當以團隊形式工作時，無論你試圖多麼努力地推進項目，結果也並不完全取決於你。 有的時候這會令人感到很沮喪。無論你的團隊夥伴們多麼的技藝嫻熟和投入，你的努力也會很容易受到阻礙。不過有一種方法可令你的工作蓬勃發展。你需要一種支持團隊協作的環境。 合理的溝通系統加上設計甚佳的協作工具將有助於你們更快地共同達成目標 – 與你是在辦公室工作還是遠程辦公無關。
實施溝通系統
團隊是工作組 – 一組有著不同思維方式和各種各樣習慣的人。 如果你們是一支分散式的團隊，那麼要考慮的就不止一項因素: 人們工作的地點和時區多種多樣。 為了擁有一支高效率團隊，你需要引入一套會對團隊溝通施行管理的規範。 其需要做到清楚無誤，且專注於以一種對個人而言同樣舒心自然的方式實現團隊目標。
我們的金字塔規範
Nozbe公司的人使用的就是能夠在我們的遠程工作團隊中對資訊流施行管理的溝通金字塔規範。
該規範以3個主要觀點為依據:
- 要對深度工作的強大抱有信念，
- 要尊重大家的時間，還有
- 資訊交流要成體系。
你可以點此了解更多有關溝通金字塔規範的資訊，不過簡而言之就是:
- 為了不使彼此分心，只要有可能我們就會盡量進行異步溝通。如果我需要可以等候的反饋(而且說實話 – 大多數情況下都是可以的)，就會讓我的同事在他們各自有空的時候給我回覆。
- 我們都知道人們在專注且沒人打擾的情況下工作狀態是最好的。
- 經過深思熟慮且記錄下來的反饋通常是最好的。
- 只有在擬定出了議程，並且所有與會者都參與且準備充分的情況下開會(如果確實有必要)才會富有成效。
協作的地方
一旦你的溝通系統準備就緒，就需要用武之地了。接下來你需要的是協作應用 – 或是任務以及項目管理工具，就看你的意願了。目的是一樣的: 都是為了確保你交流的資訊成體系、便於訪問，同時也為了團隊裡的每個人都能知曉需要被完成之事以及何時去完成。
你將從下文了解到協作軟體都為企業做了些什麼。因為我從一開始就在使用Nozbe Teams，所以就讓我以我的應用為例，來列舉一下團隊協作工具的優勢。
目標的設立和計劃制定輕鬆簡單
毋庸置疑，為了交付成果，團隊需要知曉目標都有什麼 – 任何目標都能被轉換為項目。 每個項目都需要製定計劃。 為了妥善做好項目計劃，你需要將其劃分成多個可執行的任務，對其中的每一個任務都做出詳細解釋，為它加上時間限制，並將它們分配給最適合執行任務的人員。顯而易見這很簡單。 一旦你這麼做了，那麼行動計劃就準備就緒了。
我理解有的時候隨著項目的擴大，發展，甚至轉移上述操作不再輕而易舉；不過在像Nozbe Teams這樣的應用中，你可以將一切都保存在一個地方並加以整齊地組織。
將一切置於同一所屬
使用協作軟體的一大好處是你可以在項目內記錄下與之有關聯的一切。有專用的地方描述項目目標。 另外你還能使用具體的任務和評論，你的團隊可以在其中做如下事情:
- 討論想法，
- 徵詢收集反饋，
- 指明問題和障礙所在，
- 尋求最佳解決方案，
- 附加文件，還有
- 添加清單，目的是為了分層次地處理任務。
如你所見，像Nozbe Teams這樣的協作應用允許你將所有交流的資訊，文檔和數據都留存在其項目環境下。 你可以隨時搜索需要的數據，返回你希望回想起的討論，或是搜索文檔的最初版本。 一切都在這裡，而且是按出現的順序羅列的。哪怕項目已經被完成了，你仍然能夠對其搜索，甚至將其恢復。
將參考資料和文檔置於事項環境下
說到結構化討論和項目環境，我想簡要地提一下完成任務所需要的參考資料。 我記得在先前的一項工作中我們使用了電子郵件來談論我們的在執行項目以及我們的團隊協作 – 嘿，東西太容易失踪了！ 這是非常令人沮喪的，特別是在截止期限臨近的情況下更是如此，這時團隊的壓力水平會穩步增加。
