在最近的一次Nozbe大團聚中，我們還像往常一樣，用了幾個小時的時間分享了一些我們個人的辦事效率技巧，以及一些自上次會議以來我們所匯集的效率提升方面的領悟。我們給出了很多奇思妙想的點子還有節省時間的工具！其中的一些特別值得與更廣泛的受眾群體分享！我相信它們對生活的改變是你可以體會到的。
最初任務第一人 - Radek
Radek是Nozbe公司的iOS和MacOS系統開發工程師，他是公司裡的其中一位效率提升專家。得益於良好的週計劃策略，他每週都能夠進行平均50%，最多60%的深度工作！
那麼他的工作日安排是怎樣的呢？
最初任務
先從淺顯的事情入手會適得其反。而用要求非常苛刻的任務來開啟新的一天則可能會以失敗告終，因為我們還沒有醒來，還沒有準備好迎接智力挑戰。
這也是為什麼Radek為一週的每一天都安排了會令他繼續工作下去的最初任務的原因！就是一場熱身。這通常是一個他對前幾個步驟有所了解的任務 - 他確切地知道要做什麼，也明白自己只管去做就好。
它不可能是淺顯的事情 - 它需要你保持專注，但又不會令你不堪重負喘不過氣來。 Radek是程序員，因此對他而言，最初任務可以是重構某些他發現可以用一種簡單的方式加以改進的代碼。
最初任務是30-45分鐘的工作。
Radek會在Nozbe中蒐集他一週之內的最初任務並為這些任務冠以"FIRST"類別。接著，在每週回顧期間，他就會為一週的具體日子都安排一個"第一任務"。這樣一來，星期一早晨他只需在Nozbe中通過"FIRST"類別過濾自己的[優先級]列表，然後找出等著自己去完成的一個具體任務就可以了。
主要任務
熱身過後，他就要繼續進行一天中的主要任務了。它可能是真的很困難的事情，是真正需要深度工作的。對Radek而言，主要任務可以是研究，或是弄清楚如何去完成或去優化一些東西。
主要任務基本上是一些對推進項目非常重要，以及相比於其他的團隊成員，只有Radek才能完成的特別好的事情。
和最初任務一樣，Radek也會在自己的星期五每週回顧期間為一整週安排好主要任務，並為它們分配特殊類別。這樣一來，他就能過濾自己的[優先級]列表，然後只需專注於這一件事情就可以了。
通常在最初任務和主要任務之間，Radek會參加安排在每天上午10點的Nozbe公司開發團隊的SCRUM會議。
待主要任務完成之後，他會處理一些瑣事和遺留的淺顯工作。
想要了解更多有關Radek的方法的內容，請你收聽The Podcast第139集。
Nurek在Mac上走的捷徑
Marcin(我們稱呼他為Nurek，原因是我們團隊中有三個人都叫Marcin:p)是Nozbe公司的音視頻魔術師。他最近開始使用一款應用來管理自己經常使用的所有其它應用。不管聽起來會有多瘋狂，但這麼做卻為他節省了時間，也減少了分心。
他選擇的Station應用會自動按應用分組他的標籤頁和頁面。如此一來，Nurek的工作空間就更為整潔了，分心也被減少了，所以他可以輕鬆地在自己Mac上打開的眾多應用和頁面之中進行搜索了。
他還將Keyboard Maestro應用用在了一些鍵盤快捷方式的訣竅上。他向我們展示瞭如何通過一鍵單擊就能直接移步他使用最多的Google Documents的列表。他使用的另一個快捷方式是用來立即跳轉到他始終打開的文件夾列表(或他在使用Path Finder應用同時對兩個文件夾樹進行查看時給出的一組文件夾)。
Rafał的強效打盹
Nozbe公司產品經理向我們講述了一些真的很有意思的事情: 當他在下午1-2點左右感到困倦的時候，他就會喝濃縮咖啡，然後…，去睡覺！
儘管這聽起來可能很怪異，但完全講的通。年幼的孩子和老年人，還有世界上其他所有的哺乳動物都會打盹。我們其餘人通常只在晚上睡覺，也有一些科學家質疑這樣的夜晚-日晝模式是否是正常的。
強效打盹對補充能量大有好處！不過規定是你睡覺的時間不應長於20-25分鐘 - 否則在你醒來之後你會比打盹之前更困倦。這是因為20分鐘過後你的大腦可能會進入最深的睡眠階段，這一階段是不應被打斷的。
Rafał建議喝杯咖啡，然後舒舒服服地躺下，閉上眼。他承認自己並不是每次都能成功入睡，但不管怎樣，閉上眼睛休息總是會令人放鬆的。
