Für viele von uns scheint Zeitmanagement schwer zu sein. In diesem Artikel möchten wir mit Ihnen wichtige Tipps dazu teilen, wie Sie Ihre Zeit richtig erfassen, Ihren Tag gut planen und eine gute Work-Life-Balance aufrechterhalten.
Studien zeigten, dass Produktivitätslücken um 80 Prozent reduziert werden können, wenn man jeden Tag seine Zeit erfasst. Daten zur Zeiterfassung zeigen, dass die US-Wirtschaft 7,4 Millionen Dollar pro Arbeitstag verliert, weil die Zeit nicht erfasst wird. Mit einigen einfachen Zeiterfassungstipps können Sie Ihre Zeit richtig organisieren und ein zufriedenstellendes Leben führen.
Ohne Zweifel: Zeiterfassung kann Ihre Produktivität steigern.
Wie erfassen Sie aber Ihre Zeit professionell?
Nachfolgend Tipps, wie Sie damit anfangen können.
1. Ablenkungen einschränken
Es gibt Dinge, die unser Leben nicht aufwerten, für die wir aber gewöhnlich dennoch unglaublich viel Zeit aufwenden.
Jedes Mal z.B. seine E-Mails zu kontrollieren, vergeudet definitiv Tageslicht. Legen Sie bestimmte Tage in der Woche fest, an denen Sie Ihre E-Mails kontrollieren.
Wir vergeuden auch viel Zeit damit, Videos auf YouTube anzuschauen. Finden Sie einen Weg, diese Ablenkungen zeitweise zu blockieren, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was für Ihre Arbeit und für Ihr Leben wirklich wertvoll ist.
2. Konzentrieren Sie sich auf Ihre wichtigsten Ziele
Die Produktivitätsexperten bei Top Dissertations (ein Unternehmen, das einen Dissertations-Service anbietet) sind sich einig: Sobald Sie sich auf Ihre wichtigsten Ziele fokussieren, arbeiten Sie konzentriert an der aktuellen Aufgabe und Sie werden – im Ergebnis – Ihre Ziele eher erreichen.
Sie haben eine To-do-Liste, nicht wahr?
Identifizieren Sie die Aufgaben, die im Augenblick zwingend sind, und lassen Sie die Aufgaben liegen, die später erledigt werden können. Sie können auch die Zeit berechnen, die Sie für jede Aufgabe brauchen, um sie zu erledigen.
Das erreicht man am besten mit einer Zeiterfassungssoftware..Mit solchen Tools können Sie erfassen, wie viel Zeit jede einzelne Aufgabe benötigt. Manchmal brauchen wir zu viel Zeit für ein Projekt, dass wir in wenigen Stunden hätten beenden können.
Sobald Sie festlegen, wie lange eine einzelne Aufgabe brauchen sollte, können Sie Ihren Tag richtig planen.
3. Teilen Sie große Aufgaben in kleine und überschaubare Portionen
Wenn man an einem riesigen Projekt arbeitet, kann dass dazu führen, dass man die Arbeit verschleppt. Das sollte Sie aber nicht davon abhalten, Ihre Aufgaben zu erledigen. Teilen Sie große Aufgaben in kleinere und beenden Sie eine Aufgabe, bevor Sie eine andere angehen. So haben Sie nicht das Gefühl, dass Sie von der Arbeit erdrückt werden.
4. Berechnen Sie die Zeit, die Sie für jedes Projekt brauchen
Hier hilft Ihnen ein Zeiterfassungssystem. Sobald Sie Ihre To-do-Liste haben, müssen Sie festlegen, wie viel Zeit Sie für jede einzelne Aufgabe brauchen. So wissen Sie besser, welche Aufgabe Sie zuerst angehen müssen und welche Sie auf den nächsten Tag verschieben können.
Eine gute Faustregel ist, große Projekte zu priorisieren. Denken Sie daran: Sie können nur sagen, Sie haben eine perfekte Work-Life-Balance, wenn Sie das Büro pünktlich betreten und pünktlich verlassen.
