有人问我说,你是如何使用这款应用的。 好吧,我现在就说一说。
首先要说的是,在我们公司里没人使用电子邮件。 我们的团队有24名成员,大家都是远程办公。 我们仅在与客户沟通时以及别人给我们发送带有问题或提议的邮件时才会使用电子邮件。 在公司内部 - 我们只分享项目和委派任务。
在Nozbe中我们完全通过任务和评论来沟通。
优先级
让我们先以我的优先级列表开始说起。 这张表是相当长的 - 在一天开始时我大概会有40-50个任务在上面。 为了完成它们,我会切换至信息面板(在优先级视图顶部的"i"图标上点击来调出)来过滤我的任务。 为了加快速度,我会通过类别以及浏览固定区域来逐个过滤它们。 例如,我会选择被成为"财务"的任务。 通常,在这里我只有少数几个工作要做: 包括一些仅有我能完成的转账和支付。 而其余的任务都会委派给我们的CFO。 待我执行完任务后,会将它们勾选为"完成"并禁用过滤功能。
之后,我会检查我的助理与我分享的一个被称为"CEO"的项目中由她委派给我的所有任务。 这时我会再次使用过滤功能 - 不过这次只是用它来查看某个特殊项目中的任务。 之后我会尝试来完成这些任务… 而我经常会做的事情就是在任务上点击并阅读任务的内容。 如果它是等待我回答或确认的问题,我就会在评论中回复并将该任务再次委派给助理。
当然,有一些任务需要我花费更多的时间以及投入更多的精力 - 如果我没有任何会议或其他预定的事项,就会执行这些任务。 这使得我在一天结束时可以设法将自己的优先级列表的任务数降低到10或15个。 不幸的是我很少能将列表清零。 总有一些任务会留到下一天去完成。
收件箱
现在,让我们移步至我的收件箱。 我会将自己所有随性的想法都存放在此。 每当这里有一些事项的时候,我就会尝试来清除它们。 毕竟规则上有说要将自己的收件箱定期清零嘛!
在我的收件箱中操作时,我尝试着遵循2分钟规则。 我在这里存放的一些想法和任务是与已存在的某些项目密切相关的。 既然这样,我当然可以将它们直接从收件箱移进这些项目中。 为了做到这一点,我会在任务视图顶部输入任务详情,点击"收件箱"按钮来查看我所有项目的下拉列表,之后,选择我要将任务移进的那个项目。