Ach ja, Produktivität. Sie kann der Fluch unseres Lebens sein. Gleichgültig, ob Ihr Team von zu Hause aus arbeitet oder in einem Büro: Wenn Ihr Team nicht auf Zack ist, leidet die Produktivität, die Moral nimmt ab und der Umsatz verringert sich.
Aber das Schlimmste ist: Die Aufgaben häufen sich an, sodass jeder noch frustrierter wird und die Motivation weiter sinkt. Mit der eigenen Produktivität zu arbeitet ist das eine, aber wie macht man ein ganzes Team produktiver, damit die Aufgaben erledigt werden?
Die guten Neuigkeiten: Es gibt einen Grund, warum Aufgaben nicht erledigt werden. Wenn Sie feststellen, dass Ihr Team ständig Termine verpasst und dass die Arbeitsleistung derzeit gering ist, dann ist es an der Zeit, den Problemen auf den Grund zu gehen, bevor Sie sich an die Lösung machen.
Schauen wir uns genau an, warum Ihr Team seine Aufgaben nicht erledigt – und was Sie dagegen tun können.
Fehlende Priorisierung
Ein Teammitglied hat gerade eine Aufgabe abgegeben, die einen niedrigen Wert hat. Doch was ist mit der höherwertigen Aufgabe, die Sie wirklich zuerst erledigt haben wollten? Die muss immer noch erledigt werden.
Die Entschuldigung ist immer dieselbe: „Ich wusste nicht, dass die Aufgabe Priorität hatte.“
Die Verantwortung für die Priorisierung liegt direkt beim Teamführer. Wenn Sie das sind, müssen Sie besser kommunizieren, was Priorität hat und was nicht.
Aber fangen wir von vorne an. Zuerst müssen Sie festlegen, welche Aufgaben zuerst beendet werden müssen, dann müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr ganzes Team darüber informiert ist.
Es reicht nicht, Aufgaben einfach mithilfe Ihrem Projektmanagement-Tool zuzuweisen. Wenn jedes Teammitglied mehrere Aufgaben zu bearbeiten hat, muss er wissen, wie die Priorität ist. Ansonsten wird er sich wahrscheinlich auf das konzentrieren, was für ihn am leichtesten ist – und das könnte Sie am Ende frustrieren.
Es ist eine gute Idee, ein Tool wie Nozbe zu nutzen, um mithilfe von Kategorien anzuzeigen, welche Prioritätsstufe jede Aufgabe hat. So kann jedes Teammitglied sehen, auf welche Aufgabe er sich als nächstes konzentrieren und welche später bearbeitet werden soll.
Ein Team voller Fremder
Eine Aufgabe muss erledigt werden, wurde aber noch nicht erledigt.
Der Grund dieses Mal?
„Ich wusste nicht, wen ich fragen sollte.“
Ein Teammitglied brauchte Hilfe, wusste aber nicht, wen er fragen sollte. Am Ende fragte er niemanden und als Konsequenz wurde die Frage – und damit die Aufgabe – vergessen.
Es ist wichtig, dass Ihre Teammitglieder miteinander kommunizieren und dass jeder weiß, wer der andere ist und welche Rolle er hat. So kann jeder, der ein Problem hat, das aber von einem anderen Teammitglied leicht gelöst werden kann, einfach zu der richtigen Person gehen, der das Problem dann löst.
Wenn Sie der Teamführer sind, stellen Sie sich den anderen vor. Wenn Sie es nicht sind, sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, wer der Teamführer ist – dann haben Sie eine Basis und können von dort weitergehen.
Ein leichter Weg, Teammitglieder untereinander vorzustellen ist, ein Google-Dokument zu erstellen, auf das das ganze Team zugreifen kann. Geben Sie in dieses Dokument die Namen, Jobposition und Verantwortlichkeiten von jedem Mitglied ein, vielleicht auch deren Kontaktdaten. Und sorgen Sie dafür, dass die Daten ständig aktualisiert werden.
Zu viel Drama und Konflikt
Konflikte sind Teil des Lebens. Sogar in der besten Beziehung gibt es Konflikte. Ein paar Konflikte sind sogar gesund.
Aber wissen Sie, was nicht gesund ist? Die Unfähigkeit, Drama und Konflikte innerhalb Ihres Teams zu lösen.
Nehmen wir an, zwischen Ihren Teammitgliedern entsteht ein Konflikt. Die Leute streiten sich und diskutieren. Das passiert ganz natürlich, wenn viele Personen den ganzen Tag in einem Büro zusammen eingepfercht sind.
Wenn Sie die Sache aber nicht lösen, kann Ihnen so ein Konflikt das Genick brechen, weil die Teammitglieder daran gehindert werden, ihre Aufgaben zu erledigen.
