Glauben Sie, dass künstliche Intelligenz und Bots bald die Welt des Projektmanagements revolutionieren werden? In naher Zukunft werden wir alle auf Systeme zugreifen können, die täglich Management- und Verwaltungsaufgaben ausführen, ohne dass ein Mensch nötig ist. Ein erschreckender Gedanke … oder ein aufregender? Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie KI die Art und Weise, wie wir alle arbeiten, ändern wird.
KI kann nicht nur Routine- und sich wiederholende Aufgaben automatisieren, sondern auch Informationen auf einer Stufe verarbeiten, was unsere Fähigkeiten bei Weitem überschreitet! Es kann mit diesen verarbeiteten Daten wertvolle Einblicke erhalten, Empfehlungen abgeben, komplexere Aktivitäten ausführen, den kreativen Horizont erweitern und bei der Entscheidungsfindung helfen – manchmal sogar auf eine Art, die dem Menschen nicht möglich ist.
Nach dem Project Management Institute gibt es einige Wissensgebiete, die fast die ganze Arbeit, die von Projektmanagern getan wird, erledigen können. Diese Wissensgebiete sind:
Schauen wir uns an, wie Projektmanager KI und Bots mithilfe von Projektmanagement-Software der Zukunft programmieren können, um ihnen in jedem dieser Bereiche zu helfen.
Integrationsmanagement
Intelligente Bot-Assistenten werden mit Siri oder Google Assistant integriert und antworten sofort auf Fragen des Projektmanagers. Stellen Sie sich vor, Fragen wie: “Bis wann wird die Aufgabe XYZ wahrscheinlich beendet sein?” oder “Wie ist heute die Ressourcenverfügbarkeit?” werden schnell beantwortet, darüber hinaus erhalten Sie ohne viele Touchpunkte andere Informationen in Echtzeit in natürlicher Sprache!
KI hilft ebenfalls dabei, Teamarbeit zu integrieren, was für die Zusammenarbeit im Team und für Synergie sorgt. So kann z.B. ein kognitives Intelligenzsystem, das in einem Lab-Sensor installiert ist, Abweichungen in der Temperatur entdecken. Es schickt einen automatischen Alarm an den Projektmanager. Der Bot des Projektmanagers erstellt sofort eine Problemeingabe im System und der Projektmanager beauftragt eine Person, dieses Problem zu lösen. Das Teammitglied kann dann korrigierende und präventive Maßnahmen einleiten, mit denen die KI solche Informationen nutzen und seine kognitive Intelligenz verbessern kann. So tritt dieses Problem nie wieder auf.
Bereichsverwaltung
Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers ist es, den Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure; WBS) des Projekts zu planen und darzustellen. Im Grunde ist dieser Plan die Basis für das Planen, für die Ressourcenverteilung und für das Controlling.
KI kann eingesetzt werden, um einen umfassenden Projektstrukturplan zu entwickeln, der Einheiten, Aufgaben, Beziehungen und Grenzen in einem Projektkontext beinhaltet. Projektmanagement-Software, die den Algorithmus für maschinelles Lernen unterstützt, konvertiert automatisch diesen Plan in Mindmaps und kristallisiert Plan-Aufgaben und die Beziehung zwischen ihnen heraus. Darüber hinaus kann das KI-System Mithilfe der Wissensdatenbank eines Unternehmens Aufgaben planen und für das Team Key-Performance-Indikatoren vorschlagen.
Zeitmanagement
KI-Systeme können den Projektstrukturplan verstehen und verschiedene alternative Pläne vorschlagen, um dieses Projekt auszuführen. Klügere kognitive Systeme verstehen sogar die funktionale Beziehung zwischen Aufgaben und können den Zeitplan entsprechend erstellen. Wenn nötig, kann es die Zeitpläne basierend auf dem Projektfortschritt und der Teamleistung anpassen. Das steigert nicht nur die Teamproduktivität, sondern hilft auch, die Teamzusammenarbeit zu verbessern.
