1. Wählen Sie jeden Tag die DREI wichtigsten Aufgaben aus, die Sie erledigen möchten
Drei Aufgaben, die Sie bei Ihren Plänen weiterbringen. Die drei wichtigsten Aufgaben. Und finden Sie dann die Zeit, diese zu erledigen.
Jeden Tag müssen wir Dutzende, wenn nicht sogar Hunderte verschiedene Aufgaben erledigen. Sie alle zu erledigen ist unmöglich, wir müssen einige Aufgaben fallen lassen. Ohne festzulegen, welche Aufgaben für Sie am wichtigsten ist, finden Sie vielleicht nicht die Zeit, sie zu erledigen, denn andere Aufgaben übernehmen dann die Oberhand.
Finden Sie heraus, was für Sie am wichtigsten ist!
P.S. Es ist am besten, diese Aufgaben am Abend vorher festzulegen, damit man am nächsten Morgen gleich mit ihnen beginnen kann (statt erst am Morgen zu planen).
P.P.S. Es ist auch eine gute Idee, sie irgendwo aufzuschreiben (auf Papier, in ein Notizbuch oder in der passenden Nozbe-Kategorie).
2. Beschäftigt zu sein und produktiv zu sein sind zwei verschiedene Dinge
Oft verwechselt man das eine mit dem anderen.
Produktivität ist die Fähigkeit, effektiv zu arbeiten – z.B. eine Aufgabe, die normalerweise mehrere Stunden dauert, innerhalb einer Stunde zu erledigen. Unsere Effektivität wird oft beeinflusst von verschiedenen Dingen, wie dem Schlaf, über Probleme zu grübeln, genügend ausgeruht zu sein, seine Essgewohnheiten etc. All die Sachen, die wir oft vernachlässigen …
Produktivität kann bedeuten, die Aufgaben zu bestimmen und zu löschen, die gelöscht werden sollen (d.h. solche, die uns für unsere Ziele nicht weiterbringen oder die uns voranbringen, aber nur, um die Ziele anderer Leute zu erreichen). Produktivität bedeutet, die Aufgaben zu automatisieren, die automatisiert werden sollten. Produktivität bedeutet, Aufgaben zu delegieren, die delegiert werden sollten. Und dann ist es auch die Fähigkeit, die Aufgaben entsprechend unterscheiden zu können.
Eine produktive Person arbeitet vielleicht nur wenige Stunden die Woche, erreicht aber genau das, für was andere Leute Jahre brauchen.
Denken Sie daran: Beschäftigt zu sein und den Aufgaben von morgens bis abends hinterherzujagen, macht Sie nicht produktiv, sondern nur müde!
Versuchen Sie, produktiv zu sein, nicht einfach nur beschäftigt!
3. Haben Sie Ziele und versuchen Sie, diese zu erreichen
Idealerweise sollten es Ihre Ziele sein :)
Im Zeitalter von Facebook, Instagram und den sozialen Medien ist das nicht einfach. Wir schauen ständig bei anderen nach Inspiration, möchten in deren Schuhen gehen. Wie wissen wir aber, dass das auch das richtige für uns ist? Was ist, wenn wir eines Tages oben auf der Leiter aufwachen, nur um dann festzustellen, dass sie gegen die falsche Wand lehnt?
Wenn ich zu Ihnen sagen würde: „Gehen Sie!“, würden Sie nicht fragen: „Wohin?“ Die meisten Leute würden einfach nur gehen – und dabei normalerweise am selben Platz bleiben. Diese Menschen haben keine Ziele, Visionen oder Pläne.
Sie kennen keine Langweile. Zeit ist ein Vakuum und Vakuum mag keine Leere, das Vakuum liebt es, Dinge aufzusaugen. Millionen von Aufgaben, die uns nicht weiterbringen. Oder sie geben uns gleichzeitig Millionen von Richtungen und halten uns damit auf voranzugehen.
Einige Leute haben vielleicht Glück und kommen „irgendwo hin“. Die Frage ist aber: Ist das auch der Ort, wo Sie sein wollen?