Wenn Sie Ihre Zeit erfassen wissen Sie auch, ob Sie Ihre Zeit produktiv nutzen oder sie vergeuden.
5. Planen Sie Zeit für sich selbst
Normalerweise planen Sie Ihre Aufgaben so, dass Sie eine Aufgabe nach der anderen auf Ihrer To-do-Liste abarbeiten. Genauso müssen Sie auch Zeit für sich selbst einplanen …
… wie z.B. die Zeit, die Sie mit Ihrer Familie und Ihren Freunden verbringen möchten.
Nehmen wir mal an, Sie sind mit Ihren Aufgaben um 14:00 Uhr fertig. Warum machen Sie es nicht zur Gewohnheit, sich mit Ihren Freunden um 16:00 Uhr zu treffen und danach Zeit mit Ihrer Familie zu verbringen?
6. Entfernen Sie zeitraubende Aufgaben von Ihrer To-do-Liste
Es gibt Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste, die nicht wichtig sind, aber dennoch zu viel von Ihrer Zeit vergeuden. Identifizieren Sie diese Aufgaben und entfernen Sie sie.
Jeden Tag an Aufgaben zu arbeiten, die nicht wichtig sind, kann Ihre Produktivität umbringen – entfernen Sie diese also von Ihrer To-do-Liste.
Sobald Sie diese nicht so wichtigen Aufgaben, die nur Ihre Zeit vergeuden, entfernt haben, identifizieren Sie die Aufgaben, die wesentlich sind und finden Sie heraus, wie Sie diese angehen können. Sie können einige dieser Aufgaben entweder automatisieren oder um Hilfe bitten.
7. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gerade tun
Sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, an der man gerade arbeitet, kann eindeutig die Produktivität steigern und zu einer guten Work-Life-Balance führen. Nehmen wir mal an, Sie arbeiten an einem Projekt, für das Sie eigentlich 2 Stunden brauchen sollten. Sie brauchen aber länger, da Sie immer wieder abgelenkt werden. Setzen Sie sich daher eine Friste für jede Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten und versuchen Sie, diese Aufgabe in dieser Frist zu erledigen.
8. Erstellen Sie einen Tag vorher einen vernünftigen Zeitplan
Erstellen Sie sich Ihren Zeitplan am selben Tag oder einen Tag vorher?
Je mehr Menschen wir hierzu fragen, umso mehr unterschiedliche Meinungen bekommen wir, für die meisten produktiven Menschen funktioniert aber dieser Trick: sich einen vernünftigen Plan einen Tag vorher zu erstellen.
Wenn Sie sich Ihre To-do-Liste einen Tag vorher erstellen, wissen Sie schon beim Aufstehen, mit welcher Aufgabe Sie beginnen und mit welcher Sie den Tag beenden sollten. Sie können so auch jede Aufgabe, die Sie beendeten, durchstreichen und haben das Gefühl, etwas erreicht zu haben.
9. Finden Sie heraus, zu welcher Tageszeit Sie produktiv sind
Einige Menschen sind tagsüber produktiv, andere arbeiten gut in der Nacht. Weiß man, zu welcher Uhrzeit man gut arbeitet, kann man Aufgaben, die mehr Zeit benötigen, in diesen Zeitraum legen.
Vergessen Sie nicht: Bei einigen Aufgaben muss man viel nachdenken, bei anderen nicht so viel, deswegen sollten Sie an komplexen Aufgaben morgens arbeiten, wenn Sie im Geist noch frisch sind. E-Mails beantworten und Telefonate können am Nachmittag erledigt werden.
Abschlussgedanken
Die Zeit zu erfassen ist wichtig, wenn man produktiv arbeiten und eine gute Work-Life-Balance haben möchte, da das aber nicht einfach ist, haben viele Menschen noch Probleme damit.
Wir hoffen, dieser Artikel hilft Ihnen, Ihre Zeit effektiv zu erfassen, sodass Sie in allem, was Sie tun, produktiv sind.
Erzählen Sie uns, wie Sie Ihre Zeit erfassen.
