Heutzutage müssen Projektmanager an mehreren Projekten mit kleineren Teams und knappen Fristen arbeiten. Diese unverschämten Anforderungen machen es Managern schwer, Projekte zu beenden. Tatsächlich wurden im letzten Jahr weniger als ein Drittel aller Projekte erfolgreich rechtzeitig und im Budget zum Abschluss gebracht.
Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen Manager Meister der Produktivität sein – was allerdings einfacher gesagt ist als getan. Sie müssen Schöpfer, Manager, Teamplayer, Strategen und Führer in einem sein – da ist es wirklich schwer, produktiv zu sein.
Die gute Nachricht ist, dass auch Projektmanager Produktivität meistern können. Mit diesen 6 raffinierten Produktivitättipps können Sie mehr an einem Tag erledigen, ohne dass Sie sich abplagen müssen. Sie müssen nur klug arbeiten.
Fangen wir an:
1. Essen Sie die Außerirdischen zuerst
Becky Blanton,, Autorin der „October Abduction of Thomas Martin“-Serie schlägt vor, zuerst die Außerirdischen zu essen, d.h. den Tag damit zu beginnen sich darauf zu konzentrieren, die schwierigste Aufgabe zu beenden. Sie ist überzeugt: Haben Sie die schwierigste Aufgabe des Tages erledigt, ist der Rest nur noch ein Kinderspiel. Es ist eine Kettenreaktion, bei der ein Ereignis eine Serie von ähnlichen Ereignissen auslöst – der Domino-Effekt.
So funktioniert es:
- Schreiben Sie sich am Abend vorher Ihre Außerirdischen auf.
- Beenden Sie am nächsten Tag alle Aufgaben auf dieser Liste. Beginnen Sie andere Aufgaben nur, wenn Sie die Liste beendet haben.
2. Delegieren, aber richtig
Schlechtes Delegieren ist schlimmer als gar nicht zu delegieren. Jedes Mal, wenn Sie versuchten zu delegieren und die Aufgaben von einem Augenblick zum nächsten den Bach runtergingen, haben Sie sich vielleicht geschworen: „Ich werde niemals wieder eine Aufgabe delegieren!“
Die Wahrheit ist: Delegieren ist nur effektiv, wenn man es richtig macht. Meistens erhalten die Projektmanager nicht die gewünschte Produktivität, denn Sie machen einen dieser Fehler:
- Langsames Delegieren. Führt zu vielen nicht zugewiesenen Aufgaben. Sie und Ihr Team müssen zurückgehen und Zeit dafür aufwenden, ältere Aufgaben zuzuweisen und zu löschen, weshalb neue Aufgaben verschoben werden müssen.
- Wichtige Aufgaben als dringend ansehen. Aufgaben, um die wir uns sofort kümmern müssen, sind dringend, während die anderen, die auf lange Sicht das Projekt zum Erfolg führen, wichtig sind. Wichtige Aufgaben über dringende zu stellen, kann Ihren gesamten Arbeitsablauf durcheinanderbringen.
- Aufgaben der falschen Person zuweisen. Delegieren Sie Aufgaben an Teammitglieder, die diese Aufgaben auch wirklich beenden können. Wenn Sie gegen die Stärken Ihres Teams arbeiten, dauert die Bearbeitung länger und auch die Qualität der Aufgabenerledigung leidet.
3. Halten Sie Besprechungen kurz
Besprechungen nehmen 50% unserer Zeit ein, sind aber leider unvermeidbar. Sie können sie aber kurz halten, damit sie sich so wenig wie möglich auf Ihre Produktivität auswirken.
Allgemeine Faustformel sollte sein: Haben Sie nur 1 Besprechung am Tag, die nicht länger als eine Stunde dauert. Hört sich nicht schwer an, oder?
Es gibt einige einfache Wege, damit Ihre Besprechungen kurz und auf den Punkt sind:
- Schauen Sie nach Alternativen. Kann die Diskussion vielleicht über Instant Messaging oder andere Online-Tools geführt werden? So müssen Sie nicht Ihren Arbeitsplatz verlassen.
