項目管理可能傳統上被視為建築公司,建築師事務所,廣告代理公司還有平面設計代理公司的支柱 – 這些公司都有顯而易見的客戶’項目’要管理,然而現在其也正在主動進入專業服務領域,幫助團隊跟踪客戶的承諾情況,管理競爭優先級,並且其可以從總體上使工作人員之間能有更好的交流,使客戶服務能有更好的表現,還能兌現為利潤做出積極貢獻的效益。
什麼是與法律有關的項目管理?
律師們經常需要在項目團隊中扮演項目經理的角色或貢獻力量。 與法律有關的所有事務,不管實踐領域如何,都能被視為其中的’項目',這些’項目’往往擁有確切的開始日期和結束日期,同時又涉及"新"內容的創建。
雖然律師們對於客戶的特殊法律問題的辦理往往聚焦在文字’處理’上,但是在實施項目管理時將文字’處理’換成’項目’還是相對簡單的。不過有成效的實施並未就此結束。
律師事務所的項目管理存在很強的項目論證性
在司法行業,項目管理是這樣的一套流程,其涉及確立先期事務指標,從一開始就通過既定事實制定好事務的處理辦法,對事務進行處理,最後還要評審事務已被處理的方式(從公司或法律部門還有客戶雙方面評審)。
客戶以及費用支出的壓力正推動著對更為積極主動,更有紀律性或系統性的客戶案件管理方式的需求。
能持續對管理做出改變
從根本上說,從案件最初的客戶會議,一直到法庭庭審和法庭調解的很多方面都可以改變。 良好的項目管理會一步一步地記錄對適用範圍所做的全部改變,從而確保能將費用支出的井噴風險還有帳目沖銷的風險降低,因為影響在走流程時的早期就可以被發現並處理,而不是做事後諸葛。
溝通得到了改善
第二點好處就是項目管理有助於團隊更好地與客戶進行溝通,會為他們了解事情的發展走向,原因,變化可能帶來的影響,以及最終的費用支出大概會有的變化帶來幫助。 項目管理會使結果期望方面的討論途徑變得簡便。
行之有效的項目管理會先從確保律師了解客戶的期望,目的以及法律事務成敗的要素這幾方面入手。 這樣一來就能明確表明某種渴望,無論如何都要贏,還是用最低限度的忙亂和分心換來和解。像Nozbe 這樣的工具就能輕鬆改善內外兩方面的溝通。
計劃制定
然後,下一步就是根據客戶的目的擬定出詳盡的綱要或涉及的工作範圍,包括主要交付物、大事記、假設以及至少高一級的預算。
一旦工作切實展開,那麼接下來的步驟就會涉及為事務擬定項目或工作計劃,包括相關資源和步驟(階段,任務和活動)的人員配置,通訊協定,風險分析以及計劃的修改。
有了預先對所有這些進行的實際考量,那麼處理事務來滿足預算期望和客戶期望,在過程之中應對變故,以及到最後對事務做出諸如哪些地方進展的很順利,哪些地方還可以在下次加以改進這樣的最終評估或反省也就從根本上變的更為容易了。
雖然這樣的信息極其詳細並且並非所有的事務包含的信息都能達到這種程度,但是哪怕含有不多的關鍵條目也都會對加強客戶關係和減少帳目沖銷大有幫助。 一款優秀的項目管理軟體將有助於令所有的訴訟程序,信息和文檔都保持最新,保持安全以及隨處可訪問。
項目管理帶來的好處
有研究表明,項目管理施與了客戶很多好處,包括意外的事情變少了,預算內的守時事務變多了,律師事務所與客戶之間有了更好的溝通,團隊協作變好了,辦事效率變高了,而且與法律有關的開銷也減少了。
律師事務所方面的改善 同樣不少– 其中最重要的一點就是我們已經討論過的費用支出問題的預測變得更準確了。 項目管理對某些事務所而言可能是極為有用的,這些事務所與不總是’公司內辦公’而是在家中辦公或僅做兼職的團隊成員們都接受靈活的工作時間。
和任何新生事物一樣,有成效的適應和實施都需要投入訓練,耐心還有時間。 不過對於接受項目管理的那些事務所而言回報也是很顯著的。