為什麼要在睡前喝濃縮咖啡呢？這也是頗有道理的。咖啡因需要時間來發揮功效，這個時間剛好是用來短暫打盹的15-20分鐘。咖啡因的"碰撞"將有助於你醒來，也會(有希望)令你在自己工作日的剩餘時間裡繼續工作下去。 (你可以點擊此處了解更多有關咖啡和辦事效率的內容)
Rafał的咖啡-打盹方法也推薦司機師傅們採用。當你感覺要在方向盤後面睡著的時候就靠邊停車，喝上一些咖啡，然後打盹20分鐘。
Radek和Magda對Slack所做的努力
我們公司的設計師Radek還有我自己都覺得Slack真的會令人分心。
Slack的通知功能會對Radek所使用的頻道中的任何新消息都發出通知，該應用圖標上的紅色標記不斷將他的注意力從自己的工作上轉移開。為了能夠更專注地進行工作，Radek首先離開了那些與工作沒有直接關聯的頻道(比如音樂，電影，網上找到的有趣內容等等)。很不幸的是，這令情況變得更糟糕: “我只待在與工作相關的頻道，所以肯定是有什麼重要的事情” - 這是每當Slack圖標上出現紅點時Radek所想的。
他的最終做法是在自己的所有設備上關閉所有Slack通知功能，而只留下了涉及直接消息和@提及人員的圖標標記和推送通知。
當然了，避免在如我們一樣勤奮的團隊內部進行Slack交流是不可能的，但是Radek的決定卻將使用群組聊天的負面作用降到了最低。
我的情況則稍有不同。出於某種原因，我在Nozbe公司扮演的角色是多方位的 - 我不專門分管某一特定主題，除了市場行銷任務，我還負責一些組織上的，與公司相關的事宜，招聘等等。很不幸的是，我對諸事也倍感壓力，總覺得對那些不一定由我決定的事情同樣應負有責任。 ;) 總之，為了能夠對任何不便之處或者我能幫助解決(或我估計自己應該提供幫助)的問題作出回應，每當我看到有事情發生時，往往就會查看新的Slack討論(還有Nozbe未讀評論)。這大大阻礙了我的辦事效率。
我沒為Slack做任何推送通知設置，同時也沒打算關閉涉及我所在的與工作相關的頻道中的新記錄的圖標標記。不過對我而言，邁出的一大步就是，盡量不在中午之前使用Slack(除非出於工作原因，我需要直接聯繫什麼人)。中午之前我不會在自己的Mac上開啟Slack。我只在自己的iPhone上開著這款應用，而且只在其中設置了涉及@提及人員和直接消息的推送通知。這樣做有助於我在一天中最最重要的階段做到持續專注。
Hubert的小輔助工具
另一位Nozbe公司的設計師 - Hubert介紹了兩款幫助他節省時間的應用。
第一款應用是Quadro - 這是一款允許你對自己定期重複的執行事項的功能和表現形式進行個性化定制的工具。通過顏色，圖標和圖片的使用，你就能使自己的工作流順暢。 Hubert最喜歡的特性是可以通過該應用將他的Mac和iPhone連接到單台機子上，然後使用手機來控制他的電腦。
有趣的是，Hubert最近已經不再像公司大團聚之前那樣經常使用Quadro了。他意識到，從長遠看不管再怎麼酷炫的特性都會令人分心。
另一款他推薦的應用是Paste - 這是一款適用Apple設備的雲剪貼板管理器。 Hubert通常使用Paste擴充系統剪貼板的能力，以此來獲得他先前複製的內容。
Ola的寶貴意見
Ola是Nozbe公司客服團隊的一員，大團聚期間，還兼顧著我們社區的她在社交媒體上分享了一些真正實用的技巧。
第一個技巧是關於減輕壓力和察覺壓力成因的。她強調，為了做到感受和表現良好，哪怕再小的誘發因素都值得去消除。先前Ola會勞逸結合，不過仍會查看Slack消息或閱讀Nozbe中的評論。這麼做是欺騙自己，根本沒得到放鬆。實際上在經過這樣的休息之後，她的工作效率比休息之前還要低。不過現在，當她需要暫停工作時就真的是在休息 - 她頭腦中或眼前沒有與工作相關的事情。
另一件帶來壓力的事情是她手腕上戴著表。當有重要活動臨近時，Ola就會一分鐘一看她的表，而不是專注於一些她在等待期間仍然能做的事情。擺脫手錶，擁有時間尚有且可以被有效利用的意識是關鍵。
