Nozbe

Einige Menschen verlassen sich völlig auf ihren Kalender: Sie füllen leere Stellen, minimieren die Zeit für Besprechungen und Aufgaben und optimieren Vorgänge. Aber was ist, wenn das nicht reicht, um die Arbeitstage wirklich zu verbessern?

In ihrem wegweisenden Artikel aus 2007 weisen Tony Schwartz und Catherine McCarthy auf die Nachteile einer zeitbasierten Planung hin. Zeit ist begrenzt. Mit Energie ist es dagegen etwas anderes, sagen die Autoren. Wenn man länger arbeitet, wirkt sich das auf die Produktivität aus – aber anders, als Sie vielleicht erwarten würden.

Die Autoren konzentrieren sich auf vier Kern-Energiequellen: auf den menschlichen Körper, die Gefühle, den Geist und die Seele. Das bedeutet: Wenn wir unsere Ausdauer verbessern wollen, müssen wir uns um viele verschiedene Aspekte unseres Lebens kümmern, darunter auch um unser Privatleben. Es ist offensichtlich, dass unsere Gesundheit, unsere Beziehungen und sogar unsere Lebensumstände beeinflussen, wie wir fühlen, uns verhalten und wie wir arbeiten.

Es reicht aber nicht zu wissen, was wichtig ist und was nicht. Sie müssen aktiv werden. Jetzt ist die Zeit, mit Nozbe all diese Aspekte zu organisieren und das beste aus sich herauszuholen! Hier einige Tipps, wie Sie es machen können.

Ablenkungen reduzieren

  • Zeit einplanen für das Lesen von E-Mails. Ich vermute mal, Sie haben diesen Tipp schon oft gehört. Doch wie oft haben Sie schon probiert, das auch umzusetzen und nicht jede neue E-Mail sofort zu lesen? Wohl nicht oft. Schauen Sie sich Ihren Kalender an und finden Sie die perfekte Zeit am Tag, um Ihren Posteingang zu prüfen. Dann halten Sie sich an diesen Plan. Vergessen Sie nicht, E-Mails an Nozbe weiterzuleiten und unsere Tipps & Tricks, wie Sie mit einem vollen Posteingang umgehen. Schauen Sie sich das folgende Video an: E-Mails & Nozbe kurz zusammengefasst:

Noch ein Tipp zu E-Mails: Überlegen Sie sich, im Team keine E-Mails mehr zu schreiben. Wir taten es vor einigen Jahren.

  • Benachrichtigungen abschalten. Heute schickt jede App eine Nachricht, wenn es eine neue Info gibt, eine Aktivität oder Veranstaltung angekündigt wird. Die Wahrheit ist aber: Nur Weniges lohnt sich wirklich. Die meisten Benachrichtigungen können Sie abschalten. Wir verschicken auch Benachrichtigungen, denn wir gehen davon aus, dass Sie in Echtzeit darüber informiert werden möchten, was in Ihrem Team und in Ihren Projekten vor sich geht. Sie können die Benachrichtigungen aber jederzeit abschalten. Für immer oder für eine begrenzte Zeit. Wenn Sie das Gefühl haben, Sie bekommen zu viele Benachrichtigungen, gehen Sie zu „Einstellungen“ und dann zu „Benachrichtigungen“, um die Benachrichtigungen zu deaktivieren bzw. zu aktivieren.

Benachrichtigungen abschalten

Mehr Energie mit Kategorien

  • Kategorisieren Sie Ihren Energie-Level. Auf manche Aufgaben muss man sich voll konzentrieren (z.B. schreiben, strategisch überlegen, entwerfen), andere hingegen wiederholen sich und sind leicht zu erledigen – auch ohne eine extra Tasse Kaffe. Warum kategorisieren Sie Ihre Aufgaben nicht danach, wie stark geistig Sie sich anstrengend müssen? Mir gefällt das System von Chad Garett sehr gut, Sie können aber natürlich Ihre eigenen Stufen entwickeln.

  • Nutzen Sie die „Sport“-Kategorie für etwas körperliche Aktivität. Das „Läufer“-Symbol in Nozbe ist kein Zufall. Die meisten von uns treiben regelmäßig Sport üben regelmäßig. Und das sollten Sie ebenfalls tun. Planen Sie Trainingseinheiten und setzen Sie sich Ziele mit den entsprechenden Kategorien. Wenn Ihnen Laufen Spaß macht, beginnen Sie mit unseren Nozbe-Vorlagen für Anfänger.

