Wenn Sie eine Agentur führen oder Freiberufler sind, wissen Sie, dass in Outsourcing-Verträgen ein Festpreis vereinbart werden kann oder eine Abrechnung nach Zeit- und Materialaufwand. Eines dieser Systeme auszuwählen, kann kompliziert sein, ebenso, von einem zum anderen zu wechseln. Lesen Sie weiter und erfahren Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen.
Um das Jahr 2005 erschien das Angebot „Einrichtung einer Webseite“ immer häufiger bei Stellenangeboten. Das waren die Zeiten, als Agenturen etwas erschufen, für das ein bedeutender technologischer Sprung nötig war, da die früheren Methoden, sich selbst zu vermarkten, nicht mehr so erfolgreich waren. Flyer und Visitenkarten, die einmal nützlich waren, wurden unmodern und Agenturen waren gezwungen, mit einer interaktiven Welt voller Codes und Pixeln zu arbeiten. Um dieser neuen Herausforderung zu begegnen, suchten sie unter jungen Menschen nach Spezialisten, die erpicht darauf waren zu programmieren oder grafische Programme zu nutzen, das im Grunde für sie ein Hobby war.
Die richtige Art der Abrechnung auswählen
Agenturen/Freiberufler und Kunden arbeiteten in den ersten 10 Jahren des 21. Jahrhunderts hauptsächlich auf Grundlage des sogenannten Festpreis-Modells zusammen: Sie vereinbarten einen Festpreis für das Projekt innerhalb eines bestimmten Werbebudgets und einem vereinbarten Arbeitsumfang.
Heute scheint das dominierende Modell eine Abrechnung nach Zeit- & Materialaufwand zu sein, d.h. zwischen Agenturen, Kunden und auch Mitarbeitern von Agenturen und Freiberuflern werden Verträge geschlossen, bei denen die Arbeitszeit flexibel ist. In diesen Fällen sind der Umfang und das Budget des Projekts nicht starr und bezahlt werden kurzfristig erteilte Aufträge, die auf der Basis der benötigten Arbeitsstunden kalkuliert werden.
Gründe dafür sind:
- Das Projekt ist komplex und es ist schwer, den Umfang der Arbeit vorherzusagen;
- das Projekt unterliegt während seiner Dauer zahlreichen Veränderungen,
- der Kunde möchte in das Projekt eingreifen, während das Projekt läuft.
Aus Sicht der Agentur gibt es daher zwei verschiedene Abrechnungsmodelle, aus denen sie wählen können. Es lohnt sich, das auszuwählen, das für das bestimmte Projekt am besten passt.
Es ist besser, einen Festpreis zu vereinbaren, wenn:
- der Arbeitsumfang und der Zeitplan klar festgelegt sind,
- man mit dem Kunden schon früher erfolgreich zusammenarbeitete,
- der Kunde nicht in der Lage ist, Ihre Arbeit auf einer andauernden Basis festzulegen.
Die Abrechnung nach Zeit- & Materialaufwand ist eine gute Wahl, wenn:
- es am Anfang schwierig ist, den Umfang, einen Zeitplan und die Form des Projekts festzulegen,
- es eine Person im Team des Kunden gibt, die Ihre Arbeit analysieren kann,
- Sie die Kontrolle über den Preis des Projekts behalten möchten.
Von einem Festpreis zu einer Abrechnung nach Zeit- & Materialaufwand wechseln
Der Wechsel von unterschiedlichen Abrechnungsmodellen zu einer Abrechnung nach Zeit- & Materialaufwand muss nicht schwierig sein. Im Gegenteil. Die meisten Unternehmen, die es getan haben, empfehlen den Wechsel. Das sind die Bereiche, bei denen Sie aufpassen müssen, wenn Sie ein Projekt realisieren:
Bilaterale Arbeitsorganisation, d.h. es gibt ein Projektteam auf beiden Seiten – aufseiten des Kunden und auf der des Auftragnehmers. Eine solche Verteilung der Macht bedeutet, dass der Kunde die ständige und vollständige Kontrolle über die Form des Projekts behält. Der Kunde wird daran beteiligt, den Umfang der Arbeit zu planen, gleichzeitig sollten aber auch zyklische Treffen eingeplant werden, um die Aufgaben und die künftige Arbeit zu diskutieren.
Eine Beteiligung des Teams in anderen Projekten ist bei der Abrechnung nach Zeit- & Materialaufwand ausgeschlossen. Das Festpreis-Modell bietet gewöhnlich vorübergehend ein Sicherheitspolster, was dem Team die Möglichkeit gibt, für andere Jobs abgezogen zu werden. Die dynamische Natur bei einer Abrechnung nach Zeit- & Materialaufwand bedeutet eine maximale Beteiligung des Teams in einem bestimmten Projekt, worauf Ihre Agentur vorbereitet sein muss.
Bewertungen - Bei Modellen, die nach Zeit- & Materialaufwand abgerechnet werden, müssen vorher entsprechende Analysen vorgenommen werden. Sie sollten günstiger sein, denn es wird keine Extra-Zeit für die Umsetzung des Projekts aufgewandt, wie im zweiten Modell. Dieses Modell ist daher zeitsensibler.
Das Zeit- und Materialbudget des Projekts kontrollieren
Die Kontrolle der einzelnen Stufen bei einer Arbeit in einer Agentur oder in einem IT-Unternehmen ist im Grunde die Kontrolle der Hauptkosten eines Projekts. Wenn man die Fixkosten abzieht, die man einplanen kann, bevor das Projekt beginnt, müssen wir eine flexible Variable berücksichtigen: die Arbeitszeit!
Viele Tools auf dem Markt helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeitszeit zu erfassen, z.B. TimeCamp, das sich mit Nozbe integriert. Mit der richtigen Anwendung können Sie die Zeit, die Sie auf die Ausführung von Aufgaben verwandten, registrieren und prüfen, auf welcher Stufe Sie bei Ihrem Projekt sind und in welchem Umfang Sie das Budget, das Sie für das Projekt haben, bereits verbrauchten.
