看看一位Nozbe用戶寫的內容:
你們好。 借助Nozbe我變得更有辦事效率了。 我是如此的有辦事效率，以至於自己都有種必須要無休止地去做事的感覺了。 我會做很多很多以前本該會遺漏的事，並且當事情做完時，就始終又會出現要被做的事情。 如此也就無休止了。 最好是開辟一篇博客帖子來討論此話題，闡述你們對於在手握如此強大的效率提升工具的情況下繼續保持工作-生活平衡的觀點和技巧。
所以，就有了下面給出的10種處理無休止的待辦事項列表的方法。 遵從這些技巧便可享受更多一些自由的時光。
1. 實踐唯本論
遵從Greg McKeown的建議專注最重要的事情: “唯本論講的不是關於如何完成更多事情的；而是如何完成正確的事情。 也不是說就為了少做而少做。 它談的是為了在我們的最高貢獻點處發揮作用，通過只去做必要的事來對您的時間和精力進行最明智的合理投資。" 不要將您的時間浪費在那些真的沒什麼價值的任務和項目上。
盡量選擇那些您想在自己的職業生涯和私人生活中實現的最重要目標。 如果您無法為這兩個范疇中的每一個都只選擇一個最重要的目標，那就選擇兩個或三個。 明確了目標無疑會有助於您放棄一些您涉及的項目。 盡量砍掉那些不會使您進一步邁向自己目標或是與您的任何一個目標都無關的項目。 一砍再砍！
2. 整理您的列表
遍歷您的待辦事項列表，對其中的每一個任務您都問自己: “這個真的需要去做嗎？” “如果我不干這件事會有什麼後果？” 很可能有的情況就是您會確定一些優先級太低以至於它們絕不會被真正去做的事項。
3. 始終完成您開始的事情
開始，處理，停止，精力不集中，忘記事情，重新開始，再次收集所需信息和材料，再次進入工作流 - 聽上去是不是很熟悉？ 不得不將您認識的或關注的資源轉移到完全不同的主題，然後又返回到先前的任務這是完全適得其反的。
為使精力集中，可將您那些大的任務分成小的並竭盡所能完成您已經開始了的事情。 任務的交付不僅是在高效辦公同時也是回報滿足感的源泉。:-)
4. 聰明地溝通
記得談話和寫信時就您的需求和想法進行精簡而不失詳盡的溝通。 如果您在自己的首封電子郵件中就提供了所需的全部信息，那麼人們就會回復像: “好的。 謝謝你"這樣的內容。 如果您遺漏了一些內容或是不願費心解釋人們會困惑的問題以及詢問問題，那麼您的郵件交流也就沒完沒了了… 明確地表達您的消息以便不留下疑惑或問題。
5. 為每天做規劃
是的，我們全都明白最好是做規劃…，但又不會真的在日常中去做，是吧？ 那麼您就盡量在前一天早上或晚上為自己的一天做規劃。 列出您需要去做的所有重要事務 - 選擇幾個真正值得您花一天時間去做的，使您邁向自己大的目標的任務。 一旦完成了這些任務那麼您就會推進自己的項目，這就足夠了！
在做計劃時，記得無論我們設法成為唯本論者有多困難，都要為您的家人和朋友，意想不到的事情，時事，項目管理以及我們需要每天去做的瑣碎任務安排足夠的時間。 這會令我們…
6. 悲觀規劃
首先，安排好一切能被安排的事項 - 添加日期並為您的任務加優先級。 不要試圖把自己安排的過於緊湊 - 這樣您只會使自己過度緊張和沮喪。 為每個任務添加時間緩沖是非常不錯的主意 - 這一緩沖為您為自己計劃表中的每個任務分配的時間的25%就足夠了。 無需擔憂: 不是您一個人如此 - 大多數人都會低估他們的工作所佔用的時間量。
7. 使用類別來分組項目
在做計劃和安排時，您也要重視如何能批處理自己的一些任務。 如果您把時間段用於那些需要相似資源或工具的任務，那麼您的工作將會進展的很順利。 這樣一來，您就會使干擾最小化，使效率最大化。 如果您是借助Nozbe工作的，那麼可以使用類別來分組相似的任務。
8. 設置您自己的規則
正如David Allen說的: “您真的需要找到您自己的工作-生活平衡，而且很可能借助他人的幫助來找到。 重要的就是忽略應該 – 來自別人的，或來自您將別人的心態內化的應該。 您必須依靠您自己的直覺。”
設置一些規則會使您更有安全感，也更自信。 而您與之工作的大多數人遲早會學到您的"標準”，然後自然而然地去遵守它們。
例子: “她總是在上午10點左右做她最重要的任務 - 那時最好不要打擾她”，“因為他每天下午4:30會從學校接上孩子們，所以他在下午4點會準時離開辦公室。 那麼下午4:15委派緊急任務給他也就沒有任何意義了"等等。
9. 設置您的工作日終止程序
盡量在每天相同的時間結束您一天的工作，同時還要確保您的同事和客戶們知曉此事。 也要做好所有事情以便將工作留在上班時間。 在您收工之前，要記下所有未解決的任務以及您心裡想的與工作相關的事項，為的是您不在業余時間想這些事情。 您也可以給辦公室的植物澆澆水，清理一下您的桌面或是如果有日記簿，也可以在上面寫下您的成就 / 評論 / 想法。 之後就關閉您的計算機離開辦公室。
如果您不得不將工作一同帶回家，那麼您應該盡量將其限制在家中的某個區域 – 而且能夠用門關閉這個區域。
10. 說"不”
…要委婉禮貌，但還是表述: “不"的意思。 如果"是"會令您完不成計劃，那麼就讓請求者知曉這一點並欣然地拒絕。 假如請求者是您的老板或客戶，您仍能堅守自信，只需將"不"的意思表述為"這將會很困難，考慮到我當前的承諾，不如讓我們尋找另一種方式來解決"即可。
David Allen對於這方面有非常實用的技巧: “如果您在被請求做額外的事情時傾向於不考慮就說是，那就拖延。 不要馬上回答。 說您會回復此人的請求，然後利用這段時間來考慮清楚是說是還是不。 如果您想說是，那沒問題。 但如果您想說不，那就說不並且一直說。 不要証明您的行為有理或找借口。 沒必要讓人覺得討厭或無禮。"
附言: 不要假裝受苦者
停止假裝您就是做這周圍所有事的人。 我知道如此一來一些人便會自我感覺很忙碌和有意義，但是這真的會令他們的同事以及親密的人惱火的。 大部分人都是"假裝受苦者”，因為他們需要別人的認可。
作者: Magda，隸屬Nozbe營銷團隊
