Leben Sie im Hier und Jetzt oder haben Sie das Gefühl, Sie laufen dem Tag immer hinterher? Wenn man seine Aufgaben erledigen möchte lohnt es sich manchmal, seine Routine zu ändern. Im Folgenden einige Beispiele, wie Sie dies tun können:
1. Stehen Sie eine Stunde früher auf
Vor 60 Jahren gab es keine Spätnachrichten (23:00 Uhr) und die Menschen gingen um 21:30 Uhr, 22:00 Uhr ins Bett. Sobald die Menschen aber anfingen, für die Spätnachrichten aufzubleiben, zeigten die Fernsehsender Late-Night-Talk-Shows … und jetzt bleiben die Menschen länger auf, als die Generation davor.
Warum nicht früher ins Bett gehen und eine Stunde früher aufstehen? In dieser extra Stunde können Sie den Sonnenaufgang genießen, meditieren, etwas Sport treiben oder zur Arbeit gehen, bevor es auf den Straßen zu voll wird. Das, was Sie in dieser frühen Stunde tun, kann Ihre Sicht auf den ganzen Tag beeinflussen. Um eine neue Perspektive zu bekommen, ändern Sie Ihre Routine: Stehen Sie früher auf!
2. Arbeiten Sie auf der Terrasse Ihres Hauses statt im Büro
Wenn Sie Ihre Arbeitsumgebung und die Aussicht ändern, bekommen Sie eine neue Sicht auf bekannte Dinge. Warum nicht mal unter einem Baum arbeiten oder bei schönem Wetter auf der Terrasse eines Cafés? Ist man draußen unterwegs, erlebt man Bekanntes anders als im Büro. Die Arbeit in der Natur, in einer ruhigen Umgebung bringt einen zur Ruhe in einem ansonsten hektischen Arbeitstag. Wenn Sie dies für einige Ihrer Aufgaben tun (besonders bei Aufgaben, bei denen man ein Konzept entwickeln muss oder bei denen kreatives Denken nötig ist, wie bei Ihrem Wochenrückblick), werden Sie produktiver sein als jemals zuvor.
Identifizieren Sie die Orte, die für Sie gute Rückzugsorte sind, wo Sie gut arbeiten können, sei es z.B. eine Bibliothek oder einfach nur im Auto auf dem Parkplatz eines Einkaufszentrums. Wenn Sie an einem anderen Ort arbeiten als gewöhnlich, wirkt sich das schon bald positiv auf Ihre Arbeit aus.
3. Falls möglich, beantworten Sie E-Mails nur einmal die Woche
Beantworten Sie nicht sofort alle Ihre Mails. Die meisten Dinge sind nicht so dringend, als dass man sich jeden Tag darum kümmern müsste – auch wenn wir oft glauben, dass alles so wichtig ist, dass es sofort erledigt werden muss.
4. Wenn möglich, rufen Sie nicht sofort zurück
Stellen Sie sich einfach vor, Sie sind in Urlaub und für einige Tage nicht erreichbar. Sie müssen nicht sofort zurückrufen. Wenn Sie den Rückruf für einige Stunden – oder einen Tag – verschieben, haben Sie Zeit, Aufgaben ungestört zu erledigen – was sonst unmöglich wäre, wenn Sie ständig telefonieren müssten. Umfragen in Unternehmen haben ergeben, dass der Arbeitstag am meisten durch Telefonate unterbrochen und dass mit Telefonaten die meiste Zeit vergeudet wird.
Natürlich wollen Sie nicht immer unerreichbar sein, Sie können aber diejenigen lenken, die Sie anrufen. Hinterlassen Sie eine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter oder beim Empfang, dass Sie z.B. für 2 Tage nicht erreichbar sind oder heute nicht bis 15:00 Uhr etc. So lenken Sie Anrufer höflich und professionell in eine bestimmte Richtung, die für Sie und für den Anderen von Vorteil ist: Sie haben eine kurze Erholungsphase und der Anrufer weiß, wann er Sie erreicht.
Eine „Telefon“-Kategorie in Nozbe kann Ihnen dann helfen, später alle unbeantworteten Anrufe zu bearbeiten.
5. Werden Sie die unproduktiven 80 % Ihrer Aktivitäten los
Das Pareto-Prinzip („80/20“-Regel) besagt: 80 % Ihrer Aktivitäten tragen nur zu 20 % Ihres Ergebnisses bei, während die restlichen 20 % Ihrer Aktivitäten zu den restlichen 80 % Ihres Ergebnisses beitragen. Schauen Sie sich z.B. einen Baumarkt an: Circa 20 % des Inventars tragen zu 80 % der Einnahmen bei; die restlichen 80 % des Inventars tragen nur zu 20 % dazu bei.
Ein erfolgreicher Verkäufer muss die 20 % (an Waren) identifizieren, die den Großteil der Einnahmen ausmachen. Ein kluger Marktleiter weiß, diese 20 % (der Waren) dort einzusetzen, wo der Käufer am leichtesten auf sie zugreifen kann. Die restlichen 80 % legt er dorthin, wo man sie zwar noch erreichen kann, aber wo sie nicht im Weg sind. Finden Sie heraus, welche Aktivitäten Ihnen in Ihrer Arbeit (und im persönlichen Leben) helfen und Ihnen das beste Ergebnis bringen. Geben Sie die Aktivitäten auf, die Ihnen nichts bringen – werden Sie die unproduktiven 80 % los.
6. Sammeln Sie Informationen
Sind Sie schon mal mit einem Kollegen/einer Kollegin zum Mittagessen gegangen und haben dann angefangen darüber zu sprechen, wie man effektiver arbeiten könnte? Nach einigen Minuten führten sie beide wahrscheinlich eine intensive Diskussion, bei der sich viele großartige Ideen ergaben. Und dann, als Ihnen die Bedienung Ihre Bestellung brachte oder die Rechnung, was passierte dann? Die Diskussion ebbte ab.
Als sie beide zurück zur Arbeit gingen, haben Sie diese Ideen vielleicht vergessen oder aufs Eis gelegt. Planen Sie deshalb bewusst ein Treffen, um Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen. So haben Sie die Möglichkeit, die Zeit zu kontrollieren und Sie haben eine der produktivsten Sitzungen, die Sie jemals hatten.
Wenn Sie andere Menschen treffen, erleben Sie völlig neue Welten – deren Welten. Wenn Sie mit anderen Menschen sprechen, erfahren Sie deren Ideen und Vorstellungen, die Ihre eigenen ergänzen.
Schauen Sie immer nach Möglichkeiten, Ihre Routine zu durchbrechen, um neue Einsichten und Erkenntnisse zu gewinnen – jeder Tag, jeder Moment hat großes Potential.
Er schrieb Breathing Space, Simpler Living und Dial it Down, Live it Up.. Gehen Sie auf BreathingSpace.com oder rufen Sie unter 919-932-1996 an. Dort erhalten Sie weitere Informationen zu Jeffs wichtigsten Reden und Seminaren, einschließlich:
- Managing the Pace with Grace®,
- Achieving Work-Life Balance™,
- Managing Information and Communication Overload®