Ihre Aktionen sollten mit der Richtung übereinstimmen, in die Sie gehen! Und das ist etwas, das Sie für sich selbst bestimmen müssen :)
4. Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben und erledigen Sie sie rechtzeitig
Organisieren Sie Ihre Aufgaben nach Kontext.
Schreiben Sie einen Blog? Warum bereiten Sie Ihre Texte für eine bestimmte Woche nicht im Voraus vor, statt einen Beitrag erst zu schreiben, wenn er gebraucht wird?
Sie müssen eine Banküberweisung machen? Zahlen Sie alle Ihre Rechnungen auf einen Schlag. Sie sind an einem bestimmten Ort? Dann erledigen Sie dort alles, was Sie da erledigen müssen.
P.S. Um es einfacher zu machen, gruppieren Sie in Nozbe ähnliche Aufgaben mithilfe der passenden Kategorien :)
5. Beenden Sie Aufgaben zeitgerecht
Achten Sie auf die Anforderungen, die jede Aufgabe hat.
Denken Sie während der Planung daran, dass es mehr oder weniger effektiv sein kann, Aufgaben zu einer bestimmten Tageszeit zu erledigen. Daher lohnt es sich, sich die Anforderungen der Aufgabe, die Sie erledigen wollen, genau anzusehen.
Hier kommt es auf die Energie an. Wenn Sie für eine Aufgabe einen frischen, offenen Geist und viel Energie brauchen, planen Sie, die Aufgabe dann zu erledigen, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind. Sich selbst dazu zu zwingen, eine Aufgabe, für die man viel Energie braucht, nach einem anstrengenden Tag zu erledigen, kann ergebnislos sein. Oder Sie brauchen sehr viel mehr Zeit dafür (was auch kontraproduktiv ist).
Es gibt aber auch Aufgaben, für die Sie nicht sehr viel Energie brauchen. Das sind Aufgaben, die fast automatisch erledigt werden können, wie eine Banküberweisung, Rechnungen bezahlen, sich seine Mails anschauen. Solche Aufgaben macht man am besten am Ende des Tages, wenn der Energielevel niedrig ist. So vergeuden Sie nicht die Zeit, bei der sie viel Energie haben, und es kann befriedigend sein, wenn man sich um solche Aufgaben kümmert, wenn der Energielevel niedrig ist. Es kann Ihnen sogar Energie geben ;)
Ein Beispiel: Ich schreibe diesen Artikel an meinem arbeitsfreien Tag, wenn mein Energielevel und mein Enthusiasmus hoch sind. Darüber hinaus habe ich wirklich das Gefühl, dass ich etwas schreibe möchte (was auch hilfreich ist). Allerdings fühlte ich mich nicht kreativ, als ich mit dem Schreiben begann. Ich habe dann einfach angefangen, zu schreiben. Motivation und Inspiration kamen ganz von selbst. Wenn ich aber mit dem Schreiben z.B. um 10:00 Uhr abends angefangen hätte, wäre es auf keinen Fall so einfach gewesen.
Planen Sie Ihre Aufgaben abhängig von den zusätzlichen Anforderungen, wie Energie.
P.S. Habe ich schon die Kategorien in Nozbe erwähnt? Sie können sie auch nutzen, um anzuzeigen, wie viel Energie Sie für eine Aufgabe brauchen ;)
6. Lösen Sie sich davon, sich an alles erinnern zu müssen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Aufgabe, die vor Ihnen liegt
Kennen Sie das Gefühl, dass Ihnen Millionen von Dinge durch den Kopf gehen, während Sie an einer Aufgabe arbeiten? Wie das, um was Sie sich kümmern müssen, Treffen, die für Morgen geplant sind, der Telefonanruf, den Sie machen müssen.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Mir nicht – jedenfalls nicht mehr. Und das ist ein tolles Gefühl.
Konzentriert zu sein, während man eine Aufgabe erledigt, beschleunigt das Arbeiten. Wenn es Millionen von Dingen gibt, die Sie erledigen müssen, dann ist es kein Wunder, dass Sie immer wieder ins Gedächtnis kommen. Auch wenn es Ihnen gelingt, sie zu vergessen, kommen andere Dinge hoch und Ihre Gedanken drehen sich wieder nur um sie.