Natürlich wollen wir damit nicht sagen, dass Sie dafür sorgen sollen, dass jeder, der für Sie arbeitet, sich mit allen versteht, aber Sie müssen in der Lage sein, Spannung und Konflikte zu erkennen und einen Weg finden, diese zu lösen.
Das ist nicht einfach, aber Sie können Personen beiseite nehmen und mit ihnen sprechen. Fangen Sie nicht mit Schuldzuweisungen an, zeigen Sie auch nicht mit dem Finger auf andere, sondern fordern Sie Ihre Teammitglieder auf, miteinander über ihre Probleme zu reden. Fördern Sie Transparenz und Kommunikation und zeigen Sie, dass Ihr Arbeitsplatz ein Ort ist, wo Leute Ihre Meinung sagen können. Erinnern Sie jeden daran, dass Unfälle passieren und dass niemand Schuld daran hat. Wir alle arbeiten am selben gemeinsamen Ziel, versuchen wir also alle, am selben Strang zu ziehen.
Fehlende klare Vision
Wenn Sie Ihre allumfassende Vision und Ihr Langzeit-Ziel nicht mit Ihrem Team teilen – oder wenn Sie sie nicht klar definieren, können Sie von Ihren Teammitgliedern nicht erwarten, dass sie so begeistert und motiviert sind wie Sie.
Damit sich Teammitglieder wirklich als Teil eines Projekts fühlen, müssen Sie Ihre Vision mit ihnen teilen. Zeigen Sie ihnen, was sie alle damit erreichen; was die ultimative Mission und Bestimmung ist. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder das Gefühl haben, involviert zu sein, geben Sie Beispiele. Das befeuert deren Motivation, sie fühlen sich verantwortlich und bearbeiten die Aufgaben mit mehr Dringlichkeit und Enthusiasmus. Das fördert die Produktivität und es werden mehr Aufgaben erledigt.
Ein Beispiel? Michael, CEO von Nozbe, nimmt Videos auf, um seine Vision zu zeigen, ebenso wie den Fortschritt und die Ziele des Unternehmens.
Bei Nightwatch nehmen wir uns alle paar Monate Zeit, über unseren Fortschritt und unsere Pläne zu reden, damit jeder auf derselben Wellenlänge ist. Das aber ist der Haken: als Team, bei dem alle von zu Hause aus arbeiten, haben wir einen Audio-Anruf und unterstützen Vorträge mit Präsentation und Statistiken über eine Bildschirmfreigabe.
Fehlende Verantwortlichkeit
Wenn es einem Ihrer Teammitglieder leicht fällt zu sagen, „das ist nicht mein Problem/dafür bin ich nicht verantwortlich“, dann haben Sie ein Problem.
Und Sie haben noch mehr Probleme, wenn das Mitglied für diese Aufgabe verantwortlich war, er aber nichts davon wusste.
Forschungen zur Verantwortung im Büro haben gezeigt, dass wir u.a. deswegen vor Verantwortung zurückschrecken, weil wir das übergeordnete Ziel nicht kennen. Daher haben wir einfach nicht erkannt, wie wichtig eine Aufgabe ist – oder dass wir uns darum kümmern sollten.
Um Menschen verantwortungsvoller zu machen, können Sie mit einem Projektmanagement-Tool wie Nozbe arbeiten, Sie können aber auch Ihre eigene Kommunikation verbessern. Sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, was seine Pflichten sind und welche Aufgaben er erfüllen muss. Tappen Sie nicht in die Falle und lassen Sie nicht die Teammitglieder auswählen, was sie tun möchten. Sorgen Sie dafür, dass sie wissen, wofür sie zuständig sind.
Auch hier können Sie wieder mithilfe von Nozbe den Personen Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Delegieren Sie Aufgaben an Teammitglieder, sodass jeder weiß, was von ihm/ihr erwartet wird.
Abschlussgedanken
Wie Sie sehen gibt es mindestens 5 Gründe, warum Ihr Team nicht seine Aufgaben erledigt. Überlegen Sie, welcher dieser Gründe auf Ihr Team zutrifft und nutzen Sie dann diese Tipps, um die Probleme zu lösen und die Sachen voranzutreiben. Je mehr Aufgaben erledigt werden, umso besser wird sich jeder fühlen.
Priorisieren Sie jede Aufgabe, die Sie erstellen, stellen Sie die Teammitglieder untereinander in einem übersichtlichen Google-Dokument vor, finden Sie einen Weg, Drama und Konflikte direkt im Keim zu ersticken, teilen Sie Ihre Vision mit dem gesamten Team und sorgen Sie dafür, dass jedes Teammitglied seine individuellen Verantwortlichkeiten kennt.
