Eigentlich müsste es ganz einfach sein, die Nozbe-Inbox zu benutzen. Sie ist der Startpunkt für ein gutes „Getting Things Done“-System, dennoch sind viele Nutzer verwirrt. Da die Inbox aber der Kern der GTD-Methode ist, muss man verstehen, wie man sie richtig einsetzt. Das gilt nicht nur für Nozbe, sondern auch für andere Anwendungen.
Die häufigsten Probleme mit dem Posteingang und einige Tipps, sie zu lösen!
Ich möchte heute über den richtigen Umgang mit der Nozbe-Inbox schreiben, da uns viele Fragen dazu gestellt werden, besonders von neuen Nozbe-Nutzern. Aber ich bin mir sicher, auch langjährige Nozbe-Nutzer werden die Tipps hilfreich finden.
Vor Kurzem erhielt ich eine E-Mail von einem Nozbe-Nutzer, der sich darüber beschwerte, dass unser E-Mail-System im Grunde nicht nötig ist. Warum? Weil er sich bei verschiedenen E-Mail-Adressen an- und abmelden und das herausfiltern muss, was er mit Nozbe zu erledigen hat.
Ich habe am Anfang nicht verstanden, warum jemand all seine verschiedenen E-Mail-Adressen getrennt voneinander benutzt. Bei Google mail gibt es z.B. die tolle Möglichkeit, sich mit anderen Postfächern zu verlinken, Mails können automatisch danach markiert werden, woher sie kommen und man kann auf Mails so antworten, als ob man von der original E-Mail-Adresse schreibt (man muss ein wenig konfigurieren, sobald es aber eingestellt ist, funktioniert es sehr gut). Ich hab es gemacht und mein Leben ist einfacher geworden. Ich weiß, das ist auch bei anderen E-Mail-Systemen möglich. Das Leben ist schon kompliziert genug, warum es noch komplizierter machen?
Dank solcher Features wie „Etiketten“ kann ich mein Postfach/meine Postfächer fast jeden Tag komplett leeren. Wenn ich zwischen all den E-Mail-Konten (3 haben mit meiner Arbeit zu tun, 3 mit meinem Beruf, aber nicht mit meiner Arbeit und 4 sind für private E-Mails), ständig hin und her wechseln müsste, würde ich sicherlich verrückt werden, ich müsste an zu Vieles auf einmal denken und würde viel Zeit verlieren. Und dann wäre natürlich die Möglichkeit, Aufgaben zu Nozbe zu mailen, unnötig, wie der Nutzer richtig anmerkte.
Zu viele Postfächer? Dann fassen Sie sie zusammen!
Die meisten von uns, wie auch Michael, haben mehr als ein Postfach. Viele, wenn nicht sogar alle, haben mehrere E-Mail-Adressen, nutzen Evernote, Tools zum Lesen etc. Alle dienen dazu, überall Informationen, Bilder etc. zu sammeln.
Ein wichtiger Unterschied zwischen diesen Postfächern und der Nozbe-Inbox ist, dass die Nozbe-Inbox nur für Aufgaben benutzt werden sollte, die zu erledigen sind. Die anderen Postfächer sollte man nur als „Ablage bzw. Speicherort“ benutzen.
Es ist o.k., jede einzelne E-Mail, jedes Dokument, jeder Artikel und alles andere, was man noch für wichtig hält, in seine Nozbe-Inbox zu senden – aber nur dann, wenn man nicht viele Aufgaben zu erledigen hat und es einem nichts ausmacht, alles zu durchforsten bis man das findet, was wirklich erledigt werden muss. Aber wäre es nicht besser, seine Arbeitsweise zu optimieren? Warum sich nicht auf 3 oder 4 Postfächer beschränken? Und ein Nozbe-Postfach nur für die Aufgaben zu benutzen, die zu erledigen sind?
So nutzen Sie E-Mail-Postfächer und traditionelle Briefkästen am besten:
- Alle E-Mails mit Aufgaben, die zu erledigen sind und die in Ihr wichtigstes E-Mail-Postfach kommen: Leiten Sie diese an Nozbe weiter. Diese E-Mails werden automatisch in Aufgaben umgewandelt.