  • Nutzen Sie die „Frosch“- bzw. „Dringend“-Kategorie für Ihre wichtigsten Aufgaben. Wenn Sie Nozbe sehr intensiv nutzen, haben Ihre Projekte vielleicht Hunderte von Aufgaben. Ein einfacher Weg, den Überblick über jeden Tag zu behalten ist, sich die Liste jeden Abend anzuschauen und die „Frösche” zu wählen. „Frösche“ sind die wichtigsten Aufgaben, die Sie jeden Morgen erledigen müssen. Weisen Sie diesen „Fröschen“ eine extra Kategorie zu: Sie können diese Kategorie einfach „Frosch“ nennen oder wie immer Sie möchten. Mir persönlich gefällt das rote Ausrufezeichen mit dem Namen „WA“ (Wichtigste Aufgabe). Jetzt wissen Sie, was Sie zuerst erledigen müssen.

Kategorien

Haben Sie Ihre Projekte im Griff

  • Projekte teilen und delegieren. Nutzen Sie die Energie Ihres Teams und delegieren Sie einige Ihrer Aufgaben. Mit Nozbe ist das ganz einfach: Wählen Sie eine Person aus und beschreiben Sie die Aufgabe. Diese erscheint dann in der Prioritätenliste des Teammitglieds. Sie werden wahrscheinlich Fragen beantworten und Ihre Teammitglieder (stark) unterstützen müssten, aber lassen Sie das Teammitglied die Aufgabe so erledigen, wie er möchte. Lesen Sie Michael Hyatts ausgezeichnete Gedanken über die Kunst des Delegierens hierzu.

  • Wochenrückblick. Der Wochenrückblick ist ohne Zweifel ein Schlüsselelement jedes Produktivitätssystems. Derzeit testen wir gerade einen neuen Zugang: Jeden Freitag prüft das ganze Team die privaten Projekte und die Projekte für die Arbeit. Jeder organisiert seinen Arbeitsplatz, seine Dokumente und anderen Sachen und plant die nächste Woche. Wir begannen damit vor einer Woche und haben schon die ersten positiven Auswirkungen gesehen. Versuchen Sie es selbst und Sie werden sehen, wie gut es funktioniert!

  • Den Tag planen. Wenn Sie Ihre „Frösche“ wählen, sind Sie bereits auf dem besten Weg! Jetzt ist die Zeit, die richtige Zeit zu finden, um sie zu erledigen. Auf unserem Blog beschreibt Michael, wie er seinen Tag plant – oder, um genau zu sein, zusammen mit der Pomodoro-Technik nicht plant. Wenden Sie diese Technik so an, wie Sie es brauchen.

Steigern Sie Ihre Motivation

  • Warum möchten Sie das erreichen? Das ist die Frage, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie eine Aufgabe das zweite oder dritte Mal verschieben. Wirklich: Fragen Sie sich das und schreiben Sie Ihre Motivation auf. Wenn Sie mindestens einen starken Grund finden, fügen Sie diesen als Kommentar der Aufgabe hinzu. Dann ist es wahrscheinlicher, dass Sie die Aufgabe erledigen werden, denn jetzt wissen Sie, warum sie wichtig ist. Wenn Sie sich aber nicht selbst überzeugen können, überlegen Sie, die Aufgabe für immer aufzugeben.

  • Setzen Sie sich Fristen, auch wenn es nur erfundene sind. Der schwierigste Konkurrent, den man hinter sich lassen muss ist … man selbst. Deswegen sollten Aufgaben herausfordernd sein. Wenn Sie dafür die Zeit beschränken, hilft das, sich darauf zu konzentrieren, nicht nur zu planen, sondern die Aufgabe auch zu erledigen. Zumindest erscheint die Aufgabe auf Ihrer Prioritätenliste, sodass Sie sie nicht ignorieren können. Pro-Tipp: Kontrollieren Sie die Fristen mithilfe der Kalenderansicht.

Und zu guter Letzt: Seien Sie beständig

Wie Stephen Covey es formulierte: Keine Technik, kein Trick ist effizient, wenn man nicht zuerst an sich selbst arbeitet. Ein guter Rat wird erst dann zu einer Gewohnheit, wenn man etwas wiederholt, scheitert und es dann wieder versucht. Versuchen Sie einen Tipp oder mehrere von der obigen Liste für mindestens einen Monat und schauen Sie, ob Sie sich anders fühlen. Man kann sich immer verbessern :) Viel Glück!

von Kuba, Social Media Manager