異步溝通: 頂級的效率提升助力器

在Nozbe公司,所有人都堅信NoOffice風尚和異步溝通是團隊擁有辦事效率的關鍵。雖然前面這個特色我們已經解釋過好幾次了,但可能還需要對後面這個做一些說明。 :)

“嘿,怎麼了?! 你能…嗎?”

讓我們先從同步溝通 - 完全相反的事情開始說起。首先,這種溝通方式是20世紀流行的!其次,我們認為這種溝通方式是工作效率的主要障礙之一。

例子:

你要完全專注於自己的任務。而要到有所準備和專注是需要一些時間的。你事情做的很好,進展也很順利,感覺上幾乎就像是在飛一樣…,這時候你的同事突然來到你桌前,拍著你的肩膀請教了一些你只能老老實實陪著聊完的事情!

他或她不是故意這麼做的;毀掉你的流暢不是他們的目標。他們恰巧這麼做是因為這樣的事一般也是你在辦公室裡會做的。

這種情況與每當你需要信息或意見時都會給人們打電話的情況相同。

異步與同步對比

處於異步溝通中的消息可以被隨時發送,而不管接收者是否做好了準備。例如,電子郵件或在Nozbe中委派的任務就是異步的。接收者可以在他們想要回應或者能夠回應的時候進行回應。

同步溝通是完全依賴時間的 - 各方都需要同時在場。他們需要被同步。

對專注的尊重

進行異步溝通的主要原因是對他人時間和專注的尊重。

我確信你清楚要費多大力氣才能偶爾做到完全專注。你大部分的重要任務都要求這樣一種心態以便能很好地完成它們,是這樣吧?

現在,估算一下你在工作日期間分心了多少次…,將該數字乘以23。

為什麼是23呢?根據加利福尼亞大學Gloria Mark所述,大約需要數分鐘的時間才能在中斷後返回最初的任務,特別是中斷的話題與你當前的任務無關的情況下更是如此。在被打擾時,你需要將自己的思維轉向完全不同的方面,而回歸正題更是需要花費時間和精神上的努力。

於是,在被中斷之後,你想要趕上進度 - 你會工作得更快,但是會有壓力和感到沮喪。

異步溝通的好處

異步溝通,比如交流Nozbe中的任務和評論或是電子郵件(儘管存在一些不同種類的缺點吧),用於每個人都需要從中領會信息,如有所需還要給出他們的反饋的討論再合適不過了。這樣一來,每個人的進度就會都一樣,而且討論還是以他們各自的方式和在他們有所準備的情況下進行的。

這種溝通模式大有好處,因為:

  • 它會使你的團隊工作在不受干擾的專注時間段內。
  • 你能記錄下所說和所分享的內容,但是同步溝通往往不做登記。如果這麼做了,那註釋可能就是主觀或不完整的了。
  • 它給了人們回應之前進行思考的機會 (立即答復不會總是你的最佳答复)。
  • 如此一來,你就能與不同時區的成員們進行溝通了。

這裡給出的理念在於向別的團隊成員(一名或多名)表明,你期待他們的反應以便完成一些事情,不過你也尊重他們的時間,能耐心等待回复。如果他們正好有空,或正在處理一些要求較少專注的事情,那麼他們就可以馬上回復和給予幫助。如果他們很忙,在忙於重要的任務,那他們就會找機會閱讀你的消息並在合適的時候作出回應。一切都是書面的,而且參考資料,比如文件,鏈接和影片也都是隨時可用的。

Nozbe公司使用的異步溝通工具

為了贏取更多專注的時間,也為了尊重彼此對專注的努力,我們會使用一些有助於我們進行異步溝通的應用:

  • Nozbe - 用來管理我們的項目和任務。
  • Github - 用來管理代碼 — 畢竟我們是一家軟體公司嘛。
  • Dropbox Paper - 用於文檔化 (我們也在這裡發表一些評論,但是會記得將任何重要的主題/討論/爭論都移至Nozbe中)。
  • Dropbox - 用於文件和文件夾的共享。
  • Google Docs - 用於電子表格和文本的共享。
  • Evernote - 這是一款時常會幫助我們創建豐富註釋並將它們作為評論添加到Nozbe任務中的工具。
  • Slack - 這是我們主要的聊天應用,你同樣可以在其中應用一部分異步溝通標準,前提是你的團隊對減少聊天頻道中的噪音有一定之規。

請注意,即使再好的工具,如果使用不得當,也會失敗。例如,如果你開啟了所有類型的通知和提醒,那麼即使你的同事們不再通過拍你肩膀打斷你,說你老闆同意了星期二的會議你不用到場,你也不可能做到專注。

對要改變的事情做好準備

異步溝通是高效率團隊工作的關鍵,也是協作的未來。為了令這種溝通方式在各種規模的公司中流行開來,就需要我們做出一些改變。這些改變既可以是我們思維方式上的,又可以是行動方式上的。

涉及思考我必須做什麼以及如何高效地做到這一點,但同時又要尊重他人的時間,關心和專注方面的。

涉及減少達不到預期目標的會議方面的。

涉及在你的組織引入溝通規範,以及清楚什麼問題需要即刻回應,什麼問題可以等上10,20,40分鐘左右方面的。

涉及使用專為促進異步溝通的工具,比如Nozbe :)方面的。

涉及對你的工作進行合理規劃以及尊重他人的規劃方面的。

最後一個要點…

當然了,誇張的做法並不可取 - 人都是有人情味的!有時候我們只需放手,不去墨守一切成規,然後從同事那裡獲得即時反饋就可以了。生活會繼續的。 :)

Magda
Nozbe營銷團隊的成員