如果你使用了協作應用就能輕鬆避開這種情況。 你只需同意自己的團隊為相關的任務附加文檔或為儲存在雲端(比如Dropbox，Box，Google Drive等等)的文件添加連結，為這些文檔加上描述，那麼就會好起來的。
隨時隨地訪問工作和數據
像Nozbe Teams這樣的項目管理應用還有另一個令你的團隊更有辦事效率的特性: 移動性。你在應用中保存的一切 – 項目、任務、評論和附件 – 都被儲存在了雲端。 這意味著無論你身在何處所有這些你都可以訪問。 你可以選擇使用網頁版應用或為你的iOS設備和Android設備下載原生應用。 每當有人需要你的反饋或分配任務給你時根據你的需要設置的通知項就會通知到你。 這樣一來，你就能節省自己的時間，而且在乘車上下班或等候就診的過程中還能工作，哪怕你離開了辦公室，對你的團隊而言你也還在那裡。
通過任務建立起的溝通是高效的
一旦你將項目和任務創建並組織好，就可以開始與你的團隊進行協作來將它們完成了。 高效率團隊協作的關鍵是好的溝通。在像Nozbe Teams這樣的應用中，沒有比自始至終進行通過任務建立起的溝通更好的協作方式了。
原因是什麼呢？
因為其明確無誤，井然有序並且好執行。
將任務列舉出來的方式能促使人們行動起來，同時通過將大的，嚇人的事務劃分成較小的，可執行的步驟又可增加人們的自主權。
通過對具體任務發表評論，我們在這里關注的就會完全是那些需要被完成的事項(不同於群組聊天或篇幅長的電子郵件)。
通過明確的任務參數你能知曉任務的責任人是誰，歸屬於哪個項目以及它的到期時日。
通過任務建立起的溝通最適合在設計甚佳、適用於團隊的任務以及項目管理工具中使用，你們可以在這樣的工具中添加任務，並在其中一起工作直到將它們完成。 因為說到底你是希望自己的團隊交付成果而不僅僅是將時間花費在項目管理上的，對不對？
專注力會得到提升
擺脫電子郵件並減少將聊天用於你團隊中的內部溝通就會提高團隊的辦事效率。怎樣做呢？ 方法就是採用協作工具或項目管理工具並實施通過任務建立起的溝通，這樣人們就能將更多的時間用在目標明確的密集工作上。
如果每個人都將他們的任務羅列在了應用中並且還加上了時間限制，那麼他們就能知曉要完成之事以及該何時完成。他們能專心開始完成自己的工作。每個人都會處理他們各自的事務。 如果有人需要幫助或反饋他們就會向同事或管理人員詢問。 他們會盡力不去使這名人員分心，因為在等待的過程中他們能著手處理下一個任務，而且也能令他們的團隊夥伴完成已經開始的工作。
當然了，這是一種理想的情況。我理解每一天在所有的團隊中都會出現急迫的事務和前一天就到期的任務。 可是如果每位團隊成員都去盡力精心組織他們的工作並且記得在規劃自己的任務時留有時間餘量的話，那麼這種情況就能慢慢變得越來越好。
在Nozbe公司，我們將其稱之為異步溝通，並且也在盡力將其促成我們的基本規範。
設立優先級
就使用一致性策略而言，設立得當的優先級同樣會有助於你堅持自己需要遵循的行動計劃– 特別是在你根據對需要被完成的所有工作的整體概覽來概述它們的情況下更是如此。像Nozbe Teams這樣的任務管理應用允許你為一周的每一天都制定你的優先級計劃。 這樣一來，每天早晨你和你的團隊夥伴們就都能從待辦事項列表入手，能在一天中盡力勾選完成盡可能多的事務。為了將事務完成，你要決定將什麼變為你的優先級列表，而且要盡量按照專注工作時段工作。這是實現團隊辦事效率的關鍵步驟之一。
可做到透明和跟上進度