Das Gedächtnis hat gute Absichten – es hält uns davon ab, etwas zu vergessen. Das gilt aber nur für einen bestimmten Augenblick – es kann sein, dass dann, wenn Sie sich an eine Aufgabe erinnern müssen, Ihr Gedächtnis Sie im Stich lässt und Sie nicht daran erinnert.
Das menschliche Gehirn ist ein tolles Werkzeug. Es funktioniert gleichzeitig als Kalender, Notizblock, Rechner etc. Aber vielleicht wäre es besser, einen externen Kalender zu nutzen. Oder noch besser: Ihre Aufgaben und Aktionen mithilfe einer dafür bestimmten App nachzuverfolgen?
Entlasten Sie Ihr Gehirn von allen Aufgaben, an die Sie sich erinnern müssen. Erstellen Sie ein System, dass das für Sie tut.
7. Suchen Sie nach den kleinsten Verbesserungen im täglichen Leben
Ich meine: wirklich die Kleinsten :) Manchmal kann sogar das Verschieben einer Sache an einen anderen Platz die Effektivität steigern.
Suchen Sie immer nach etwas? Finden Sie diesen EINEN Platz dafür, d.h. ein „Zuhause“. Das erspart Ihnen die Zeit die Sie dafür brauchen, danach zu suchen. Es kann der Haustürschlüssel sein, Dokumente oder Computerdateien ;)
Müssen Sie oft auf bestimmte Dokumente, Papiere, Projekte zugreifen? Sorgen Sie dafür, dass das während Ihrer Arbeit leicht möglich ist.
Schaffen Sie günstige „Umgebungsbedingungen“ für Ihre Aktivitäten. Trinken Sie tagsüber genügend Wasser? Nein? Dann stellen Sie eine Flasche Wasser in Ihre Nähe. Suchen Sie immer einen Stift, wenn Sie etwas notieren möchten? Finden Sie einen Ort bei Ihnen Zuhause, wo Stifte nützlich sein können und lassen Sie sie dort zusammen mit einem kleinen Notizbuch. Arbeiten Sie von zu Hause aus und essen Sie ungesund, weil Sie keine Zeit haben, sich etwas Gesundes vorzubereiten oder einkaufen zu gehen? Bereiten Sie es im Voraus vor, z.B. am Abend vorher (habe ich die Energielevel schon erwähnt?).
Manchmal ärgern uns Dinge in unserer Umgebung, sie irritieren uns und vermiesen uns die Laune. Wie diese Bereiche im Haus, wo sich das ganze Zeug ansammelt, die Unordnung im Schrank, bei den Dokumenten, in den Regalen etc. Tag für Tag gehen wir daran vorbei, tun aber nichts dagegen, weil wir keine Zeit haben. Als Ergebnis vergeuden wir Zeit, weil wir etwas in dieser Unordnung suchen, wir handeln nicht effektiv, weil die Dinge in unserer Umgebung so unordentlich sind. Bei dem Versuch, Zeit zu sparen, vergeuden wir nicht nur Zeit, sondern vermiesen uns auch unsere gute Laune, verfluchen das Problem zum Hundersten Mal (statt es zu lösen).
Beobachten Sie, analysieren Sie, machen Sie Änderungen. Jede noch so kleine Änderung zählt, aber tun Sie es regelmäßig und effektiv.
P.S. Diese Strategie kann man dafür anwenden, in Ihrer Umgebung etwas zu verändern, aber auch, um sich selbst zu verändern :)
Während ich ein Buch lese, notiere ich das, was ich versuchen oder in meinem eigenen Leben umsetzen möchte. Ich erstelle Projekte in Nozbe und versuche, eines nach dem anderen zu ändern. Aber ein Buch oder einen Artikel zu lesen ist das eine; was wichtiger ist: Wie nutzen wir dieses Wissen?
Viel Glück dabei, Änderungen umzusetzen!
Wenden Sie vielleicht schon einige dieser Regeln in Ihrem Leben an? Was denken Sie darüber? Schreiben Sie es uns in einem Kommentar unten!
