Produktivität ist der Schlüssel zum Erfolg. Gleichgültig, ob Sie ein Unternehmen leiten, für eines arbeiten oder Freiberufler sind – Produktivität spielt eine entscheidende Rolle bei dem Erfolg Ihrer Arbeit. Wenn wir an Produktivität denken, scheinen wir aber zu vergessen, wie wichtig die digitale bzw. Informationssicherheit ist.
Es gibt viele Wege, wie Informationssicherheit die Produktivität steigern kann – sowohl auf individueller Basis als auch in Unternehmen und Organisationen. Wenn Sie Informationssicherheit einsetzen, um Ihre Produktivität zu verbessern, schützen Sie sowohl Ihre Arbeit als auch sich selbst – es ist eine Win-Win-Situation!
Nachfolgend neun Tipps, um Ihre Informationssicherheit zu stärken und Ihre Produktivität zu steigern.
1. Sicherheitsverletzungen & Angriffe reduzieren
Eigentlich versteht es sich von selbst: Je weniger Sicherheitsverletzungen Sie haben, um so weniger Zeit müssen Sie am Ende dafür aufwenden, sie zu beheben.
Auch wenn es lange dauern kann, vorab ein Sicherheitsverfahren einzurichten, sparen Sie auf lange Sicht gesehen Zeit (und wohl auch Kopfschmerzen (!)), indem Sie dafür sorgen, dass Sie geschützt sind, bevor es überhaupt zu einer Sicherheitsverletzung oder zu einem Angriff kommt. Später müssen Sie dann keine Zeit darauf verwenden, eine Sicherheitsstrategie zu entwickeln oder alle Systeme oder Dateien zu säubern, die bei dem Angriff verletzt oder beschädigt wurden.
Des Weiteren ist nicht nur Ihre Produktivität betroffen, wenn Sie Verletzungen beheben und Lösungen entwickeln müssen: Wird ein Unternehmen gehackt oder gibt es eine Sicherheitsverletzung und die Öffentlichkeit erfährt davon, verliert das Unternehmen Kunden. Kunden zu verlieren bedeutet, das Unternehmen muss extra Zeit dafür aufwenden, diesen Einkommensverlust oder die Kundenbasis zu kompensieren. Das können Sie aber vermeiden, indem Sie von Anfang an sicherstellen, dass Sie ein gutes Sicherheitssystem haben.
2. Sicherheitsprozesse automatisieren
Die meisten Online-Unternehmen und -Organisationen benötigen einen bestimmten Grad an Sicherheit, der täglich gewahrt sein muss. Wenn man diese Aktivitäten aber automatisiert, können Sie im Monat viel Zeit sparen – was sich mit der Zeit auf Ihre Produktivität auswirkt.
Ein Beispiel, wie Sie Sicherheit in einem Unternehmen automatisieren, ist das Installieren eines Tastenfeldes oder eines RFID, um das Büro betreten oder zu unterschiedlichen Abteilungen gehen zu können. Wenn Sie oder ein anderer Mitarbeiter außerhalb der Bürozeiten das Büro betreten müssen, können Sie schnell und einfach das Gebäude betreten, ohne dass es eine andere Person für Sie aufschließen muss. Das kann bei Notfällen im Unternehmen oft sehr wichtig sein. Es spart Ihnen nicht nur Zeit, es wird auch die Sicherheit derjenigen gewährleistet, die das Gebäude betreten.
3. Sicherheit, um Stress zu reduzieren
Es ist eine Tatsache, dass Menschen produktiver sind, wenn Sie nicht so gestresst sind. Daher hat Informationssicherheit den anderen großen Vorteil, dass bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern der Stress reduziert wird.
Starke Sicherheitsstandards einzusetzen – wie Virenscanner, automatisches Backup oder automatische Computersperrung – kann den Grad an Stress reduzieren sowie die Zeit, die Mitarbeiter für diese Aufgaben benötigen. Das ist ein doppelter Vorteil, was die Produktivität betrifft: Zum einen sind Ihre Mitarbeiter beruhigt, zum anderen müssen sie keine Zeit für Aufgaben aufwenden, die sie sonst wöchentlich oder monatlich machen müssten.
4. Regelmäßige Sicherheitspolitik
Man muss sich ständig um eine gute Informationssicherheit bemühen. Teil davon ist, sich daran zu erinnern, welche Aufgaben nötig sind, um sicher zu sein. Eine tolle Lösung hierfür ist ein Kalender oder ein To-do-Werkzeug, um Erinnerungen einzustellen.
Müssen Sie Ihre Passwörter alle drei Monate ändern? Richten Sie dafür eine sich wiederholende Aufgabe in Nozbe ein oder eine Erinnerung im Google Kalender; so bleiben Sie nicht nur sicher (wie oben ausgeführt), sondern es entwickelt sich bzgl. Ihrem Sicherheitsprojekt-Management auch die Geisteshaltung “einstellen und vergessen”. Sie müssen nicht weiter darüber nachdenken, was erledigt werden muss. Jedesmal, wenn Sie eine Aufgabe nicht wiederholen müssen, ist das gut für Ihre Produktivität und steigert sich im Laufe der Zeit.