Das KI-System kann auch feststellen, ob das Projekt im Zeitplan ist, ob Aufgaben gefährdet oder ob diese auf einem kritischen Weg sind. Damit das gelingt, müssen Teammitglieder die nötigen Daten in das System eingeben, sodass KI die Probleme effektiv nachverfolgen und dem Projektmanager sinnvolle Lösungen geben kann.
Nehmen wir als Beispiel das KI-System “Grok”. Haben Sie schon mal davon gehört?
Grok – entwickelt von Numenta – ist ein KI-System, mit dem Anomalien in IT-Analytik entdeckt werden können. Das hilft Teams dabei, wertvolle Einblicke in verschiedene IT-Systeme zu gewinnen, um problematische Bereiche und ungewöhnliches Verhalten zu lokalisieren, um so die Ausfallzeiten in einem Unternehmen zu reduzieren. Andere Anwendungen dieses KI-Systems beinhalten:
- Nachverfolgen von defektem Verhalten
- Speichermonitoring
- Raumbezogenes Nachverfolgen
Risikomanagement
Ein Risiko einzuschätzen und zu steuern ist eines der wichtigsten Aspekte im Projektmanagement und beinhaltet mehr, als nur einen tollen Plan zu entwickeln und diesen gut umzusetzen. Wechselwirkungen und äußere Unwägbarkeiten führen dazu, dass das Ergebnis kaum vorhersehbar ist.
Moderne kognitive Systeme nutzen maschinelles Lernen, um das Ergebnis von Projekten vorauszusagen, indem sie Wahrscheinlichkeiten von einer sehr großen, im System gespeicherten Datenmenge zusammenfassen. Sie berücksichtigen sogar solche Faktoren, die vom Projektmanager übersehen werden könnten, während dieser das involvierte Risiko kalkuliert. Das hilft dem Projektmanager, im Bedarfsfall korrigierende Schritte zu unternehmen und so zu verhindern, dass das Projekt völlig danebengeht.
Qualitätsmanagement
Der Projektmanager kann ein KI-System einsetzen, um die Qualität des Projektfortschritts zu beurteilen und Einblicke in die nächste Stufe zu bekommen. Mit der Anwendung von komplexer Software kann der KI-Assistent des Projektmanagers komplexe Verträge untersuchen und die Schlüsselbegriffe, Wahrscheinlichkeiten und Verpflichtungen verstehen. So kann ein Projektmanager seine wertvolle Zeit dafür nutzen, sich darauf zu konzentrieren, die Qualität auf alle Aufgaben zu verteilen und sein professionelles Wissen einzusetzen, statt Zeit damit zu verbringen, Unmengen an Dokumentationen durchzugehen.
Eines dieser KI-Systeme ist Microsoft Cognitive Toolkit.. Früher bekannt als CNTK gibt dieses Toolkit einen Rahmen für tiefes Lernen, das KI einsetzt, um künstliche selbstlernende Netzwerke in einem Team oder in einem Vorgang zu beschreiben. Das Netzwerk wird dann über einen gerichteten Graph angezeigt.
Sagen wir mal, das System wird für die Bilderkennung genutzt. Es lernt selbst, Bilder entsprechend vorher definierter Etiketten bei bestimmten Bildern zu identifizieren. Ist das nicht toll?
Aktionärsinteressen
KI-Systeme können mit empfindlichen Analyse-Algorithmen Kundennachrichten analysieren, um jederzeit die Kundenbedürfnisse zu verstehen. Es kann Mitarbeitern auch dabei helfen, dass diese sofort ihre Beschwerden loswerden und Lösungen für ihre Anfragen finden. Das ermöglicht dem Projektmanager, die Aktionäre auf einer Linie mit den Projektzielen zu halten.
