現如今，項目經理們正被要求與更小的團隊圍繞緊迫的截止期限開展數量更多的項目 。這些離譜的要求正使得經理們達成項目完成的目標變得愈加困難。實際上過去一年間，所有項目中只有不到三分之一被成功按時按預算完成了。
要想成功做成項目，經理們就必須掌握辦事效率 — 這事說起來容易做起來難。他們要在創建者，管理者，有團隊精神的人，戰略決策者和領導人這些角色間變來變去 — 做到有辦事效率是相對困難的。
好消息是項目經理們還是有可能掌握辦事效率的。通過這6個實用的效率提陞技巧，你不必非常辛苦地工作就能在一天中完成更多事務 — 一切都是為了更聰明地工作。
讓我們深入了解一下:
1. 先從不熟悉的事情入手
Becky Blanton -《The October Abduction of Thomas Martin》系列書籍的作者建議先從不熟悉的事情入手，也就是先從專注於完成最艱鉅的任務來開啟你的一天。她堅信，一旦你將一天中最困難的任務幹完了，那麼其餘的任務也就不覺得有什麼難度了。這屬於連鎖反應，這種情況下一個事件會引發一系列的類似事件 - 多米諾效應。
操作方式如下:
- 在前一晚記錄下你不熟悉的事情。
- 轉天完成這張列表上的所有任務。只有在你折騰完了此列表的情況下才能跳轉到別的任務。
2. 以正確的方式進行委派
委派不當比不委派情況更糟糕。每次你嘗試委派時事情就會轉瞬間每況愈下，這時你多半會起誓: “我絕不會再另委派任務了，永遠不會！”
事實上，委派只有在被正確執行時才有效。多數情況下，項目經理們不會獲得想要的辦事效率，因為他們會犯某一種此頁面所列的錯誤。
- 委派不暢。 這種情況會導致未分配任務的積壓。你和你的團隊將不得不以推遲新任務為代價折返回來花時間分配和完結較早的任務。
- 將重要的任務誤認為緊急的了。 那些需要即時關注的任務稱為緊急，而那些促成你項目的長期願景的任務才稱為重要。將重要任務優先於緊急任務處理會將你的整個工作流搞亂。
- 將任務分配給了不合適的人。 要將任務委派給那些有能力將其完成的成員們。違背你團隊的優勢將對時間表以及所委派任務的質量產生影響。
3. 使會議簡短
會議最終佔用你的時間會有50%之多。很不幸的是，會議是不可避免的，不過你卻可以精簡它們，以盡可能地降低它們對辦事效率的影響。
一般來說，保持一天一場會議就可以了，且會議時長不應超過一小時，這聽上去很困難嗎？事實並非如此。
下面給出一些讓你的會議保持簡短不拖沓的簡單方法:
- 檢查替代方案。 看一下討論是否能被轉移到即時通訊工具或別的在線工具上進行。這就省去了你要從自己的工作站抽身出來的麻煩。
- 為會議設置議程優先級。 跳過你必須對背景作出解釋的那部分。這樣你就能將會議只聚焦在解決方案上了。
- 放置計時器。 會議室中的計時器會讓成員們有時間觀念，這樣他們就能很快直奔主題了。
4. 為潛在的衝突做好預案
衝突是任何項目管理都不可或缺的組成部分。然而找尋解決辦法卻很可能會令人精疲力盡。處理衝突的最好方式是盡可能的避免衝突。這樣一來，即使有衝突出現，你也能盡量減少其嚴重性。
為了辨明和了解團隊中的緊張情緒，你要擦亮眼睛用心傾聽。這可能需要一些額外的時間和努力，但從長遠看，這麼做會將不必要的衝突排除在外。
為方便起見，可以為成員們提供一個宣洩不滿的平台。但是記得不要讓這裡成為人們只發牢騷的地方，要鼓勵各方了解問題並尋找可行的解決辦法。
5. 每日進行績效回顧
作為項目經理，你的辦事效率和你團隊的辦事效率有著密切聯繫。你憑藉普通尚且不算的一支團隊就能取得最後成功的情節不會上演。
你可以等到項目結束時再給出自己對一系列問題的反饋意見，或者也可以每日進行現場回顧。
尋找一些員工參與工具，這些工具有助於你就反饋意見進行快速交流。假如績效不達標，那就創建執行事項計劃，告訴成員們如何才能將事情辦好，向他們展示實現方式。要用事例，而不是說教來引導。
6. 創建里程碑計劃
每當你的辦事效率受到影響的時候你就會錯過截止期限。錯過截止期限之後的追趕過程會使你幾乎沒有時間專注於辦事效率。
這就是引入里程碑計劃的原因。它基本上將你的整個項目分解成了一些分配有截止期限的重要階段或里程碑。
這些居間的截止期限有助於你做到嚴格管理。這樣一來，哪怕你錯過了截止期限，你也會很早就知道自己必須要快馬加鞭了。
你可以按照三個簡單的步驟來創建里程碑計劃:
- 第1步 - 界定涵蓋整個任務的多個里程碑
- 第2步 - 按特定順序(緊急，重要，或以後)將它們排列
- 第3步 - 將這些里程碑設置上交付日期，分配給成員們
結尾
也許上述這些觀點會讓人覺得有點雜亂。你先從使用待辦事項列表開始就對了。你只需對其加以思考，就能真正將整篇文章看成一份待辦事項列表，來了解一下列表是如何發揮[重要作用](https://www.newyorker.com/tech/elements/a -list-of-reasons-why-our-brains-love-lists)的吧。
不過，在你踏上製作待辦事項列表這一冒險之旅之前，要記得所有這些建議都是需要被同時實施的。為了驅動你的效率提升引擎，請確保所有方面齊頭並進。