- Die ganze Werbung: Löschen Sie sie.
- E-Mails, die an andere weitergeleitet werden müssen: Leiten Sie diese einfach weiter.
- Die restlichen E-Mails: Archivieren Sie sie, so finden Sie sie später wieder.
- Und schließlich die Papierdokumente von Ihrem traditionellen Briefkasten: Bearbeiten Sie diese und entscheiden Sie, was Sie damit tun (scannen, wegschmeißen, als Anhänge an Aufgaben anfügen …).
Sobald die E-Mails in Ihrer Nozbe-Inbox sind, arbeiten Sie jede Aufgabe nacheinander ab, verschieben Sie sie in die passenden Projekte oder wenden Sie die 2-Minuten-Regel an, um die einfachsten Aufgaben sofort zu erledigen.
Wir bei Nozbe wissen: die Gefahr, die Übersicht zu verlieren und „vom Kurs abzukommen“, ist größer, wenn man viele Postfächer hat. Je mehr Zeit Sie mit unproduktiven und störenden Dingen verlieren – wie das An- und Abmelden verschiedener Konten und die Suche nach E-Mails oder Informationen – desto weniger Zeit haben Sie für das, was wirklich erledigt werden muss.
Ihr Postfach mit jemanden zu teilen ist keine so gute Idee.
Hin und wieder kommt folgende Frage: „Eine Zeitlang war es möglich, die Nozbe-Inbox mit anderen gemeinsam zu benutzen. Warum geht das nicht mehr?“
Die Antwort ist einfach: Es war ein Experiment und nachdem wir es einige Zeit testeten, haben uns viele Benutzer geschrieben, dass sie viele Probleme deswegen hatten. Meiner Ansicht nach sollten Sie Ihre Nozbe-Inbox nur dann mit jemandem gemeinsam benutzen, wenn Sie daran gewöhnt sind, Ihre E-Mails mit anderen zu teilen. Ihre Inbox ist Ihr Chaos – kümmern Sie sich drum :-)
Wenn Sie bestimmte Aufgaben aus Ihrer Nozbe-Inbox gemeinsam mit anderen bearbeiten müssen, verschieben Sie diese zum entsprechenden „gemeinsam benutzten“ Projekt.
Auch wenn Sie zahlreiche Aufgaben haben, die sofort erledigt werden müssen, so gibt es doch meist ein übergeordnetes Ziel, z.B. Ihr Zuhause zu renovieren. Warum erstellen Sie dann nicht das Projekt „Besorgungen für das Haus“ o.Ä. in Nozbe? Wenn Sie jemand anderem Zugriff auf Ihre Inbox gewähren, kann es zu einem großen Durcheinander kommen, besonders dann, wenn die andere Person alles, was sie so bekommt, ebenfalls in Ihre Inbox unterbringt. Ganz schnell haben Sie so einen Haufen an Informationen, mit denen Sie nichts anfangen können und die Sie auch nicht brauchen, die Sie aber nicht ohne die Hilfe der anderen Person sortieren können. Und das ist mehr als nur kontraproduktiv, nicht war?
O.k., was kommt als Nächstes?
Machen Sie sich Ihr Leben einfacher. Wechseln Sie nicht ständig zwischen Konten hin und her, wenn es sich vermeiden lässt. Teilen Sie nicht das, was privat ist – diese Garantie haben Sie mit Nozbe. Sie dürfen nicht vergessen: Sie müssen eine klarere Vorstellung davon haben, was SIE TUN MÜSSEN und dürfen sich nicht von Sachen ablenken lassen, die nicht sofort erledigt werden müssen. So werden Sie produktiver und erreichen Ihre Ziele leichter.
Schauen Sie sich unseren Video-Kurs an!
Michael spricht über Postfächer in der 1. Einheit unseres Kurses „10 Schritte zur ultimativen Produktivität“. Schauen Sie sich das Video an (sowie auch den Rest des Kurses):
Von Delfina (Nozbe Support – CHO – Chief Happiness Officer)