Nozbe Teams提高你团队办事效率的5种方式

当以团队形式工作时,你的办事效率会受到其他成员的决定还有行为影响。 哪怕你们所有人全都效率超绝并且一贯都遵守截止期限,面对沟通和按时交付东西或许也还是会让作为一个整体的团队经受困恼。 如果你和你的团队伙伴们都觉得很难一起共事,那就继续往下看来了解一下Nozbe Teams是如何为你带来帮助的吧。

1. 使你的工作流形成体系

团队协作方面的主要问题之一是共享系统的缺失。 使用共享系统将允许团队里的所有人都能保持进度一致,都能知晓要做的事以及其他人当前的工作内容。 在Nozbe Teams中,我们业已建立了这样一套系统 - 其运转机制如下:

  • 任何一项需要你的团队来完成的事务都是项目。
  • 每个项目都被划分成了数个可以做到的任务。
  • 每个任务都拥有对其负责的人。
  • 每个任务都应拥有截止期限 (其是被以悲观态度设置的,为的是避免可能会有压力和拖延存在)。
  • 与任务有关的所有文档和文件都被附于其上。
  • 为了确保有序以及数据安全,应使用可靠的工具 - 比如Nozbe Teams!

技巧: 如果你打算试用Nozbe Teams,那么就可以将你团队的所有项目都放入一套可通过所有设备进行访问的可信赖系统之中。 你的数据将是安全的,你团队的沟通也将是透明的。

2. 摆脱将电子邮件用作内部沟通的媒介

电子邮件带给你和你的团队的体验是很不好的;对于其内容并非我们当下所关心的邮件我们已经接收的太多了,除此之外,我们的电子邮件还会让来自外界的其它信件与垃圾邮件账户夹杂在一起。

为了解决该问题,我们设计出了一种新的沟通方式: 我们将电子邮件用于外界,而将Nozbe Teams用于"内部沟通"。

通过分享项目和任务,我们的透明度变得更大了。 人们能知晓每个项目中都发生了什么以及哪一块儿由谁负责。 一切都是明确的。 有人在某事上未与他人保持一致或是忘记抄送给团队伙伴的所有这些问题被我们完全避免了。

技巧: 如果电子邮件是可执行的,你就可以随时将其发送到Nozbe Teams然后将其作为任务来对待

3. 进行有效协作 - 通过任务进行

并不是发送电子邮件,安排过多的会议和浪费时间,而仅仅是在Nozbe Teams中的项目里工作。

当你与你的团队伙伴们共享项目时,你就可以创建任务然后将其委派给做这件事儿做的最好的人员。 通过将任务委派给他人,你就能确保他们会看到该任务,并且只要他们愿意,可以随时进行此项任务。

通过为所有具有时效性的任务分配截止期限以及使用Nozbe Teams中的通知(桌面,推送和电子邮件)你就能确保时间线对的上。 这些做法能令整个系统更可靠,且更具交互性 - 当有人委派任务给你或截止期限到来时你就能收到通知。

为了确保所有的相关信息都近在眼前且一切皆有据可寻,你可以在评论部分提供所有必要的详情和参考资料。 这样一来与具体任务或项目有关的一切对整个团队而言就都归在了一处地方。

技巧: 即使任务已被完成,你仍然可以随时对其进行搜索和访问。

4. 试行异步沟通以节省时间和保持专注

以项目和任务的形式进行工作可使你的团队能够进行异步沟通。 你的团队能以尊重他人的时间和专注的方式进行沟通,从而使他们能够用更少的时间做更多的事。

这种沟通模式大有好处,原因如下:

  • 其会使你的团队工作在不受干扰的专注时间段内。
  • 你能记录下所说和所分享的内容,但是同步沟通往往不做登记。
  • 其给了人们回应之前进行思考的机会 (立即答复不会总是你的最佳答复)。
  • 你可以与多个时区的成员们进行沟通。

技巧: 当你在Nozbe Teams中将任务委派给团队伙伴们时,你就能确保他们会注意到该任务,并且在他们认为适合的时候该任务就会得到他们的处理。 这意味着你不会打扰到任何可能在专注于不同任务,正处于良好工作流之中的人员。 还有,等待回复期间你还可以处理你列表上别的任务。 你明白,从感受上来说一切都并非我们想象的那样急迫。

5. 遵守截止期限并使你的团队保持井然有序

拥有结构化的工作流会使你团队的组织结构得到优化,特别是针对团队如何展开工作以及如何将所有的项目,任务,讨论和材料都记录在一处地方方面给出建议的情况下更是如此。 造成误解,丢失文件或工作职责不明确的情况几乎不存在。 人们都处于同步状态 - 他们想做的事儿,他们需要完成的事儿以及他们宜着手进行的方式全都保持一致。

由于每个人都有他们自己的任务和工作职责 (在Nozbe Teams中全都有很好的体现),因此你可以专注于自己的工作,只在有人需要给出反馈或征询反馈的时候你才会与他人进行沟通。 截止期限是明确的,设置于Nozbe Teams之中,由通知"守护"。

任务是简单具体的,并且被条目清晰地描述在了适当的项目之中。 每个人都清楚需要被完成的事项以及完成时间,所以打扰是极为罕见的。

技巧: 要想令你的团队更为井然有序,你们全员都应执行定期回顾 - 对于这方面的运用,Nozbe Teams同样算得上是很棒的工具。

借助Nozbe Teams,你的团队将能以高效透明的方式进行沟通,以简单的方式将工作做的更好。 你将能节省时间做更多重要的事,从而促进你的商务迈向成功。

Magda
Nozbe营销团队的成员