使用精良的協作軟體的另一優勢是其能確保對其他所有人都在做什麼有更好的概覽和了解。 在共享的團隊項目中，每個人都能查看其他人的任務，也能查看他們當前在努力做著什麼。這樣一來合作潛力就能被完全利用上。 人們能夠得到更具洞察力的反饋，團隊能夠分享他們的知識，任何人也都能為實現公司目標做出貢獻。
這一過程在Nozbe Teams中無比簡單，其中的每一個新創建項目默認情況下所有的團隊成員都能訪問。 當然了，通過Premium計劃，你還可以設置私人項目或者只授予選定用戶訪問權限，而讓主要目標透明和可訪問。請注意，有權訪問項目並不意味著專注就減少了。有需要時你可以查看任意項目，這樣就可以了。 如果你對某些項目特別感興趣，則可以關注它們或是將它們添加到你的偏愛項中來獲知它們的進度。
另外，在Nozbe Teams的"團隊"視圖中，你還可以查看你團隊中所有人員的列表。 你可以選擇一人，然後跨越你們兩個都能訪問的全部項目來查看分配給他們的所有任務。 這樣做能令團隊成員們都保持進度一致，也可使管理人員們能夠審查他們的團隊項目。
領導力和管理手段都會得到改善
確實，協作軟體能使管理人員或團隊領導者實時概覽他們的員工表現。。 他們能查看每個人的貢獻，密切關注每個項目，每當有需要時還能針對每個項目給出自己的反饋。
通過透明的項目結構，管理人員還能對有些項目無法繼續的時機作出確定。 忽略一些事情的可能性在電子郵件或群組聊天中是相當高的，而與之不同的是，精良的項目協作應用則允許管理人員們做把控。他們能追踪資訊流，檢查狀態以及確保在有需要的地方採取措施。
每個團隊都需要指導，特別是在他們不知所措的情況下更是如此，而且管理人員們也需要讓決策圈擁有透明度: 這也是你避免項目失敗的手段。
作為一名管理人員或團隊領導者，你不能要求更大的勝利。
團隊關係會得到加強
最後，同樣重要的一點是精良的協作工具對於團隊精神的建立至關重要。 它能通過為了共同目標而進行合作的理念幫助人們過得更舒適。 另外，它還對將計劃，點子和成就與同事們分享起到了促進作用。
在Nozbe公司，大家都清楚我們的應用是問問題和討論的地方，因此我們不懼怕這麼做。通過任務建立起的溝通會促進我們與他人分享自身的疑惑和知識。加之一些溝通規範，其還減少了衝突和誤會的可能性。 一切都被記錄了下來而且可追踪。 相比於實時討論，書面的反饋似乎更為合理，被分析的也更為徹底，還能減少情緒化。
通過對團隊關係的加強，協作軟體達到了讓整個企業都能受益的雙重目的。
你無需再繼續經受困擾了
為使你的團隊能有更聰明，更快速，也更富有成效的表現，你需要引入一些溝通規範，同時還要將協作技術植入到你的公司及其組織過程中。我向你保證，通過這種方法你團隊的效率將會暴漲 – 這一點也是除上面列舉的其它好處之外最吸引人的地方。
我知道過渡到一種全新類型的工作環境可能會很困難，特別是對於那些還未使用過一些項目管理應用或協作應用的團隊成員而言更是如此。慢慢來就行了。先討論出一些你想在自己的組織機構中引入的溝通規範來。 一旦這些準備就緒，那就可以挑選一款最適合你的需求的工具了。要逐步開始實施它，而不是馬上就開始。 如果人們遭遇困惑，被搞的暈頭轉向，那麼辦事效率就只會下降而不會飛漲。 可能最初你只需要創建兩三個項目並嘗試在它們中進行協作即可。 要就軟體的工作原理分享你們的使用感受，還要彼此問問題。 另外，要隨時聯絡我們的客服獲得幫助和實用技巧。 要觀看教程影片和利用精良的應用一般都會提供的入門材料。
如果對於改善你團隊的溝通和辦事效率問題你確定要認真對待，那麼還請隨時試用Nozbe Teams來親身對這些好處進行檢驗。它是免費的，有iOS，Android以及網頁版三版可用。
