Das schrieb uns ein Nozbe-Nutzer:
Hallo. Mit Nozbe wurde ich sehr viel produktiver. So produktiv, dass ich das Gefühl haben, immer etwas tun zu müssen. Ich tue so viele Dinge, die ich früher nicht gemacht hätte, und wenn ich etwas erledigt habe, gibt es immer noch so viele Dinge, die ich tun muss. Das hört niemals auf. Es wäre toll, wenn das in einem Blogpost mal diskutiert werden könnte. Mich würde Ihre Meinung interessieren ebenso wie Tipps, wie man ein ausgeglichenes Arbeits- und Privatleben haben kann, wenn man ein so leistungsstarkes Tool wie Nozbe hat :-)
Hier sind 10 Wege, wie man mit einer endlosen Liste umgeht. Probieren Sie diese Tipps und Sie werden mehr Freizeit haben.
1. Üben Sie sich im Essentialismus
Folgen Sie Greg McKeowns Tipp und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Dinge: „Im Essentialismus geht es nicht darum, mehr zu erledigen, sondern darum, die richtigen Dinge zu erledigen. Das heißt nicht, weniger zu tun, nur um weniger zu tun. Es geht darum, Ihre Zeit und Energie auf die klügste Art zu investieren und die ganze Energie für das Wichtigste zu nutzen.“ Vergeuden Sie nicht Ihre Zeit mit Aufgaben und Projekten, die nicht wirklich wichtig sind.
Versuchen Sie, die für Sie wichtigsten Ziele in Ihrem Beruf und in Ihrem Privatleben herauszufinden. Wenn Sie nicht nur ein Ziel definieren können, wählen Sie zwei oder drei Ziele. Wenn Sie Ihre Ziele kennen, fällt es Ihnen leichter, sich von einigen der Projekte zurückzuziehen, an denen Sie beteiligt sind. Versuchen Sie, sich von den Projekten zu lösen, die sie nicht näher an Ihre Ziele heranbringen oder die nichts mit Ihren Zielen zu tun haben. Kürzen Sie!
2. Entrümpeln Sie Ihre Liste
Schauen Sie sich Ihre To-do-Liste an und fragen Sie sich bei jeder Aufgabe: „Muss diese Aufgabe wirklich erledigt werden?“ „Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?“ Sehr wahrscheinlich finden Sie Aufgaben, die eine so geringe Priorität haben, dass sie eigentlich nie erledigt werden.
3. Beenden Sie immer alles, was Sie angefangen haben
Anfangen, aufhören, Fokus verlieren, Dinge vergessen, von vorne beginnen, benötigte Informationen und Unterlagen erneut sammeln, wieder in den Arbeitsrythmus kommen – kennen Sie das auch? Es ist allerdings absolut kontraproduktiv, wenn man sich auf ein komplett anderes Thema konzentrieren muss und später zu einer alten Aufgabe zurückkehrt.
Um den Fokus nicht zu verlieren, teilen Sie große Aufgaben in kleinere und versuchen Sie Ihr bestes, um das zu beenden, was Sie anfingen. Versenden bedeutet nicht nur, effektiv zu arbeiten, sondern gibt einem auch ein zufriedenes Gefühl :-)
4. Kommunizieren Sie klug
Kommunizieren Sie all das, was sie brauchen und Ihre Gedanken kurz aber vollständig, wenn Sie mit anderen reden oder eine E-Mail schreiben. Wenn Sie alle Informationen bereits in Ihrer ersten E-Mail geben, erhalten Sie als Antwort: „O.k. Danke.“ Wenn Sie etwas übersehen oder Sie ein Problem nicht ansprechen, verliert Ihr Gesprächspartner den Fokus und wird Fragen stellen. Dann werden Sie sich ständig E-Mails schreiben … Formulieren Sie Ihre Nachrichten so, dass es keine Zweifel oder Fragen mehr gibt.
5. Planen Sie Ihren Tag
Wir alle wissen, dass es gut ist zu planen … aber wir tun es nicht täglich, nicht wahr? Versuchen Sie, Ihren Tag am Morgen zu planen oder schon am Abend vorher. Listen Sie alle wichtigen Dinge auf, die Sie tun müssen – wählen Sie verschiedene Aufgaben, die Ihren Tag erfolgreich machen und die Sie näher an Ihre großen Ziele bringen. Sobald Sie diese Aufgaben erledigt haben, werden Sie mit Ihren Projekten wieder einen Schritt weiter sein und das reicht schon!
Wenn Sie planen, denken Sie daran, genügend Zeit für Ihre Familie und Freunde einzuplanen, ebenso für unerwartete Dinge, für das Tagesgeschäft, Projektmanagement und für belanglose Aufgaben, die wir jeden Tag tun müssen, gleichgültig, wie sehr wir auch probieren, Essentialisten zu werden. Das führt uns zu …
6. Planen Sie pessimistisch
Planen Sie erstmal alles, was geplant werden kann. Fügen Sie Daten hinzu und priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Planen Sie nicht zu wenig Zeit für Ihre Aufgaben ein – Sie stressen sich nur selbst und sind dann von sich enttäuscht, wenn Sie die Aufgaben nicht erledigen. Eine gute Idee ist auch, für jede Aufgabe einen Zeitpuffer miteinzuberechnen – 25% für die Zeit, die Sie für jede Aufgabe planen, sollte genug sein. Machen Sie sich keine Sorgen: Sie sind nicht allein – die meisten verschätzen sich dabei, wie lange es dauert, eine Aufgabe zu beenden.
