Nozbe

一些人完全依賴他們的日歷: 他們會盡可能地排滿計劃表，會將花費在會議和任務上的時間減小到最少，還會做流程優化。 但若這還不足以最大限度改善我們的工作日，那我們又當如何呢？

Tony Schwartz和Catherine McCarthy早在2007年就在他們的基礎文章中闡明了基於時間的計劃的缺陷。 兩位作者說到了_時間屬於有限資源。 而能量完全不是一回事兒_。 長時間地工作並不會影響您的辦事效率，相反，其效率還要高於您的期待。

兩位作者強調了四個核心的能量源: 人體，情緒，思想和精神。 這意味著要想改善持久力，就需要我們關照自己生活的許多不同方面，這其中就包括我們的個人生活。 很顯然，我們的健康，人際關系，甚至是生活環境都會影響到我們的感受，行為舉止和工作。

不過，僅僅明白什麼重要，什麼不重要是不夠的。 您需要有所行動。 而現在正是利用Nozbe來幫助您管理所有這些方面以及提升自我的好時機！ 下面給出一些您應如何去做的技巧。

減少干擾

  • 安排時間檢查電子郵件。 關於這條技巧您聽說過多少次了呢？ 我確信有很多次了。 那麼又有多少次是您嘗試將其付諸行動來替代檢查每條新消息的呢？ 這是不夠的。 看看您的日歷，為自己的收件箱選出一天中最合適的時間。 之後堅持這一計劃。 還有，不要忘記將電子郵件轉發到Nozbe，也不要忘記使用一些技巧和秘訣幫助自己處理超負荷的收件箱。 請觀看下面的視頻 – 簡述電子郵件與Nozbe:

多條與電子郵件相關的建議: 考慮完全在您的團隊中對其禁用，就像我們幾年前做的那樣。

  • 關閉通知。 現如今，所有的應用都會對您推送內容，活動或事件通知。 事實上，這些通知中只有極少數是值得您檢查的。 為了您自己著想，您應關閉其中的大部分通知。 我們的應用同樣提供通知功能。 現在假設您或許希望能被實時告知有關您的團隊和項目的進展情況。 但是對於關閉通知這件事而言選擇權始終在您手中。 可以選擇曾經，永遠，或是用於指定時間段。 如果您感到不知所措，則可進入"設置"，之後切換至"通知"頁面來禁用或啟用通知。

Turning off notifications

類別的更強大之處

  • 分類您的能量級別。 一些任務需要全神貫注 (例如書寫，策略思考，設計)，相比之下，另外一些工作則是可重復的，甚至沒多一會兒就能輕易完成的。 那麼為什麼不根據任務的預估腦力來分類它們呢？ 我自己是真的喜歡Chad Garrett的系統，不過您也可以創建屬於自己的等級。

  • 將"運動"類別用於體育活動。 Nozbe中的"跑步者"圖標並不是巧合。 我們大多數人都會經常做鍛煉。 您也應該會。 計劃培訓課程並使用專用類別設置目標。 如果您喜歡跑步，那就可以先從我們的初學者指南模版入手。

  • 將"青蛙"類別或"緊急"類別用於最重要的任務。 當您成為了專屬Nozbe用戶時，您項目中的任務可能會達數百個。 這時想每天通曉動態的簡單做法就是每晚查看列表，然後選擇“青蛙”。 我們長話短說 – “青蛙"就是那些每天開始時要完成的最重要任務。 之後，為它們分配一個特殊類別 – 您可以將其簡單地命名為"青蛙”，或是任何其它您想起的名稱。 我個人喜歡使用名為"MIT"(最重要任務)的紅色感嘆號標記。 現在您知道應先做什麼了吧。

categories

掌控您的項目

  • 分享項目和委派。 利用您團隊的力量並委派一些工作。 在Nozbe中這都不是問題: 選擇人員並描述任務。 之後任務就會出現在他們的[優先級]列表上。 做好闡述任意問題的準備，給予一切所需支持，不過要讓您的隊友以他們自己的方式來完成任務。 您可以品讀一下Michael Hyatt關於委派藝術的卓越思想。

  • 每周回顧。 毋庸置疑，[每周回顧]都算是任何效率提升系統的關鍵要素。 事實上，我們現正在測試一種新方法: 在每周五整個團隊都花時間回顧私人項目和工作項目，編排這些項目的工作場所，文檔以及任何其它材料，同時還會計劃下周安排。 我們是在一周前開始的這項測試，現在已經見到了初步成效。 您自己可以嘗試一下，肯定也會有所成效！ 要著手進行的話，可以選擇Nozbe.how網站上給出的某一種[每周回顧]模版。

  • 日程安排。 如果您已經選出了屬於"青蛙"類別的任務，那說明您的計劃已經完成一半了！ 現在要做的就是找出完成它們的合適時間。 在我們的[博客]上，Michael有介紹他進行日程安排的方式 – 或者，確切地說，是將"番茄工作法"與不按計劃行事相結合的方式。 您可以隨意調整此方式來適應自己的需要。

提高您的積極性

  • 為什麼我要達成這一目標？ 這個問題是您應該在第二次或第三次推遲任務之前問自己的。 說真的 – 您應問自己問題並記下您的行事動機。 如果您能找出至少一個有說服力的理由，就為任務添加評論 – 這樣您就更有可能會最終完成該任務，原因是您會知曉該任務為什麼如此重要。 但是如果您不能說服自己，那麼就會常常考慮將任務堆積。

  • 設置截止期限，甚至可以使用虛設的截止期限。 最難以超越的競爭對手就是…您自己。 這也是為什麼任務應具有挑戰性的原因。 限制可用時間量將能幫助您專注於從計劃到"完成"的實現。 最低限度，任務也會出現在您的[優先級]列表上，從而致使它不被您忽略。 專業建議: 為了控制截止期限，您可使用[日歷]視圖。

最後一項要點: 貴在堅持

正如Stephen Covey提到的，如果不首先對人的品質進行錘煉，那麼將沒有一種方法或技巧是有效的。 只有重復，失敗，再重復才能將好的建議變為習慣。 請您至少在一個月中嘗試使用上述列表中的一種或多種訣竅，然後自我感覺一下是否有什麼不同。 總之改進的空間始終是存在的 :) 祝您好運！

附言: 現在正是使用Nozbe PRO嘗試這些方法並像專業人士那樣管理您的能量的完美時刻 (一語雙關): 加入我們"重返工作"促銷活動即可免費獲得3個月額外使用期！

作者: Kuba，現任社交媒體主管