Human Resource-Management
Ein KI-Assistent kann dem Projektmanager helfen, die für ein Projekt benötigten Fähigkeiten mit den im Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmitteln aufeinander abzustimmen und das passende Betriebsmittel vorschlagen.
Nehmen wir mal an, Sie müssen eine webbasierte App für einen Spielehersteller entwickeln. Was brauchen Sie dafür?
- Ein Team von Entwicklern?
- Ein Managementteam?
- Ein Team von Testern?
Ja, aber das wichtigste ist, diese Teams danach auszuwählen, welche Fähigkeiten nötig sind, um das Projekt zu beenden. Und hier kommen KI-Systeme ins Spiel.
Ein solches System kann die Fähigkeiten identifizieren, die – basierend auf der Matrix für die Ressourcen und Fähigkeiten – gelernt oder verbessert werden müssen und dann das entsprechende Training zuweisen.
Die Bots können Datenquellen wie LinkedIn scannen und eine enge Auswahl der geeignetsten Kandidaten treffen, was das Leben des Projektmanagers leichter macht. Ähnliches gilt für Jobs, bei denen Freiberufler nötig sind: KI-Assistenten können sich mit den planenden Bots verbinden und die geeigneten Freiberufler zuweisen.
Kommunikation
Bevor irgendein Produkt auf dem Markt eingeführt wird ist es nicht nur wesentlich zu wissen, wer die Zielgruppe ist, sondern man muss auch vorab ihre Bedürfnisse verstehen. KI-Systeme können dem Projektmanager helfen, Kundenfeedback herauszufiltern und die Wahrnehmung von einem Produkt festzustellen, indem sie Twitter-Feeds, Facebook-Kommentare, Webprüfung etc. analysieren und Veränderungen empfehlen. Das befähigt den Manager, nach den Bereichen zu priorisieren, um die man sich sofort kümmern muss.
Talent-Dreieck von Projektmanagern
Technisches Projektmanagement, strategisches und Business-Management sowie Führung sind die drei Seiten des Talent-Dreiecks eines Projektmanagers. KI-Systeme unterstützen den Projektmanager in allen diesen Bereichen, indem sie datengesteuerte Einblicke und Empfehlungen zur Verfügung stellen. Der Projektmanager ist in der Lage, mehr von seiner Zeit in die strategische Planung zu stecken, als sich wiederholende Aufgaben erledigen zu müssen.
Ähnlich ist die Führung ein Bereich, der in den Hintergrund tritt, wenn es darum geht, viele komplexe Dinge gleichzeitig zu verwalten … was zu einem Misserfolg des Projekts führen kann. KI kann viele Bemühungen des Projektmanagers ergänzen und ihm helfen, sich mehr auf wichtige Bereiche zu konzentrieren.
KI und Bots + Projektmanagement-Software werden einen Wechsel herbeiführen!
Wir können also mit Sicherheit sagen, dass mit der Einführung der KI Projektmanager in der Lage sind, ihre Bemühungen zu optimieren, um so den Erfolg ihres Produkts zu maximieren. Jetzt befindet sich die Evolution des Projektmanagements durch AI und Bots noch in seiner Anfangsphase, es wird aber bald grundlegend die Art ändern, wie Projekte geliefert werden können.
Es gibt aber etwas, was KI nicht tun kann: menschlich sein. Wenn Projektmanager sich nur noch um die Job-Themen kümmern müssen, bei denen ein Mensch tätig werden muss, öffnet KI die Türen für unbegrenztes Potenzial und Kreativität. Wie Elon Musk, CEO von Tesla Motors so richtig sagt: “Der Mensch muss sich mit der Maschine verbinden oder er wird im Zeitalter der KI bedeutungslos.”
LITERATUR (nur in Englisch):
- What If Project Managers Get Replaced By Bots And AI?
- 3 ways AI will change project management for the better
- How AI could revolutionize project management
- The Use of AI Bots in Project Management
- AI will transform project management! Are you ready?
- Reinventing The Role Of Project Manager