7. Gruppieren Sie Aufgaben in Kategorien
Wenn Sie planen und einen Zeitplan erstellen achten Sie darauf, ob Sie einige Ihrer Aufgaben vielleicht bündeln können. Es erleichtert Ihre Arbeit, wenn Sie Aufgaben, für die Sie ähnliche Hilfsmittel oder Tools brauchen, gemeinsam in einen Zeitblock geben. So können Sie Ablenkungen minimieren und die Effektivität maximieren. Wenn Sie Nozbe nutzen, arbeiten Sie mit Kategorien, um ähnliche Aufgaben zu gruppieren.
8. Setzen Sie sich Ihre eigenen Regeln
Wie sagt David Allen: „Sie müssen das für Sie richtige Gleichgewicht von Beruf und Privatleben finden, unter Umständen auch mit der Hilfe von anderen. Wichtig ist hierbei, das „muss“ zu ignorieren – das „muss“, das von anderen Leuten kommt oder von Ihnen selbst, weil Sie die Einstellung von anderen Personen verinnerlichten. Verlassen Sie sich auf Ihre eigene Intuition.“
Wenn Sie Regeln aufstellen, fühlen Sie sich sicherer und zuversichtlicher. Früher oder später lernen die Menschen, die mit Ihnen arbeiten, Ihre „Standards“ und respektieren diese automatisch.
Beispiele:„Sie erledigt Ihre wichtigsten Aufgaben immer gegen 10:00 Uhr – es ist deshalb besser, sie um diese Uhrzeit nicht zu stören“; „Er holt die Kinder jeden Tag um 16:30 Uhr von der Schule ab und verlässt das Büro immer pünktlich um 16:00 Uhr. Es macht daher keinen Sinn, um 16:15 Uhr wichtige Aufgaben an ihn zu delegieren“ etc.
9. Erstellen Sie eine Routine für das Ende des Arbeitstags
Versuchen Sie, Ihr Büro jeden Tag um dieselbe Zeit zu verlassen und sorgen Sie dafür, dass Ihre Kollegen und Kunden das wissen. Tun Sie alles, um die Arbeit im Büro zu lassen. Bevor Sie Ihren Arbeitstag beenden, schreiben Sie alle Aufgaben auf, die zu erledigen sind, ebenso wie alle Aufgaben, die mit Ihrer Arbeit zusammenhängen, damit Sie nicht mehr daran denken, wenn Sie Freizeit haben. Sie können auch Ihre Blumen im Büro gießen, Ihren Schreibtisch aufräumen oder Ihre Erfolge / Kommentare / Ideen in Ihr Tagebuch schreiben, wenn Sie eines haben. Schalten Sie dann Ihren Computer aus und verlassen Sie Ihr Büro.
Wenn Sie Arbeit mit nach Hause nehmen müssen, versuchen Sie, nur in einem bestimmten Bereich in Ihrem Haus zu arbeiten – und dort, wo sie am Ende die Tür hinter der Arbeit schließen können.
10. Sagen Sie „Nein“
… diplomatisch und höflich, aber dennoch: „Nein.“ Wenn ein „Ja“ dazu führen würde, dass Sie Ihren Zeitplan nicht einhalten können, teilen Sie das dem Fragenden mit und lehnen Sie höflich ab. Wenn der Fragende Ihr Chef ist oder Ihr Kunde, können Sie immer noch selbstbewusst sein. Formulieren Sie Ihr „Nein“ nur als „das könnte wegen meiner derzeitigen Verpflichtungen schwierig werden. Aber wir finden sicherlich einen anderen Weg, wie wir zusammenarbeiten können“.
David Allen hat hierzu einen sehr praktischen Tipp: „Wenn Sie dazu neigen, sofort „Ja“ zu sagen, ohne nachzudenken, wenn Sie gebeten werden, etwas zu tun, dann halten Sie kurz inne. Antworten Sie nicht sofort. Sagen Sie der fragenden Person, Sie melden sich wieder. Nutzen Sie anschließend die Zeit, um darüber nachzudenken, ob Sie „Ja“ oder „Nein“ sagen sollen. Wenn Sie „Ja“ sagen möchten, gut. Wenn Sie aber „Nein“ sagen möchten, sagen Sie „Nein“ und bleiben Sie dabei. Rechtfertigen Sie Ihre Aktionen nicht, entschuldigen Sie sich nicht. Sie müssen nicht gemein oder unhöflich sein.“
P.S. Seien Sie kein Märtyrer
Hören Sie auf so zu tun, als ob Sie derjenige sind, der hier alles erledigt. Ich weiß, einige Leute machen das, um sich zu beschäftigen und um sich wichtig zu fühlen, es kann aber auch sehr irritierend für die Kollegen und für die Familie sein. Die meisten Menschen sind nur deshalb „Märtyrer“, weil Sie die Zustimmung von anderen brauchen.
Autor: Magda von Nozbes Marketing-Team
