Hier kommt ein weiterer inspirierender Gastbeitrag von Robby Miles – Produktivitätsguru, unser Botschafter und ein wirklich guter Mann :-) Wenn Sie die Effektivität Ihres Teams mit der Kanban-Methode steigern möchten, dann lesen Sie weiter.
Was ist Kanban?
Kanban ist ein Projektmanagementsystem, das von dem Autohersteller Toyota entwickelt wurde und auf seinem „Just in time“-Produktionssystem beruht. Kanbans visuelle Natur erleichtert es Teams, miteinander zu kommunizieren. Teammitglieder können schnell sehen, was passiert, während an einem Projekt gearbeitet wird.
Kanban-Struktur
Traditionell werden Kanban-Systeme in verschiedene Projektphasen unterteilt.
Zum Beispiel:
- Auftragsbestand der eingehenden Aufgaben,
- Aufgaben, die gerade bearbeitet werden,
- Aufgaben, die überprüft werden können,
- Aufgaben, die beendet wurden.
Obwohl die Kanban-Systeme durch Apps wie Trello bekannt wurden, ist Nozbe ein tolles Tool, um mit der Kanban-Methode Projekte nachzuverfolgen.
So können Sie in Nozbe das von Ihrem Team genutzte Kanban-System nutzen
Beginnen Sie, indem Sie vier einzelne Projekte erstellen. Ein Projekt für jeden Bereich oder jede Phase.
Überlegen Sie sich dann alle Aufgaben, die mit Ihrem Projekt zusammenhängen. Stellen Sie sich z.B. vor, Sie organisieren eine Geburtstagsparty. Einige der Aufgaben können sein: einen Kuchen backen, eine Geburtstagskarte kaufen, Einladungen verschicken, einen Platz im Park reservieren und ein Abendessen vorbereiten. Nehmen Sie alle diese Aufgaben in das Projekt „Erfassen der eingehenden Aufgaben“ auf.
Teilen und zusammenarbeiten
Um mit Ihren Projekten beginnen zu können, teilen Sie sie mit Ihrem Team. Machen Sie dies für jedes Ihrer Kanban-Projekte.
Sobald Sie jedes Projekt geteilt haben, können Sie anfangen, an den Aufgaben zu arbeiten, die sich in Ihrem Projekt „Erfassen der eingehenden Aufgaben“ befinden. Verschieben Sie eine Aufgabe nach der anderen in Ihr Projekt In Bearbeitung.
Jetzt, da diese Aufgaben bearbeitet werden, können Sie anfangen, sie zu delegieren, indem Sie sie über Nozbes Funktion „Verantwortlichkeit“ einzelnen Personen zuweisen.
Jetzt wissen Ihre Teammitglieder, welche Aufgaben sie bearbeiten müssen und wie der Fortschritt innerhalb des Projekts ist. Sie können sich gegenseitig sogar Kommentare schreiben, während Sie an den Projekten und den Aufgaben arbeiten.
Sobald eine Aufgabe fertig ist und sie überprüft werden kann, verschieben Sie sie in Ihr Projekt Zur Überprüfung bereit. Weisen Sie die Aufgabe demjenigen zu, der für die Prüfung verantwortlich ist.
Wenn eine Aufgabe beendet ist und jeder im Team dem zustimmt, verschieben Sie Ihre Aufgabe in Vollendetes Projekt und kennzeichnen Sie sie als beendet.
Wenn Sie Nozbe auf diese Art mit Ihrem Team nutzen sind, alle Ihre Aufgaben transparent und delegiert und sie können nachverfolgt werden.
Ist Kanban das richtige System für Sie?
Kanban kann von jedem genutzt werden – vom kleinsten Team bis zu einem großen Unternehmen. Teams, die Kanban nutzen, haben erfolgreich Software und Produkte entwickelt und sogar Abläufe erstellt, wie man Blogs schreibt.
Sie können Kanban für alle ihre verschiedenen Projekte in Nozbe nutzen, indem Sie verschiedene Etiketten für verschiedene Teams oder übergreifende Ziele zuweisen.
Als Projektmanagementsystem kann Kanban ein unglaublich effektives Hilfsmittel sein, Ihr Team auf eine Linie zu bringen und die verschiedenen Phasen zu verstehen, wie Sie Ihre Projekte erledigen.
