任务罗列在了应用中并且还加上了时间限制，那么他们就能知晓要完成之事以及该何时完成。 他们能专心开始完成自己的工作。 每个人都会处理他们各自的事务。 如果有人需要帮助或反馈他们就会向同事或管理人员询问。 他们会尽力不去使这名人员分心，因为在等待的过程中他们能着手处理下一个任务，而且也能令他们的团队伙伴完成已经开始的工作。
当然了，这是一种理想的情况。我理解每一天在所有的团队中都会出现急迫的事务和前一天就到期的任务。 可是如果每位团队成员都去尽力精心组织他们的工作并且记得在规划自己的任务时留有时间余量的话，那么这种情况就能慢慢变得越来越好。
在Nozbe公司，我们将其称之为异步沟通，并且也在尽力将其促成我们的基本规范。
设立优先级
就使用一致性策略而言，设立得当的优先级同样会有助于你坚持自己需要遵循的行动计划 – 特别是在你根据对需要被完成的所有工作的整体概览来概述它们的情况下更是如此。像Nozbe Teams这样的任务管理应用允许你为一周的每一天都制定你的优先级计划。 这样一来，每天早晨你和你的团队伙伴们就都能从待办事项列表入手，能在一天中尽力勾选完成尽可能多的事务。 为了将事务完成，你要决定将什么变为你的优先级列表，而且要尽量按照专注工作时段工作。 这是实现团队办事效率的关键步骤之一。
可做到透明和跟上进度
使用精良的协作软件的另一优势是其能确保对其他所有人都在做什么有更好的概览和了解。 在共享的团队项目中，每个人都能查看其他人的任务，也能查看他们当前在努力做着什么。 这样一来合作潜力就能被完全利用上。 人们能够得到更具洞察力的反馈，团队能够分享他们的知识，任何人也都能为实现公司目标做出贡献。
这一过程在Nozbe Teams中无比简单，其中的每一个新创建项目默认情况下所有的团队成员都能访问。 当然了，通过Premium计划，你还可以设置私人项目或者只授予选定用户访问权限，而让主要目标透明和可访问。 请注意，有权访问项目并不意味着专注就减少了。 有需要时你可以查看任意项目，这样就可以了。 如果你对某些项目特别感兴趣，则可以关注它们或是将它们添加到你的偏爱项中来获知它们的进度。
另外，在Nozbe Teams的"团队"视图中，你还可以查看你团队中所有人员的列表。 你可以选择一人，然后跨越你们俩儿都能访问的全部项目来查看分配给他们的所有任务。 这样做能令团队成员们都保持进度一致，也可使管理人员们能够审查他们的团队项目。
领导力和管理手段都会得到改善
确实，协作软件能使管理人员或团队领导者实时概览他们的员工表现。 他们能查看每个人的贡献，密切关注每个项目，每当有需要时还能针对每个项目给出自己的反馈。
通过透明的项目结构，管理人员还能对有些项目无法继续的时机作出确定。 忽略一些事情的可能性在电子邮件或群组聊天中是相当高的，而与之不同的是，精良的项目协作应用则允许管理人员们做把控。他们能追踪信息流，检查状态以及确保在有需要的地方采取措施。
每个团队都需要指导，特别是在他们不知所措的情况下更是如此，而且管理人员们也需要让决策圈拥有透明度: 这也是你避免项目失败的手段。
作为一名管理人员或团队领导者，你不能要求更大的胜利。
团队关系会得到加强
最后，同样重要的一点是精良的协作工具对于团队精神的建立至关重要。 它能通过为了共同目标而进行合作的理念帮助人们过得更舒适。 另外，它还对将计划，点子和成就与同事们分享起到了促进作用。
在Nozbe公司，大家都清楚我们的应用是问问题和讨论的地方，因此我们不惧怕这么做。通过任务建立起的沟通会促进我们与他人分享自身的疑惑和知识。 加之一些沟通规范，其还减少了冲突和误会的可能性。 一切都被记录了下来而且可追踪。 相比于实时讨论，书面的反馈似乎更为合理，被分析的也更为彻底，还能减少情绪化。
通过对团队关系的加强，协作软件达到了让整个企业都能受益的双重目的。
你无需再继续经受困扰了
为使你的团队能有更聪明，更快速，也更富有成效的表现，你需要引入一些沟通规范，同时还要将协作技术植入到你的公司及其组织过程中。 我向你保证，通过这种方法你团队的效率将会暴涨 – 这一点也是除上面列举的其它好处之外最吸引人的地方。
我知道过渡到一种全新类型的工作环境可能会很困难，特别是对于那些还未使用过一些项目管理应用或协作应用的团队成员而言更是如此。 慢慢来就行了。先讨论出一些你想在自己的组织机构中引入的沟通规范来。 一旦这些准备就绪，那就可以挑选一款最适合你的需求的工具了。 要逐步开始实施它，而不是马上就开始。 如果人们遭遇困惑，被搞的晕头转向，那么办事效率就只会下降而不会飞涨。 可能最初你只需要创建两三个项目并尝试在它们中进行协作即可。 要就软件的工作原理分享你们的使用感受，还要彼此问问题。 另外，要随时联系应用的客户支持获得帮助和实用技巧。 要观看视频教程和利用精良的应用一般都会提供的入门材料。
如果对于改善你团队的沟通和办事效率问题你确定要认真对待，那么还请随时试用Nozbe Teams来亲身对这些好处进行检验。 它是免费的，有iOS，Android以及网页版三版可用。