她還改變了自己過去消磨晚上時光的方式。她現在每天晚上不會在入睡之前翻看Facebook，新聞和與工作相關的事情，而是8點一過就關掉家中的Wi-Fi網絡。這樣會令她真正地放鬆下來，她會閱讀一些東西，或是與伴侶聊聊天，總之就是以有別於屏幕前的方式利用好一天中的最後幾小時。
Ola也分享了她匯集自己所有忠誠卡和積分卡的方法。她每次去購物時都無需攜帶許多塑料卡片。 Stocard應用就能勝任這項工作。
最後，她還向我們講述了她的"拎起來就走的袋子"，這是她以防自己想要即興外出散步或短途旅行所使用的。她準備了一個背包，其中裝有瓶裝水，零食，給她的狗用的餵水器，雨衣以及一些別的能在外出時派上用場的東西。這樣一來，她只管出發就好，也能避免擔心忘記什麼重要的東西。
Michael的"拒絕藉口"袋子以及另外的…
我們的CEO也準備有一個袋子。不過他裝的卻是一套游泳訓練必備裝備。 Michael是三項全能運動員。除了跑步和騎行外，他還應該練習游泳。游泳池就位於去他女兒們的學校的途中。先前他雖然幾乎每天都駕車經過此地，但卻很少能辦到真正地順便去遊游泳。每次都有不錯的藉口可找。用的最頻繁的有: “沒毛巾”，“沒游泳褲”，諸如此類。
自從他開始帶著裝了全套游泳裝備的袋子驅車上路以來，他遊的越來越頻繁了。 :)
Michael還向我們講述了Alfred，這是一款他用來管理自己的剪貼板，能夠輕鬆複製多項內容並將它們粘貼到不同的文件/標籤頁中的應用。大家真的對多存儲條剪貼板不是MacOS或Windows上的系統特性感到很驚訝… 順便說一下- Windows個人電腦上好用又免費的剪貼板管理應用是Ditto Clipboard應用，我們的社交媒體主管Kuba就在用，不過很遺憾他沒能在我們的大團聚上介紹這款應用。
最後，Nozbe公司的創始人又一次地誇讚了Scanbot應用 - 主要原因就是因為這款工具對圖形文件中的文本提供了快如閃電的識別(OCR)，這意味著他能很容易地通過名稱搜索，還有文檔內容/文本搜索來查找文檔。
Iwona，Natalia，還有Tom的記日記方式
Iwona是Nozbe公司的CSO，她過去常常要付出很大努力才能完成每月回顧和季度回顧。對她而言，找尋自己需要的所有信息和總結自己的工作成果是很困難的。為了將所有東西匯集在一起，她開始在Nozbe中為每週都創建單獨的項目。在項目中，她會列出自己的每週目標，重要任務以及別的有關自己所從事事宜的有用信息。她會在每週末完成項目，不過在進行非現場季度回顧時，還是會用到這些項目。
Natalia是我們的電子郵件行銷專家和客服主管，她使用了不同但卻同樣有效的方法。她的項目是她在每個季度一開始從模版創建來的。該項目由每週都會再現的任務組成，因此項目週期總計有12-13個星期左右(依季度而定)。一旦她在季度回顧之後計劃好了自己的所有主要目標，那她就會將大目標劃分成較小的任務，並將它們作為清單元素添加到這些任務中。這樣做有助於她為自己的整個季度做規劃，也有助於將任務平均分配。當然了，這一系列的任務和每週目標多少會有所改變，因為在這些星期裡，除了她的目標之外，還會有許多別的被添加的任務。不過，她每週都會更新這些目標，也會做出一些必要改變。以這種方式安排工作有助於她的工作壓力大幅減少，也會使她更有效率。
Tomek是Nozbe公司的CTO，他也一直有記日記的習慣。他以前無法迫使自己以結構化的方式定期對自己做了的事宜和他想要存儲的信息做註釋。最近，他取得了巨大進步，他每天會將與工作相關的目標和任務羅列在…，你絕想不到…，基本的系統應用: Notes中！ Notes簡單易用，還能夠在Apple設備間進行同步，這樣一來他就能在自己的iPhone，iPad或Mac上做事情記錄了。
對於家庭活動的日誌書寫和記錄，他會使用DayOne，該應用能夠粘貼照片，也能追溯逝去的歲月。 :)
Bartek的番茄法技巧
Bartek是Nozbe公司的後端開發工程師，他對時間跟踪推崇備至。他也會在自己的日常工作中應用[番茄工作法]。我們不曾了解的，也是Bartek曾解釋過的一個事實是，他所使用的流行應用Toggl內置有會給我們的IT從業人員帶來極大幫助的"番茄"計時器。