- Erstellen Sie vor der Besprechung eine Tagesordnung. Überspringen Sie den Teil, in dem Sie den Kontext erklären müssen. So können Sie sich in der Besprechung nur auf Lösungen konzentrieren.
- Stellen Sie eine Uhr auf. Mit einer Uhr im Besprechungszimmer vergessen die Teilnehmer die Zeit nicht und kommen so schnell zum Punkt.
4. Planen Sie mögliche Konflikte ein
Konflikte gibt es bei jedem Projektmanagement. Es kann aber ermüdend sein, Lösungen zu finden. Besser ist es, Konflikte bereits so früh wie möglich zu vermeiden, wenn es möglich ist. Aber auch, wenn ein Konflikt auftritt, können Sie seine Heftigkeit minimieren.
Achten Sie auf Spannungen in Ihrem Team und identifizieren Sie sie. Das kann einige Stunden und Mühen kosten, aber auf lange Sicht gesehen werden so unnötige Konflikte vermieden.
Um es einfacher zu machen, geben Sie den Mitgliedern eine Plattform, wo sie über ihren Ärger sprechen können. Vergessen Sie aber nicht: Es soll kein Ort sein, wo sich die Leute nur beschweren, sondern ermutigen Sie alle Parteien, das Problem zu verstehen und mögliche Lösungen zu finden.
5. Prüfen Sie die Leistung – jeden Tag
Als Projektmanager ist Ihre Produktivität eng mit der Produktivität Ihres Teams verknüpft. Es gibt kein Szenario, bei dem Sie mit einem nur durchschnittlichen Team als Bester abschneiden.
Sie können darauf warten, dass das Projekt endet und können dann Ihr Feedback anhand einer Problem-Liste abgeben oder Sie können sofort kommentieren, was dann aber täglich sein sollte.
Suchen Sie nach Engagement-Tools für Mitarbeiter, mit denen Sie schnell Feedback geben können. Entspricht die Leistung nicht dem Standard, erstellen Sie einen Aktionsplan. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, wie Sie ihre Arbeit verbessern können, zeigen Sie ihnen, wie es gemacht wird. Führen Sie durch Beispiel, nicht durch Predigten.
6. Erstellen Sie einen Meilenstein-Plan
Jedes Mal, wenn Sie eine Deadline verpassen, erhält Ihre Produktivität einen Schlag. Wenn Sie einem verpassten Termin hinterherjagen, haben Sie nur wenig Zeit, sich auf Produktivität zu konzentrieren.
Und hier kommt ein Meilenstein-Plan zum Zug. Im Grunde bricht dieser Ihr gesamtes Projekt in bedeutende Phasen oder Meilensteine mit zugewiesenen Terminen herunter.
Mit diesen dazwischenliegenden Terminen verlieren Sie nicht den Überblick. Und auch wenn Sie einen Termin verpassen, wissen Sie schon früh, an welcher Stelle Sie sich mehr anstrengen müssen.
Mit 3 einfachen Schritten können Sie einen Meilenstein-Plan erstellen:
- Schritt 1 – Definieren Sie die Meilensteine der gesamten Aufgabe
- Schritt 2 – Ordnen Sie diese nach einer bestimmten Reihenfolge (dringend, wichtig, oder später)
- Schritt 3 – Weisen Sie diese Aufgaben mit Lieferdatum den Mitarbeitern zu
Schlussbemerkung
Wirkt das zu chaotisch auf Sie? Fangen Sie am besten mit einer To-do-Liste an. Dieser ganze Post kann im Grunde wie eine To-do-Liste gestaltet werden; sehen Sie sich an, was das für einen Unterschied macht.
Bevor Sie sich aber in das Abenteuer stürzen, eine To-do-Liste zu erstellen, vergessen Sie nicht, dass alle diese Ideen gleichzeitig umgesetzt werden müssen. Um Ihren Produktivitätsmotor anzutreiben, sorgen Sie dafür, dass sich alle Teile nahtlos ineinanderfügen.