5. Internetzugriff überwachen
Es ist kein Geheimnis, dass Mitarbeiter, die Zeit auf den sozialen Netzwerken und Nachrichtenseiten vergeuden, nicht sehr produktiv sind. Wenn Sie Beschränkungen in Ihr Unternehmensnetzwerk einbauen, um den Zugriff auf bestimmte Seiten zu blockieren, verlieren Ihre Mitarbeiter keine Zeit, sondern werden angehalten, Ihre Aufgaben zu erledigen.
Das kann auch für Manager von Vorteil sein: Sie vergeuden keine Zeit mehr damit, bei den Mitarbeitern darauf zu achten, dass diese nicht auf Facebook surfen, statt zu arbeiten.
Diese Vorteile erstrecken sich aber nicht nur auf den technischen Bereich. Eine aktuelle, in FastCompany erwähnte Studie ergab, dass Restaurants, die eine Internetüberwachung installierten, ihr monatliches Einkommen um fast $ 3.000 steigerten. Überlegen Sie sich: Restaurants kalkulieren oft mit einer hauchdünnen Gewinnmarge, was könnten dann wohl andere Unternehmen einsparen?
6. Eine VPN nutzen
Was Unternehmen betrifft, wird weltweit immer mehr von zu Hause aus gearbeitet, die Arbeit ist größtenteils dezentralisiert. Eine VPN bzw. ein Virtuelles Privates Netzwerk kann ein toller Weg sein, den Mitarbeitern zu ermöglichen, von zu Hause aus zu arbeiten. Im Grunde genommen erweitert ein VPN Ihr Unternehmensnetzwerk von den Büros nach draußen.
Das bedeutet eine größere Flexibilität für Ihre Mitarbeiter, von zu Hause aus arbeiten zu können oder so zu arbeiten, als ob sie im Büro wären, wenn es einen Notfall im Unternehmen gibt.
Mit einem VPN können auch externe Aktionäre wie Kunden oder Investoren sicher auf Internetdateien und Dokumente zugreifen. Ein solches Vorgehen kann auch rechtliche & private Probleme vermeiden, die oft entstehen, wenn man Dateien per E-Mails verschickt.
7. Es nicht selbst tun
Geschäftsinhaber haben die Angewohnheit, alles selbst machen zu wollen. Das kann die Produktivität sehr beeinträchtigen, wenn es um IT und Informationssicherheit geht. Das heißt aber nicht, dass ein CEO oder der Geschäftsinhaber nicht eine gute Sicherheitspolitik einführen kann. Oft brauchen sie für die Einführung aber sehr viel mehr Zeit, als wenn es ein Fachmann tun würde.
Dasselbe gilt für die laufende Sicherheitswartung – ohne dabei zu berücksichtigen, wie oft die Industrie sich ändert. Sich ständig mit den Änderungen bzgl. der Sicherheitsstandards auf dem Laufenden zu halten, kann ein Vollzeit-Job sein. Es kann daher für die Produktivität sehr gut sein, einen Spezialisten einzustellen, der sich um Ihre Sicherheitsprotokolle und -praktiken oder um die Ihres Unternehmens kümmert.
8. Automatisierte Backups nutzen
Automatisierte Backups zu nutzen, kann einer der besten Sicherheits- bzw. Produktivitätstipps für eine Person oder für ein Unternehmen sein. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie verlieren, wenn wichtige Dateien wegen eines Fehlers eines Mitarbeiters verloren gehen, wegen eines bösartigen Mitbewerbers oder wegen einem Hardware-Fehler.
Das bedeutet, dass so nicht nur wichtige Dateien verloren gehen – Sie müssen auch die Zeit berücksichtigen, die Sie brauchen, um sie zu ersetzen. Mit einer automatisierten Backup-Lösung sind Ihre Dateien nicht nur sicher, Sie vermeiden auch, dass Dateien beschädigt werden, wenn es ein arglistiger Mitbewerber schaffen sollte, auf Ihr Netzwerk zuzugreifen.
9. Nutzervirtualisierung
Ähnlich wie bei einem VPN bietet eine Virtualisierung die Möglichkeit, eine Desktop-Umgebung rechnerfern zu verbinden.
Virtualisierung hat aber einen großartigen Vorteil gegenüber einem VPN: Die Maschine, mit der sie verbunden sind, ist von den anderen Maschinen isoliert und kann jeden Augenblick zurückgesetzt oder erneut zur Verfügung gestellt werden. Das heißt, wenn es einen Hackerangriff oder eine Sicherheitsverletzung gibt, kann der Rest Ihres Teams oder Ihr Unternehmen normal weiterarbeiten.
Zusammenfassung
Es mag nicht sofort offensichtlich sein, dass eine solides Sicherheitsprogramm die Produktivität steigern kann. Wenn Sie aber überlegen, wie viel Zeit und Geld sie verlieren, wenn es zu einer Sicherheitsverletzung kommt, wird es klar, dass ein gutes Sicherheitsprotokoll die Effektivität in Ihrem Unternehmen langfristig steigern kann.
