Inboxの処理は複雑でなく、簡単なものと思われがちです。InboxはGTDシステムにとってのスタートポイントの一つですが、多くの方がInboxの扱いに困っているようです。 InboxはGTDの方法論にとっての心臓とも言うべきものですので、よく理解し把握することが非常に重要です。これは単にNozbeに関することだけではなく、多くの局面でも重要となってきます。
Inboxに関してよくある質問とその解決策
今回私はInboxについて書こうと決めました。それは、特に新しいNozbeユーザーの方からInboxに関する多くの質問をいただいたからです。 古くからのユーザーの方にも役に立つかもしれません。
最近のことですが、私はNozbeのeメールシステムは有益ではないという不満が書かれたメールを受け取りました。どうしてその方はそう思ったのでしょうか。その方はいくつかのメールアドレスを持っており、その中から適切なものを選んでログインし、それからNozbeのアクションが必要なメールをフィルタリングする、それらのプロセスにとても手間がかかるから有益ではない、ということです。
そもそも私には、なぜ一人がそんなに異なるメールアドレスを持つ必要があるのか理解できません。例えば、Googleメールには他のメールボックスとリンクできる機能があり、そのメールボックスごとに自動的にタグ付けができ、さらにGoogleのメールの中で、 他のメールアドレスから返信ができる機能を備えています (少し設定に時間がかかりますが、設定してしまえば楽です)。そのように私もしていますし、それが私の生活を簡単にしてくれています。 他のメールシステムでも同じように似たような機能を備えています。それなのに、なぜ多くのメールアドレスを持つことで生活を難しく複雑にしてしまうのでしょうか？
ラベルのようなオプションのおかげで、私は毎日inboxをゼロにすることができます。もし、私がいくつかのeメールアカウントを持っており (例えば仕事で使うアカウントが3つ、副業で使うアカウントが3つ、そしてプライベートのアカウントが4つ)、 それらの間でログインなどのやり取りをしていたら、わずらわしく、集中力もなくなり、時間も取られ、そしてもちろんメールからNozbeへタスクを送る作業も、この方が指摘したように、有益ではないということになってしまいます。
Inboxが多すぎますか？簡単です、統合して整理しましょう！
私たちの多くは、マイケルのように、一つ以上のInboxを管理しています。多かれ少なかれ、多くの人はいくつかのメールアドレス、Evernote、または本を読むためのツールなどを持っています。それらの全ては私たちが物事を記録したりして日々をうまくやっていける手伝いをしてくれます。
それらとNozbeのInboxの間の違いとして大きなものの一つが、NozbeのInboxはアクションが必要なものとして使われるいうことです。他のInboxの多くは “物を置いておく場所” として機能しています。
Nozbeへはどんなメールでも、どんなドキュメントでも、どんな記事でも転送できますが、ただしむやみにたくさん送らないほうがいいです。もし、すべきことがあまりなかったり、本当にするべきアクションをいくつものアイテムの中から探すのが億劫でなかったらいいのですが。 とにかく、最適化することが重要だと思います。合計で3～4のinboxにしてみてはどうでしょうか？そしてアクションが必要なものは全てNozbeのInboxだけで処理してみてはいかがでしょうか？
具体的にeメールと机の周りのInboxを処理する:
- あなたのメールアドレスへ届いたアクションが必要なeメールは全部 - Nozbeへ転送しましょう - そうするとそれらは自動的にタスクとなります
- スパムなどの不要なメールは- 削除しましょう。
- 誰かに転送するべきeメールは - すみやかに渡しましょう
- その他のeメール - アーカイブしましょう - そうすることで後になっても探せます。
- そして最後に、机の周りのInboxにある書類などは - まずは処理できるものは処理し- 次にスキャンするか、捨てるか、タスクに添付するか、を決めます。
Nozbe Inboxでは - 一つ一つタスクを処理しましょう - タスクを適切なプロジェクトへ移したり、また「2分のルール」を適用して簡単なタスクから完了していきます。
Nozbeでは、Inboxの数が多ければ多いほど、本来行くべき道を見失ったり、行くべき方向からそれてしまったりする可能性が高くなると思っています。いろいろなアカウントでログインし、必要なアイテムを探したりするような非生産的なことをするのに費やす時間が増えれば増えるほど、実際にそれをするのに費やせる時間が減っていってしまいます。
Inboxを共有するのはあまりいいアイデアとは言えません
時々次のような質問を受けることがあります : “かつてはNozbeでInboxの共有ができましたが、なぜ今はもうできないのでしょうか？”
答えは簡単です。当時は実験段階であり、実験の結果、Inboxの共有は多くの問題を引き起こすというユーザーからのフィードバックをたくさんいただきました。個人的にも私は、eメールを共有したくないのなら、NozbeのInboxを他の人と共有すべきでないと思います。 あなたのInboxはあなたが散らかしたものです - あなた自身の手できれいにしましょう:-)
もし、Nozbe Inboxからいくつかのタスクを他の人と共有したい場合には、それぞれを"共有している" 適切なプロジェクトへ移しましょう。
一回で終わるようなアクションがたくさんあると思いますが、良く見ると、いくつかはより大きなプロジェクト、例えば「家族のこと」というようなものに分けられるかもしれません。そのようなとき、“家族のこと” などといったプロジェクトをNozbeで作ってから、共有してみてはどうでしょうか? あなたのInboxを他の人と共有することは多くの混乱を導きます。特に他の方が勝手にInboxの中のものを捨て始めたりすると大変です。さらに、他の方に任せてばかりだと、すぐに他の人の手助けなしでは片付けもできないようになってしまうでしょう。そしてそれは非生産的というよりもっとひどい状況だとは思いませんか？
まとめ
最後になりますが、ご自身の生活をもっと簡単にシンプルにしてみてください。できるだけ複数のアカウントを持つのをやめ、最小限にしてください。プライベートのものは共有しないでください。- Nozbeからもお願いです。次第に直接あなたがする必要がない物事に悩まされることがなくなり、あなた自身が 何をするべきかがはっきりとしてくることでしょう。そして、それら全てがあなたをもっと生産的にし、ゴールへの達成をより近づけるのです。
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マイケルはInboxについて“生産性を高めるための10ステップのコース” のステップ1 で話しています- ぜひご覧ください (他のコースも同様にぜひご覧ください):
Delfinaによって書かれた記事です (Nozbe サポート - CHO - Chief Happiness Officer)